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Digitalizar ¿Para qué?
Principios y criterios a tener en cuenta
en los proyectos de digitalización del
patrimonio documental
Margarita Vázquez de Parga
1
Ante todo agradezco a los organizadores del Congreso a ¿Archivar para
qué?, y muy especialmente a Joseph Dager Alba y a Roisida Aguilar, por
haberme invitado a participar en la conmemoración de los 150 años del
Archivo General de la Nación de Perú.
Ello me ha permitido el reencuentro con este Archivo, por el que siento
un gran afecto y con el que he tenido la suerte de colaborar estrechamente
durante los años en que estuve al frente de la Dirección de los Archivos
Estatales de España.
Gracias a esa colaboración tuve el privilegio de trabajar con D. Guillermo
Durand Flórez, a quien me atrevo a denir como el padre del Sistema de
Archivos del Perú, con D. Guillermo Lohmann, César Gutiérrez Muñoz, Luis
Enrique Tord, Pedro Casas, Aída Luz Mendoza; todos ellos guras esenciales
en la historia del desarrollo de la archivística en Perú. Y no puedo ocultar la
satisfacción que me produce el encuentro con tantos archiveros al frente de
importantes archivos, que fueron alumnos de las distintas escuelas y cursos
para archiveros iberoamericanos que se celebraron en España.
De las distintas deniciones que encontramos de la palabra digitalización
nos vamos a quedar con la que dene la digitalización como “el proceso de
convertir información analógica en información digital”, esto es convertir
1 Cuerpo Facultativo de Archiveros del Estado. Consultora. Informática El Corte Inglés.
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cualquier señal de entrada continua (analógica) en una serie de valores
numéricos por medio de escáneres.
Esta denición de digitalización deja clara la diferencia entre copia digital,
o imagen digital, de un documento analógico, resultante del proceso de
digitalización, y documento electrónico, esto es, el documento que se ha producido
por medios electrónicos, “born electronic”, o que ha nacido electrónicamente.
Cuando nos referimos a “proyectos” de digitalización de documentos
debemos considerar la digitalización como “un proceso en el que hay que realizar
una serie de operaciones que pueden agruparse en cuatro grandes apartados:
• Planicación del proyecto
- Denición del objetivo, el alcance del proyecto y plazo de ejecución,
- Selección de los fondos documentales sobre los que se va a trabajar,
- Recursos económicos, técnicos y humanos disponibles,
- Forma de ejecución del proyecto
• Preparación e indexación de la documentación
- Preparación de los documentos, ordenación, paginación, pequeñas
labores de conservación, como es la eliminación de dobleces, e
incluso en ocasiones la restauración de los documentos,
- Indexación y extracción e incorporación de metadatos,
• Digitalización
- Digitalización propiamente dicha,
• Trabajo post digitalización
- Control de calidad,
- Almacenamiento de las imágenes digitales para su conservación
a largo plazo,
• Gestión del proyecto
Un aspecto fundamental que no debe descuidarse es la gestión del
proyecto a lo largo de todo el tiempo de ejecución del mismo, para
asegurar que se cumplen los objetivos marcados, que se mantiene la
calidad y que no hay desvíos de presupuesto ni en el plazo de ejecución
2
.
2 Federal Agencies Digitization Iniciative (FAGDI) –Still Image Working Group. Technical
Guidelines; 2009 ; www.digitizationguidelines.gov
447
,
Al igual que el lema del Congreso se pregunta Archivar, ¿para qué?,
la primera pregunta que nos debemos hacer al acometer un proyecto de
digitalización es para qué queremos digitalizar, qué objetivo perseguimos,
y qué alcance va a tener el proyecto, ya que en función de estas premisas se
deberán denir los criterios a seguir en su ejecución.
Se pueden distinguir distintos tipos de proyectos en función del objetivo
que persiguen. Los objetivos perseguidos pueden ser:
• Facilitar la consulta en los procesos de negocio:
Para lo que se plantea la digitalización de documentos de uso
frecuente como apoyo a la gestión de las administraciones, con el
objetivo de evitar la acumulación de documentos en las ocinas y
facilitar y agilizar su consulta.
En este caso los documentos originales en soporte físico que tengan valor
administrativo, jurídico y scal deben conservarse, aunque puede hacerse
fuera de los locales de las ocinas. En general se trata de documentos
administrativos en formato estándar que pueden digitalizarse con escáneres
de alimentación automática. Este tipo de proyectos de digitalización
presentan una serie de benecios entre los que cabe destacar los siguientes:
o La posibilidad de que varias personas accedan al mismo tiempo y
desde múltiples lugares a una misma imagen de un documento,
o Permite una mayor integración de la transmisión de imágenes
con sistemas de ujo de trabajo, lo que incide en una mejora de la
productividad tanto en el ámbito de la administración como en la
gestión de los negocios,
o Permite acabar con uno de los problemas que se producen
actualmente, que es la existencia de expedientes mixtos, esto es
expedientes en los que unos documentos están en soporte papel y
otros en soporte electrónico,
Digitalizar ¿para qué? Principios y criterios a tener en cuenta en los proyectos de digitalización...
Revista del Archivo General de la Nación
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o Se reduce la necesidad de espacio de depósitos documentales para
la conservación de los documentos físicos, al poder archivar los
documentos originales en depósitos documentales externos.
Sin embargo, frente a estas ventajas hay que prever y tener en cuenta el
coste que supone la gestión, mantenimiento y conservación a largo plazo
de las imágenes producidas
3
.
Digitalización de documentos con el objetivo de sustituir los
documentos originales en soporte papel por sus copias digitales. Este tipo
de proyectos se hace cada vez más frecuente al amparo de la implantación
de la administración electrónica.
