Tipos documentales y el procedimiento administrativo general para la gestión documental en el gobierno digital

Resumen

Tan incorrecto es nombrar «archivo» a un cúmulo de documentos no organizados ni descritos que imposibilita la identificación, recuperación y consulta de la información contenida en ellos de manera expedita, a pesar de encontrarse en ambientes físicamente adecuados, como llamar «sistema de gestión documental» a un espacio digital donde, aun cuando esté desarrollado con la última tecnología, se acumulen activos de información sin la debida parametrización, consecuencia de obviar la aplicación de los procesos y procedimientos archivísticos adecuados a los medios tecnológicos correspondientes. Sin contar con un esquema de metadatos que represente la valoración documental, que a su vez garantice la autenticidad, integridad, fiabilidad, disponibilidad y usabilidad de los documentos, como lo establece el Reglamento de Gobierno Digital y lo exigen los principios del procedimiento administrativo general, es imposible asegurar no solamente la seguridad de la información a largo plazo, sino también la gobernanza, la transparencia y la rendición de cuentas, así como la confidencialidad orientada a la protección de datos personales y de la seguridad nacional. Incorporar la ciencia archivística para la adecuada gestión documental que asegure el acceso a la información a largo plazo implica equivaler cada proceso y procedimiento archivístico tradicional al entorno electrónico, partiendo de la pieza documental simple, es decir, el tipo documental, el cual tiene su función particular de conformar los expedientes durante el trámite de cada procedimiento administrativo, que deberán ser custodiados conforme a los plazos de retención previamente establecidos, como evidencia de derechos ciudadanos.