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El Impacto de las Tecnologías en los Archivos
Municipales
Julia María Rodríguez Barredo
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La implantación de los medios informáticos ha tenido en nuestra sociedad
un impacto de primer orden, sobre todo por la posibilidad que aquellos ofrecen
de manejar una gran cantidad de información en poco tiempo. Estamos
viviendo en un mundo cada vez más informado, muy dinámico y de constante
cambio, cambio que afecta a todas las instituciones, a las Administraciones y
a los servicios que ofrecen, entre los que se incluyen los Archivos, puesto que
el entorno en el que nacen y se desarrollan es la acción administrativa.
Los avances que llegan de las tecnologías informático-comunicacionales
han convertido a los gestores de servicios clásicos y usuarios tradicionales en
gestores de servicios y usuarios activos, capaces de intervenir en los procesos
administrativos. Esto supone que toda institución moderna, y mucho más
nuestras administraciones públicas, han de dotarse de instrumentos que
les permitan hacerse transparentes a los usuarios, a quienes sirven, y a los
trabajadores que integran su estructura para el mejor cumplimiento de sus
funciones. Por ello el impacto de las tecnologías ha transformado los procesos
administrativos y la propia gestión de las Administraciones.
Hay que añadir también que en estos momentos están aumentando las
expectativas de la sociedad respecto a los poderes públicos. Se ha incrementado
la demanda social y esto supone un aumento cuantitativo y cualitativo de las
necesidades sociales. Hay demanda de más y mejores servicios públicos en las
tres Administraciones del Estado Español.
Las invenciones tecnológicas han mejorado el servicio de nuestros archivos
municipales y poco a poco ha ido cambiando la mentalidad de sus usuarios, ya
sean administradores, administrados, investigadores, profesores o estudiantes.
La percepción del archivo es muy diferente a como era hace treinta y cinco
o cuarenta años. Ya no es cuestión de acaparar datos o información sino
1 Licenciada en Historia Moderna y Contemporánea por la Universidad Complutense de Madrid.
Actualmente es Presidenta de la Asociación Española de Archiveros – Federación ANABAD
(Archiveros, Bibliotecarios, Museólogos y Documentalistas).
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de difundirla y compartirla, de crear conocimiento, porque la información
municipal está muy claro que es un bien común.
La Administración Local española es una administración universal,
productora y administradora de servicios; se articula en unidades orgánicas
que varían según las necesidades de cada Ayuntamiento. Sin duda es la
Administración que más ha cambiado en el último cuarto del siglo XX y
los años que llevamos del siglo XXI. En ella se ha producido, además, una
profunda transformación tecnológica y un fuerte proceso de democratización.
1. Etapas del cambio
Este cambio se ha ido haciendo por etapas. La primera se dio a partir de
la Constitución de 1978 y en cumplimiento de los mandatos constitucionales:
Art. 20, Art. 105.b.
Los primeros cambios afectaron a:
− Las estructuras físicas: nuevos Ayuntamientos; muchos de los antiguos
edicios son espacios insucientes para albergar la nueva actividad. La
Administración se extiende; nuevos espacios físicos. Se compran los
primeros armarios compactos para los Archivos Municipales.
− Las estructuras jurídicas: nueva Legislación. Publicación de la Ley
7/85, Ley de Bases del Régimen Local. Publicación de la Ley 16/85,
Ley de Patrimonio Histórico Español de 1985. Por primera vez en la
historia de nuestra legislación aparecen los documentos como parte
integrante del Patrimonio Histórico Español. Publicación de la Ley
30/92, Ley de Procedimiento Administrativo Común.
− Las estructuras procedimentales: cambios en los procedimientos
administrativos. Se buscan la ecacia y la eciencia a través de la
nueva Legislación; el cambio lo marca sobre todo la Ley 30/92, Ley de
Procedimiento Administrativo Común.
− Las estructuras organizativas: se da un nuevo diseño del tejido
administrativo. Nuevas funciones dan lugar a nuevas áreas de gestión y
a nuevos puestos de trabajo.
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− La incorporación de la tecnología a la actividad cotidiana: las
máquinas de escribir son sustituidas por los ordenadores. Desaparecen
soportes que eran fundamentales en la anterior vida administrativa; por
ejemplo, el papel de calco.
− La formación, cambio del perl del archivero: a comienzos de los
años ochenta del siglo pasado comienzan a impartirse, de manera
generalizada, cursos de Informática para la formación de los trabajadores
municipales de todas las áreas y servicios.
Creo no equivocarme al decir que los Cursos de Informática fueron los más
solicitados y los más ofrecidos.El primero que se organizó para archiveros
municipales en la Comunidad de Madrid, al que asistimos, tuvo lugar en el,
Instituto Nacional de Administraciones Públicas (INAP), en junio de 1983.
Como consecuencia de esta transformación y de una implantación
tecnológica, lenta a veces pero sin pausa, los Archivos Municipales comenzaron
a contar con aplicaciones informáticas para realizar la gestión cotidiana.