En España la normativa que regula la implantación de la administración
electrónica
4
está orientada a eliminar el papel en la administración, en
cuyo caso las copias digitales de los documentos deben mantener el valor
administrativo, jurídico y scal de los documentos originales.
En este caso la digitalización tiene que ser certicada, para garantizar
que el proceso de digitalización se ha realizado de forma que no se haya
modicado el contenido del documento original, se mantenga su integridad
y esté disponible y accesible siempre que sea necesario consultarlo. Para ello
durante el proceso de digitalización se debe incorporar rma electrónica
y sello de tiempo una vez capturada la imagen, almacenar dicha imagen
en un formato estándar, incorporar los metadatos de descripción, técnicos
y administrativos a la imagen del documento, y su almacenamiento en
un gestor documental, todo ello sin más intervención humana que en el
proceso de captura de la imagen.
3 Technical Report ISO/TR 13028:2010. Information and Documentation- Implementation
guidelines for digitization of records.
4 España. Ley 11/2007 de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos. B.O.E de 23
de junio 2007; España. Real Decreto 4/2010, de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional
de Interoperabilidad en el ámbito de la Administración Electrónica, B.O.E. de 29 de enero de 2010;
Resolución de 19 de julio de 2011, de la Secretaría de Estado para la Función Pública, por la que
se aprueba la Norma Técnica de Interoperabilidad de Digitalización de Documentos, B.O.E. 30 de
junio 2011.
449
En España este tipo de digitalización está regulado por la Agencia
Tributaria
5
para la presentación de las facturas, para lo cual este organismo
ha homologado una serie de sowares que cumplen los requisitos de rma
electrónica, sellado de tiempo y el plan de calidad establecido por esta
entidad.
Digitalización para facilitar la conservación, consulta y difusión del
patrimonio bibliográco y documental que constituye la memoria histórica
de los pueblos.
Es en este último aspecto en el que vamos a centrarnos a lo largo de
esta comunicación. Como hemos dicho anteriormente, lo primero que
se debe hacer cuando se plantea un proyecto de digitalización masiva de
documentos es denir con precisión el objetivo que se persigue alcanzar,
que puede ser:
• Preservacióndelosdocumentosoriginales,sustituyendosuconsulta
por la de su copia digital, de forma que se evite su manipulación y uso
frecuente, que es uno de los factores que más inciden en su deterioro.
De esta forma se evita su pérdida, que puede ser por extravío al devolver
el documento a su unidad de instalación y ubicación en los depósitos
documentales, o por sustracción, problema que lamentablemente se da
con relativa frecuencia en los Archivos y que da lugar a que se instalen
en éstos sosticadas medidas de seguridad, que a pesar de su elevado
coste no evitan al 100% que se produzcan estos casos.
• Reconstrucción del patrimonio documental creando fondos
virtuales mediante la digitalización de documentos de instituciones
que compartan fondos documentales sobre un mismo tema o
período histórico, lo que favorece, así mismo, el desarrollo de
proyectos de colaboración entre instituciones.
5 ww.aeat.es/AEAT...Agencia_Tributaria/.../Digitalizacion_certificada.../Digitalizacion_
certicada_de_facturas.shtml
Digitalizar ¿para qué? Principios y criterios a tener en cuenta en los proyectos de digitalización...
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• Difusión del patrimonio documental en internet, en cuyo caso
deberán realizarse copias digitales master y derivadas con bajo
peso para facilitar su transmisión y acceso en la red. En este caso es
necesario que la institución cuente con la infraestructura de redes
de comunicaciones necesaria para la transmisión de las imágenes.
• Edición de facsímiles, para lo que la digitalización deberá
realizarse con unos parámetros superiores a los necesarios en los
casos anteriores con el objetivo de obtener la mejor calidad de las
imágenes.
Digitalización bajo demanda, esto es, cuando los investigadores o
usuarios del archivo solicitan la reproducción de documentos, sustituir la
fotocopia o microlmación de los documentos por su digitalización, de
forma que se vaya creando un archivo de imágenes. En este caso se deberán
digitalizar legajos completos, únicamente se digitalizarán documentos
individuales en el caso de documentos de relevancia y valor excepcional.
Una vez determinado el objetivo que se persigue con el proyecto,
es fundamental dejar claro desde el inicio el alcance que va a tener,
identicando los fondos documentales que se van a digitalizar, las series
documentales que incluyen, el volumen de documentos que comporta, así
como sus características físicas y estado de conservación,
Al hacer la selección de documentos sobre los que se va a trabajar de
acuerdo con los siguientes criterios básicos:
• Deben digitalizarse series completas dedocumentos,o al menos
legajos completos, nunca documentos sueltos, a menos que su
importancia y singularidad lo justique,
• Seseleccionaránlasseriesdocumentalesmásconsultadasporlos
usuarios e investigadores, lo que tendrá como resultado ofrecer
un mejor servicio a los usuarios al simplicar y facilitar el acceso
451
a los documentos, al tiempo que evitará el riesgo de su deterioro o
extravío, como se ha indicado anteriormente, y al tiempo repercutirá
positivamente en la organización del archivo, al poder dedicar
a otras labores más productivas al personal dedicado a servir los
documentos a quienes los soliciten.
• Se analizará la importancia que tienen los documentos como
memoria histórica, en función de lo cual se debe garantizar su
conservación por su valor de patrimonio histórico y memoria
colectiva,
• Sedeterminaráelestadodeconservaciónenqueseencuentranlos
documentos, y el riesgo potencial de desaparición y pérdida por su
fragilidad, e, incluso, en caso necesario se determinarán los procesos
de restauración que deban llevarse a cabo antes de su digitalización,
Se analizará el grado de descripción en que se encuentran, y el esfuerzo
que sería necesario realizar para su descripción y extracción de los
metadatos que se requieren.
Partiendo de estos criterios básicos se seleccionarán los fondos y
series documentales objeto del proyecto, en función del objetivo que se
pretende alcanzar, de la urgencia de contar con las copias digitales de los
documentos, como puede ser para eliminar su consulta directa y evitar
su destrucción por su fragilidad o para participar en una exposición o
para una edición facsímil, y de los benecios que se espera obtener, que
puede ser la conservación de la memoria histórica, mejorar el servicio a la
comunidad cientíca y/o el mero disfrute del patrimonio documental por
la ciudadanía en general facilitando su acceso en internet.
Dos aspectos adicionales a tener en cuenta al acometer este tipo de
proyectos y al hacer la selección de los documentos sobre los que se va
a trabajar, son la visibilidad y el prestigio que el proyecto va a proyectar
sobre los archivos y sobre el colectivo de profesionales de la archivística,
así como el rédito político que se obtendrá, ambos aspectos importantes ya
que redundarán muy positivamente en el desarrollo de los archivos.
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Una vez que se tiene claro el alcance y objetivo del proyecto, se deberán
denir los aspectos técnicos bajo los que se realizará el proyecto, como son:
• Eltipootiposdeescáneresautilizarenfuncióndelascaracterísticas
físicas de los documentos,
• Eltipodedigitalizaciónarealizar,bitonal,ennivelesdegris,oen
color,
• Losparámetrosderesolucióndelasimágenes,quesedeniránen
función de las características de los documentos y del objetivo del
proyecto,
• Elformatodeloscherosdealmacenamientodelasimágenes,
• El esquema de metadatos a incorporar para las imágenes y en la
indexación de los documentos,
Otro aspecto fundamental a tener en cuenta es el coste del proyecto y los
recursos económicos y humanos disponibles, para lo que hay que valorar el
coste de los siguientes elementos:
• De los escáneres, que estará en función del tipo y número de
escáneres, necesarios para el tipo de documentos a digitalizar, de
su tamaño, de si se trata de folios sueltos o están encuadernados
y en este caso del grosor y facilidad de apertura del cuadernillo o
libro, y de la capacidad de resolución que alcanzan, y el número
de escáneres necesarios en función del volumen de documentos a
digitalizar y el plazo de ejecución del proyecto,
• Delprocesodedigitalizaciónocapturadelasimágenes,enfunción
del tiempo necesario para digitalizar el volumen de documentos
determinado, incluyendo el coste de preparación de los documentos
previo a su captura, y que estará también en función de si se digitaliza
en bitonal, en niveles de gris o en color y de los parámetros de
resolución determinados, ya que el tiempo necesario para digitalizar
y la capacidad de almacenamiento a 600 dpi, es muy superior al
necesario para digitalizar a 400 o a 300 o a 250 dpi,
453
• De almacenamiento de imágenes,en función de la capacidad de
almacenamiento necesaria y del tipo de sistema seleccionado,
• Del número de copias necesarias: de seguridad frente a posibles
desastres, para garantizar la conservación; y derivadas, para su
uso en local y con menor peso para acceso por la red; del sistema
o aplicación para la gestión de la información y de las imágenes:
licencias de soware base y de aplicación, posibles adaptaciones
necesarias, actualizaciones, instalación, mantenimiento del sistema,
• Deladescripciónoadquisicióndemetadatos,queestaráenfunción
del nivel de descripción que tengan los documentos: si están descritos
a nivel de inventario, o a nivel de catálogo, los tipos de metadatos
que incluye la descripción y de si hay que complementarla, o el coste
de descripción si los documentos están sin describir,
• Delcostedelamigración,yensucaso,degrabacióndedescripciones
ya existentes, la forma de acometer el proyecto: con medios propios
o contratando el servicio con una empresa especializada,
Las decisiones nales deberán tomarse teniendo en cuenta las variables
mencionadas anteriormente y especialmente en función de:
• Losobjetivosmarcados,
• Lascaracterísticas,volumenyestadodedescripcióndelosfondos
documentales seleccionados,
• Losaspectostécnicosdenidos,
• Losrecursoshumanosyeconómicosdisponibles,
• Elplazoestablecidoparaobtenerresultados,
La primera decisión que se deberá adoptar es la elección de los escáneres
que se van a utilizar, que, como ya se ha dicho, deberá tener en cuenta el
tipo de documentos que se van a digitalizar, sus características físicas y su
estado de conservación:
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454
• Enelcasodequelosdocumentosesténempastadosocosidos,es
fundamental utilizar escáneres cenitales con la profundidad de foco
adecuada al grosor de los documentos, y con un nivel de resolución
acorde con los parámetros de digitalización adoptados. Así mismo
es recomendable que el escáner esté dotado de balanza portalibros,
de forma que no sufran los documentos durante el proceso de
digitalización.
• También se pueden utilizar cámaras digitales de alta resolución
instaladas en un soporte y con los elementos de iluminación
adecuados, que permiten la captura de las imágenes de forma
cenital, aunque el nivel de resolución no llega al de los escáneres
cenitales.
• Enelcasodequelosdocumentosestánsueltos,instaladosenlegajos
o en cajas, se recomienda la utilización de escáneres planos de cama,
cuyo coste es menor, y su nivel de resolución es alto.
• Cuandosetratadedigitalizardocumentosdecarácterhistóricoen
ningún caso se deben utilizar escáneres de alimentación automática
por el riesgo que hay de ruptura o deterioro de los documentos. Por
otra parte, el grosor del papel y sus características puede dar lugar
a que los documentos se atasquen en el momento de su ingreso al
escáner.
• Sisetratadedigitalizardocumentosdegranformato,comomapas,
planos, etc., hay que utilizar escáneres adaptados para esos tipos de
formatos.
Una de las decisiones más importantes y que tiene un mayor impacto
en el coste y el tiempo de ejecución del proyecto, es el establecimiento de
los parámetros de digitalización que se van a adoptar. Hoy día, desde los
organismos internacionales, hay una tendencia a recomendar aplicar unos
altísimos parámetros de digitalización para garantizar contar con copias
digitales de máxima calidad, que permitan su utilización en proyectos que
exijan una imagen excelente, solución que únicamente es viable si se dispone
de medios económicos y tiempo ilimitados para la realización del proyecto;
455
pero poco realista porque la necesidad de copias de altísima calidad sólo se
da, de forma excepcional, para documentos y proyectos puntuales, lo que
no justica que en una digitalización masiva de documentos se aplique ese
criterio de forma generalizada.
En el caso de que fuera necesario disponer de esas copias de calidad se
haría una copia TIFF de muy alta calidad que se guardaría como master y
copias derivadas en JPEG para el uso en local y en internet.
En realidad esta calidad máxima de la imagen no es perceptible para el
ojo humano, por lo que únicamente está justicada en proyectos en los que
sea necesaria una reproducción de altísima calidad y a gran tamaño.
Pero en proyectos de digitalización masiva de documentos en los que el
objetivo es la preservación de los documentos originales, sustituyendo la
consulta de los documentos originales por sus imágenes y su difusión por
internet, esta solución no es viable, ya que tanto los costes de digitalización,
de almacenamiento y de copias de seguridad sería muy elevado, y la
recuperación de las imágenes en ambos casos sería muy lenta, por lo que
consideramos que se deben adoptar soluciones realistas, determinando el
nivel de resolución suciente para capturar todos los detalles signicativos
del documento original y garantizar que sea legible con buena calidad en la
pantalla de ordenador y pueda imprimirse con calidad de lectura
6
.
Para este objetivo y para el caso de documentación histórica los
parámetros de digitalización que recomendamos, (en base a la experiencia
de más de 100 millones de páginas de documentos históricos digitalizados)
son los siguientes:
• Digitalizaciónen250nivelesdegriso300encolorverdadero.La
elección entre digitalizar en niveles de gris o en color dependerá de
los siguientes aspectos:
6 Este criterio para la digitalización masiva de documentos se propone, igualmente, en el
documento publicado por el Ministerio de Cultura de España: DIRECTRICES PARA PROYECTOS
DE DIGITALIZACIÓN de colecciones y fondos de dominio público, en particular para aquellos
custodiados en bibliotecas y archivos, Apéndices A, B y C a la traducción española actualizados a 15
de abril de 2008, Federación Internacional de Asociaciones de Bibliotecas, Consejo Internacional de
Archivos, UNESCO, 2011.
Digitalizar ¿para qué? Principios y criterios a tener en cuenta en los proyectos de digitalización...
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456
o Las imágenes en color reejan con mayor delidad los documentos
originales, son más agradables a la vista y para su lectura, y su apariencia
es de mayor modernidad, sin embargo su peso en bytes es mayor,
• Las imágenes resultantes de la digitalización en niveles de gris
tienen menor peso en bytes, por lo que el proceso de digitalización
es más rápido, el coste de almacenamiento es menor, las copias de
seguridad se hacen en un menor plazo de tiempo y su transmisión
por la red, sea intranet o internet, es más rápida.
Esta resolución de captura asegura su lectura, impresión y velocidad
de transmisión con alta calidad. Realmente el ojo humano no es capaz
de diferenciar entre un documento digitalizado a 300 o a 400 puntos por
pulgada (ppp.), siendo necesario para ello hacer una ampliación del 400%;
sin embargo, el peso en bytes de una imagen a 400 ppp. puede duplicar el
de la misma imagen a 300 ppp.
Con respecto al formato de las imágenes, como hemos mencionado, el
ideal sería guardar la imagen master en TIFF y una derivada comprimida
en JPEG, pero dado el elevado coste que supone esta solución, tanto en
tiempo de captura como en coste de almacenamiento, en los casos de
digitalización masiva de documentos se recomienda guardar las imágenes
en formato JPEG comprimido.
En las imágenes siguientes se presenta el mismo documento guardado, la
primera en formato TIFF y la segunda en JPEG, la diferencia en MB y peso
en bytes es muy alto, en tanto que a simple vista no se aprecia diferencia en
la calidad de la imagen.
Con respecto a la documentación moderna se recomienda digitalizar a
300 ppp. en binario, y comprimir las imágenes en formato TIFF G-IV, que da
imágenes de bajo peso en bytes y permite su proceso posterior mediante OCR.
En denitiva, los parámetros de digitalización deben denirse en
función del objetivo perseguido, de los medios económicos disponibles
y de los plazos recomendados para la ejecución del proyecto, teniendo
siempre en cuenta adoptar una solución realista adoptando el nivel de
resolución suciente para capturar todos los detalles signicativos del
457
documento original y garantizar que sea legible, con buena calidad en la
pantalla de ordenador y pueda imprimirse con calidad de lectura. En el
caso de documentos de excepcional importancia o en proyectos especícos
que exijan una calidad excepcional se podrán adoptar parámetros de
digitalización y formatos superiores.
En el caso de documentos deteriorados, fundamentalmente afectados por
bibliófagos, se colocará debajo una hoja de papel de color neutro para
resaltar las zonas en las que falta el soporte, tanto si se trata de pequeños
agujeros como de zonas de mayor tamaño de la página, comprobando que
el tono del papel no favorezca el transparentado de las tintas del reverso.
Uno de los problemas que plantea la documentación histórica es su
estado de conservación, ya que con frecuencia los documentos presentan
manchas de humedad, problemas de tintas transparentadas debidas a los
componentes férricos de las tintas, o que debido al paso del tiempo la tinta
está desvaída, por lo que para su lectura es necesario aplicar técnicas de
restauración electrónica de las imágenes. La mayor parte de las aplicaciones
de visualización de imágenes incorporan algunas técnicas de restauración
que se limitan a ampliar la imagen, a intensicar el color, aumentar el
brillo y limpiar algo la imagen. En este aspecto es excepcional el sistema de
restauración de las imágenes desarrollado para el sistema informático del
Archivo General de Indias, inaugurado en el año 1992, y con el que se llevó
a cabo la primera experiencia de digitalización masiva de documentos
históricos
7
.
7 Bescós, Julián "Image Processing Algorithms for Readability Enhancement of Old Manuscripts",
International Electronic Exposition & Conference, Pasadena, CA, 10-13 April 1989, Electronic
Imaging 89,1, 392-397 (1989).
Bescós, Julián, Francisco Jaque and Luis Montoro, "Reectance and Optical Contrast of Old
Manuscripts: Wavelength Dependence", SPIE Proceedings (International Society for Optics and
Photonics) 1028, 252-262, (1988).
Bescós, Julián, Juan Navarro y Carlos Ramón, "Mejora de Legibilidad de Documentos Antiguos
mediante Tratamiento Digital de Imágenes", Comunicaciones del IV Simposium de la Sociedad de
Reconocimiento de Formas y Análisis de Imágenes, 51-58, (1990).
Bescós, Julián, Juan Pedro Secilla, and Juan Navarro, "Filtering and Compression of Old Manuscripts
by Adaptive Processing Techniques", Proceedings of the Society for Information Display
Digitalizar ¿para qué? Principios y criterios a tener en cuenta en los proyectos de digitalización...
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Para ello, el equipo experto en tratamiento de imágenes desarrolló
una serie de algoritmos que permiten restaurar las imágenes eliminando
las manchas de humedad, las tintas transparentadas e intensicando las
tintas desvaídas, de forma que se facilita extraordinariamente la lectura de
documentos prácticamente ilegibles en su estado original.
Para respetar el documento en su estado de conservación original la
imagen del documento se captura y guarda tal y como se presenta con
los problemas de conservación que tenga, aplicándose los algoritmos de
restauración en el momento de la visualización de las imágenes, nunca
sobre la copia master almacenada.
En un proyecto de digitalización masiva de documentos hay que tener
en cuenta que el coste de la extracción de metadatos durante el proceso de
indización es enormemente alto; se calcula que supone el 60% del coste total
del proyecto
8
, por lo que hay que incorporar los metadatos de descripción,
estructurales, administrativos y técnicos imprescindibles para garantizar
la conservación a largo plazo de las imágenes y permitir su recuperación
de forma precisa y completa y el uso de acuerdo con las normas legales de
acceso a los documentos.
Al igual que ocurre con los parámetros de digitalización, los organismos
internacionales tienden a recomendar la extracción de un alto número de
metadatos, lo que sería ideal en el caso de contar con recursos y tiempo
ilimitados, lo que lamentablemente no ocurre frecuentemente, por lo que
no es una solución realista.
El control de calidad de las imágenes digitales es un aspecto fundamental
en los procesos de digitalización de documentación histórica, con el n de
proporcionar el servicio requerido con las copias digitales y evitar tener
International Symposium 1990, 384-387.
8 España, Ministerio de Cultura. DIRECTRICES PARA PROYECTOS DE DIGITALIZACIÓN de
colecciones y fondos de dominio público, en particular para aquellos custodiados en bibliotecas y
archivos, Apéndices A, B y C a la traducción española actualizados a 15 de abril de 2008, Federación
Internacional de Asociaciones de Bibliotecas, Consejo Internacional de Archivos, UNESCO, 2011
459
que digitalizar de nuevo los documentos digitalizados defectuosamente
o dar acceso a consultar los documentos originales. Para ello se sigue la
siguiente metodología:
• Control automático por tamaño, comprobando los cheros
digitalizados y que el tamaño de las imágenes está comprendido
en un rango estimado, visualizando para su comprobación las
imágenes que estuvieran fuera de dicho rango.
• Controlporinspecciónvisualdeformaglobal,visualizandounnúmero
determinado de imágenes en miniatura y ajustando el tamaño de éstas.
• Vericación de imágenes por inspección visual individual,
atendiendo a los siguientes aspectos: calidad y enderezado de la
imagen, recorte, imagen “movida” o desenfocada, presencia de
objetos ajenos al documento (por ejemplo, dedos del digitalizador),
presencia de bandas (rayas), control de la reproducción del color,
resolución (en el caso de documentos con letra muy pequeña), etc.
• Vericación mediante inspección visual de que las imágenes se
visualizan correctamente.
• Comprobacióndequelaindexacióndelasimágenesdigitalizadases
correcta y contienen todos los metadatos denidos para el proyecto
que se está realizando.
Como resultado del control de calidad se procedería a lo siguiente:
• Correccióndeerroresdetectados,repitiendo,ensucaso,elproceso
de digitalización, y/o corrección o ampliación de la indexación.
• SedeniráycumplimentaráunaFichadeControldeCalidad,en
la que se indicará la unidad documental y páginas sobre los que
se ha hecho el control y los identicadores establecidos. Mediante
esta cha se controla, así mismo, el volumen de producción en la
digitalización y la calidad del trabajo de cada digitalizador.
Digitalizar ¿para qué? Principios y criterios a tener en cuenta en los proyectos de digitalización...
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460
• Revisióndelosdocumentosdigitalizadosporcadadigitalizadoren
ese día.
Un componente imprescindible del proyecto es la aplicación mediante
la cual se van a gestionar las imágenes y su descripción, y que es la que
nos va a permitir y facilitar la organización de las descripciones y de las
imágenes, así como la consulta y visualización de las imágenes.
El sistema debe permitir organizar y clasicar los documentos en un
cuadro de clasicación que permita organizar los fondos documentales en
niveles jerárquicos de acuerdo con su estructura de dependencia: fondo,
órgano productor, serie documental, expediente, unidad documental
simple. La descripción deberá ser conforme a las normas y estándares
internacionales, en el caso de los documentos de archivo, deberán seguir
las Normas Internacionales de Descripción de Archivos ISAD (G), de
descripción de autoridades, ISAAR-CPF, y deberá permitir la consulta y
búsqueda en la base de datos por distintos métodos: mediante navegación
por el cuadro de clasicación, búsqueda por descriptores, búsqueda sencilla
y experta, texto libre, entre otros.
En cuanto a la visualización de las imágenes y la posibilidad de aplicar
técnicas de restauración electrónica a las imágenes que presentan problemas
de lectura por su estado de conservación, descrito anteriormente, es un
valor añadido que incorpora la aplicación desarrollada por Informática
El Corte Inglés para el sistema informático del Archivo General de Indias
y que se incorporó a la aplicación ArchiDOC-ArchiGÉS, evolución del
sistema del Archivo General de Indias.
Así mismo debe contar con un potente sistema de gestión de usuarios que
permita asignar funciones y roles a los distintos perles de usuarios internos
del archivo y controle y gestione los permisos de acceso a la información
y a las imágenes en función de las posibles restricciones de acceso. Por
supuesto que deberá tener un módulo de digitalización que permita tanto
la digitalización mediante integración de distintos tipos de escáneres, como
la incorporación de imágenes producidas desde sistemas externos.
461
El repositorio de las imágenes deberá estar organizado y gestionado de
forma que garantice la conservación y gestión de las imágenes a largo plazo,
aspecto no trivial ni por los requerimientos del sistema ni por su coste,
por lo que en este tipo de proyectos es recomendable compartir esfuerzos
y recursos, creando un sistema centralizado de información en el que se
puedan almacenar y difundir en la red la información y las imágenes de
un conjunto de archivos, que o bien formen parte de un mismo sistema
archivístico o que compartan fondos documentales complementarios
sobre un tema o período determinado.
A lo largo de los últimos 25 años se ha participado en múltiples proyectos
en los que la digitalización ha tenido un peso especíco, y en los que se
han digitalizado muy distintos tipos de documentos, que cubren períodos
cronológicos que van desde el siglo X hasta el año actual, en distintos
soportes y diversos tipos y formatos, documentos textuales, documentos
grácos, fotografías en distintos soportes: placas de cristal, negativos,
positivos; mapas y planos, microlmes; libros, códices, entre otros,
habiendo digitalizado en torno a 100 millones de páginas de documentos.
El inicio de esta experiencia tuvo lugar con el proyecto, focalizado en
el Archivo General de Indias
9
, que supuso el diseño y desarrollo de una
aplicación especíca para la gestión integral de un archivo histórico, en el
que se incorporó la digitalización de documentos antiguos, incluyendo un
aspecto absolutamente novedoso, como era la corrección de los problemas
de legibilidad que pudieran presentar los documentos, debido a problemas
de conservación, lo que suponía una experiencia inédita a nivel mundial.
9 Algunas referencias de interés para un mayor conocimiento del proyecto: Vázquez de Parga,
Margarita. Archivos transparentes en la era de la información. La experiencia en los Archivos
Estatales de España. Miscellanea in honores Carola Kecskemeéti. Número especial 54, Archives et
bibliothèques de Belgique, 1998, pag. 517-540. Rütimann, Hans y Stuart Lynn, Computerization
Project of the Archivo General de Indias Seville, Spain”. Comisión on Preservation and Access,
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Estrategias y resultados. ANABAD, Madrid, 1999
Digitalizar ¿para qué? Principios y criterios a tener en cuenta en los proyectos de digitalización...
Revista del Archivo General de la Nación
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El proyecto, que se desarrolló durante los años 1986-1994, estuvo
patrocinado por la Fundación Ramón Areces e IBM-España, para
conmemorar el V Centenario del Encuentro de Dos Mundos, por lo que
debía estar operativo en el año 1992.
El sistema informático supuso el diseño y desarrollo de una aplicación
informática que contaba con una base de datos en la que se incorporó, con
un modelo de descripción normalizado, toda la información elaborada en
el archivo durante sus doscientos años de vida, y se digitalizaron nueve
millones de páginas de documentos, lo que permitiría sustituir la consulta
de los documentos originales por sus imágenes digitales.
Contaba con módulos para la gestión de los investigadores desde el
momento en que accedían al archivo, la consulta de las bases de datos, la
visualización en pantalla de los documentos ya digitalizados, o la solicitud
de consulta de documentos originales en el caso de los que todavía no
lo estuvieran, identicación y control de los depósitos documentales,
gestión de la solicitud de reproducción de documentos, incluida la gestión
económica que ésta conlleva.
La digitalización de los documentos se realizó en niveles de gris a
200 ppp. y como gran novedad, no superada aún hoy día, se desarrollaron
una serie de algoritmos que permiten la restauración electrónica de las
imágenes durante la visualización de los documentos en pantallas de alta
resolución, lo que permite eliminar manchas y tintas transparentadas,
tan frecuentes en los documentos de esas fechas, debido a la composición
férrica de las tintas y la intensicación de las tintas desvaídas. De no menor
importancia fue la resolución de la logística para la digitalización masiva
de documentos, una experiencia nueva e insólita en aquellas fechas.
Al sistema informático se incorporaron cuatro millones de páginas
de documentos relativos a Indias, conservados en el Archivo General
de Simancas y en el Archivo Histórico Nacional y sus descripciones
correspondientes, realizándose el primer proyecto de centralizar en un
único sistema la información y las imágenes de documentos conservados
en distintos archivos, creándose así el primer archivo virtual, al tiempo que
se realizaron las primeras experiencias de facilitar el acceso a la información
y a las imágenes mediante la tecnología de la comunicación.
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En 1992 el sistema informático del AGI contaba con una base de datos
textual integrada por 350.000 registros y un archivo de imágenes con 9
millones de páginas digitalizadas, ordenadores en los puestos de trabajo
de los archiveros, un parque de 20 escáneres para la digitalización de
los documentos, la sala de investigación contaba con 40 puestos de
trabajo informatizados, y los documentos originales que ya habían sido
digitalizados sólo se consultaban a través del sistema informático. Todo
ello supuso una auténtica revolución en la forma de trabajo de archiveros e
investigadores, que se adaptaron sin problema a la nueva situación.
A partir de la inauguración del sistema se continuó avanzando en
la aplicación de la tecnología digital, se introdujeron mejoras en el
soware de digitalización, se continuó la digitalización de documentos,
incrementando el archivo de imágenes hasta once millones de páginas,
se depuró y enriqueció la base de datos textual, se editaron conjuntos de
fondos en CD-Rom y se continuó explorando la forma de facilitar el acceso
a la información a través de las redes de comunicación.
-
El sistema informático del AGI nació con voluntad de permanecer en
el tiempo y de convertirse en una plataforma de gestión archivística de
amplia implantación, manteniendo su evolución continuamente para
adaptarlo a las nuevas posibilidades que iban ofreciendo las tecnologías
de la información y la comunicación, se evolucionó a una nueva versión
basada en Windows NT, ArchiDOC-ArchiGÉS, que en sus sucesivas
versiones ha ido incorporando los estándares y normas a medida que se
han ido desarrollando, así como nuevas funcionalidades, mejorando la
integración entre sus distintos módulos, incorporando la digitalización en
color y adoptando Oracle como gestor de base de datos.
Entre las nuevas funcionalidades desarrolladas cabe destacar nuevas
opciones de búsqueda en la base de datos, el multilingüismo, tanto del
interfaz como de los datos, el tesauro multilingüe, la gestión de la reprografía
incluida la gestión económica que conlleva, aspecto fundamental para los
archivos; más exibilidad en el diseño de chas de descripción adaptadas
a distintos tipos de fondos, la posibilidad de exportar e importar datos en
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XML, nuevos formatos para la producción de publicaciones, la adaptación
de la gestión de usuarios a la Ley Orgánica de Protección de Datos, así como
el desarrollo de un módulo web para facilitar el acceso a la información por
internet.
Se desarrollaron funcionalidades especícas para la gestión de las
fototecas y para la gestión completa de los archivos administrativos,
incluyendo la posibilidad de su integración o interoperabilidad con las
aplicaciones de tramitación administrativa, lo que facilita la transferencia
de documentos e información de forma automatizada desde las ocinas al
archivo.
Últimamente se ha desarrollado una nueva versión, ArchiDOC Web,
basada en JAVA y orientada a la gestión de sistemas de archivos que deben
comunicarse entre sí, que incorpora las funcionalidades necesarias para dar
solución al problema más actual de la archivística, como es la gestión de los
documentos electrónicos resultantes de la administración electrónica y la
interoperatividad entre aplicaciones.
El sistema de almacenamiento de las imágenes evolucionó desde los
discos ópticos utilizados en los comienzos del proyecto a los CD-Rom, y
nalmente a discos magnéticos redundantes; los dispositivos de captura
de las imágenes también evolucionaron, desde los escáneres planos
iniciales, pasando por cámaras digitales de alta resolución, hasta llegar a
los escáneres cenitales de alta resolución utilizados actualmente, siempre
siguiendo el criterio de utilizar la tecnología más avanzada y adecuada al
tipo de documentos a digitalizar.
Así pues, a lo largo de los veinticinco años transcurridos desde el inicio
de la aplicación de la digitalización a los documentos de los archivos,
hemos informatizado y digitalizado los fondos de más de cien instituciones
públicas y privadas de España, Europa y América, formados por muy
distintos tipos de objetos, con soportes documentales muy diferentes, y
aplicando distintos criterios de digitalización en función del objetivo del
proyecto y de las características de los documentos, unas veces en niveles
de gris y otras, cada vez más frecuentemente, en color. Entre los muchos
proyectos realizados destacaré algunos de los más signicativos, como son:
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()
En el año 1996, el Consejo de Europa, el Consejo Internacional de
Archivos y el Servicio Estatal de los Archivos Rusos rmaron un acuerdo
marco para la realización de un Proyecto internacional de informatización
de los Archivos del Komintern, con el objetivo de preservar sus fondos
dado su interés para la historia de Europa y del mundo en el siglo XX.
La realización del proyecto se llevó a cabo bajo la supervisión de un
comité internacional (INCOMKA), formado por representantes del
Consejo de Europa, Consejo Internacional de Archivos, Archivo del Estado
Ruso para la Historia Social y Política (RGASPI) y las ocho organizaciones
que patrocinaron el proyecto: Archivos Nacionales de Francia, Archivos
Federales de Alemania, Archivos Estatales de Italia, Subdirección de
Archivos Estatales del Ministerio de Cultura de España, Archivos Federales
de Suiza, Archivos Nacionales de Suecia, Biblioteca del Congreso de Estados
Unidos y la “Open Archives Society” de Budapest.
El interés de este fondo documental radica en que se trata de los
documentos producidos por el Comité Ejecutivo de la III Internacional
Comunista, fundado por Lenin en 1919, con representación de 35 partidos
comunistas, con el objetivo de extender el modelo comunista en el mundo,
y fundamentales para el conocimiento de la historia de Europa durante ese
período.
Tras la disolución del Komintern, en mayo de 1945 los archivos se
transrieron al Partido Comunista de la Unión de Repúblicas Socialistas
Soviéticas (URSS), estando custodiados en la actualidad en el Archivo del
Estado Ruso para la Historia Social y Política (RGASPI).
El proyecto consistió en crear una base de datos completa de los
Archivos del Komintern, digitalizar un millón de páginas de los archivos y
facilitar el acceso a la base de datos e imágenes a través del RAGSPI y de las
instituciones patrocinadoras.
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Para su ejecución, el Comité Internacional seleccionó el soware
ArchiDOC-ArchiGÉS, de Informática El Corte Inglés, que fue adaptado
para el proyecto: se tradujo al ruso, permitiendo procesar caracteres
latinos y cirílicos, realizar búsquedas por texto libre en ruso y en inglés,
así como incorporar un amplio rango de descriptores de cada documento
para facilitar su identicación, recuperación y consulta. Se incorporó a la
base de datos todas las referencias descriptivas, revisadas y ampliadas. La
Biblioteca del Congreso de Estados Unidos llevó a cabo la transliteración
de 173.000 nombres de personas a caracteres latinos y tradujo al inglés los
descriptores institucionales y de materias.
Se digitalizaron un millón de páginas de documentos cuyo papel
presentaba problemas de manipulación al ser con frecuencia papel cebolla,
segundas copias, papel autocopiativo, recortes.
El proyecto se inauguró en junio de 2003, siendo accesibles la base de
datos y las imágenes en línea, desde 17 ordenadores de la sala de consulta del
RGASPI. La base de datos contenía 210.000 registros, 184.000 descriptores
y un total de 1.062.000 imágenes digitales.
El sistema instalado integraba asimismo estaciones para los módulos
de Descripción Archivística, Digitalización, Gestión de Usuarios, Gestión
de la Sala de Consulta, Control Económico de las Copias de Reprografía y
Generación de Informes, Estadísticas y Memorias, quedando formado el
personal del RGASPI para la utilización del Sistema ArchiDOC-ArchiGÉS,
así como para la administración diaria del mismo.
Tras la implantación del sistema, se dieron de alta las signaturas de los
otros tres fondos que gestiona el RGASPI: Movimientos Revolucionarios
de Europa Occidental; PCUS; y Colecciones Personales de Marx, Engels,
Lenin, Stalin, de forma que el acceso a estos fondos, todavía no digitalizados,
pudiera gestionarse también con la aplicación informática.
Finalmente, se instaló una réplica de la base de datos e imágenes
en estaciones monopuesto e intranet en las diferentes sedes de las
organizaciones patrocinadoras: Archivos Nacionales de Italia en Roma;
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Open Society Archives at Central European University, Fundación Soros,
en Budapest; Archivos Federales de Suiza en Berna; Archivos Nacionales
de Suecia en Estocolmo; Biblioteca del Congreso de Estados Unidos en
Washington; Archivos Federales de Alemania en Berlín; Archivos Estatales
de España en Salamanca y Madrid y Archivos Nacionales de Francia en
Dijon, Paris y Fontenebleau.
En el año 1997, el Archivo adquirió la aplicación ArchiDOC-ArchiGÉS,
lo que constituyó un gran aporte tanto para la difusión y consulta del acervo
documental como para la gestión de los usuarios.
Su aplicación en los procesos de descripción, concordante con las normas
internacionales y útil para garantizar la compatibilidad y el intercambio
de información, es de gran utilidad para la organización y normalización
documental, y es fundamental para la restauración de imágenes de
documentos históricos, garantizando un acceso amplio, a la vez que protege
los documentos originales de la nociva manipulación directa.
Se migraron las bases de datos existentes, (cerca de 45 fondos de la
Sección “Colonia”) y se digitalizaron los documentos correspondientes con
dos escáneres, y una cámara digital de alta resolución. En 2007 se actualizó
con una versión más avanzada y en 2009 se adquirió el módulo de consulta
web de ArchiDOC, lo que permite consultar en internet cerca de 74 fondos
documentales, con cuatro millones de imágenes y sus descripciones,
con la ventaja de que el usuario puede efectuar tratamiento digital a las
imágenes, provenientes de cualquier lugar del mundo, desde la pantalla de
su computador, siendo innumerables los accesos que se efectúan a través de
la web por investigadores de muy diversas nacionalidades.
ArchiDOC es una herramienta fundamental para la puesta en valor de
los fondos del archivo y del enorme trabajo realizado por sus profesionales
por décadas. El archivo continúa su modernización, siempre ha estado y
estará atento a la demanda de información de los usuarios y la sociedad a
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través de tecnologías de avanzada como el programa ArchiDOC.
En el año 2010 el AGN decidió la implementación de un nuevo sistema
informático por el que se renovó totalmente su sistema de información,
dotándolo de nuevos equipos de cómputo, implantando la aplicación
ArchiDOC-ArchiGÉS, así como equipos de digitalización adecuados para
el tratamiento de los documentos históricos. Además el proyecto, realizado
por Informática El Corte Inglés, ha incluido la migración de 2.300.000
referencias del fondo documental y cerca de 72.000 del bibliográco, previa
adaptación del modelo de descripción al formato MARC 21, y la validación
de 15 millones de imágenes ya existentes en el AGN.
Dicho sistema permitirá al archivo tener un control de todo lo que
resguarda y a la vez permitirá al investigador tener acceso de manera más
rápida a sus acervos. El proyecto de digitalización también permitirá que
los acervos más consultados se conserven de manera más adecuada y así
poder garantizar que futuras generaciones también tengan acceso a ellos.