En Alcobendas, la primera descripción informatizada de un documento del
Archivo se realizó el día 14 de marzo de 1990.
2. Segunda etapa del cambio: el impacto de la tecnología en los
archivos municipales
Esta etapa se caracteriza por una serie de aspectos positivos que van a
incidir favorablemente en el servicio que prestan los Archivos así como en el
trabajo de los archiveros. En esta segunda etapa de modernización tiene lugar
la llegada de la digitalización; el desarrollo de las aplicaciones informáticas;
la informatización de los procesos administrativos municipales creándose
los primeros documentos electrónicos; y la creación de sitios web en los
Ayuntamientos.
Otro aspecto importantísimo es la promoción y el crecimiento de la llamada
Administración Electrónica o e. Administración, a la que acompaña la Ley 11
de 2007 (22 de junio) de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios
Públicos, y los Reales Decretos 3/2010 y 4/2010 (8 de enero) que regulan
respectivamente el Esquema Nacional de Seguridad, el Esquema Nacional de
Interoperabilidad y las normas técnicas de desarrollo de tales Esquemas.
Además, en 2005 se iniciaron los programas de digitalización de las serie
documentales más solicitadas por los usuarios y aquellas cuyo estado de
conservación era más frágil. Estas series son:
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− Libros de la Comisión Municipal Permanente (1926-1985).
− Libros de la Comisión de Gobierno (1985-2003).
− Libros de la Junta de Gobierno Local (2003-2010).
− Libros de Actas del Ayuntamiento Pleno (1884-2012).
− Carteles (1934-2009).
− Expedientes de Obra Mayor (1900-2008).
− Libros de Decretos de Alcaldía (1974-1985).
− Padrón de Rústica de 1875.
− Cuenta General del Presupuesto, Libros Diarios de Gastos y Libros de
Rendición de Cuentas en muy mal estado de conservación, de los años
1889-1929.
− Acta de Coteo y Amojonamiento de 1822.
− Certicación del Pleito sobre la Propiedad del Soto de 1804.
Todo ello teniendo en cuenta que la imagen digital se concibe como una
extraordinaria herramienta alternativa para dar a conocer el contenido del
Archivo Municipal y al mismo tiempo preservar los originales.
Desde 2005 hasta junio de 2014 el número de imágenes es de 220.000.
¿Cuáles han sido los aspectos positivos en el uso de la tecnología de
esta Segunda Etapa?
− Mayor seguridad: en la gestión de los servicios; control de préstamos
internos y de las consultas en la sala.
− Más proximidad: en el acercamiento y cooperación con los vecinos y
otros usuarios al archivo.
− Más ecacia: en las búsquedas y servicio de los documentos.
− Más rapidez en las tereas especícas: las nuevas tecnologías,
relacionadas con el quehacer de los archiveros, están agilizando,
optimizando y perfeccionando las actividades que realizamos en
nuestro día a día: la descripción documental, la creación de bases de
datos, índices, cheros y otros instrumentos de trabajo y control.
− Mayor uidez en las relaciones con los administradores: las áreas
de gestión municipal y todas sus ocinas acceden a los documentos
producidos en estas, y son enviados al archivo a través de transferencias
normalizadas, de la aplicación informática y, gracias a la misma
aplicación, realizan la solicitud de los préstamos o las copias. De esta
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manera, se evitan pérdidas de tiempo, dudas, idas y venidas innecesarias,
y se garantiza la seguridad en las peticiones al archivo.
− Mayor uidez en las relaciones con los vecinos y otros usuarios:
reciben la información solicitada empleando menos tiempo. Se han
acortado los tiempos de espera. Se han actualizado los soportes.
− Mejor difusión; no es suciente crear repositorios, contenedores
digitales, cheros etc… Todo ha de comunicarse, por ello en la web
institucional de los Ayuntamientos se ha ido colocado progresivamente
el Cuadro de Clasicación de Fondos, el Reglamento del Archivo,
las series de documentales cuyos expedientes, libros y demás se han
digitalizado, y también las Memorias Anuales del Archivo.
− Mejor imagen: la tecnología ha mejorado la imagen del archivo, la
percepción del archivo es otra muy diferente, como decíamos, a la de
hace 25 o 30 años. Creemos que la tecnología ha contribuido mucho,
sobre todo en la percepción de los jóvenes.
− Perl del Archivero: a la formación académica tradicional se ha
incorporado la formación tecnológica.
− Perl de Usuario: otro tanto ha ocurrido con los usuarios.
Hasta aquí la parte positiva de ese impacto y de esos cambios. También
se ha de mencionar la existencia de la contraparte, del lado negativo de las
tecnologías en los archivos: la denominada brecha digital. Ella se traduce en
los siguientes puntos:
Aspectos negativos:
− La falta de medios económicos provocó diferencias sustanciales entre
Ayuntamientos en su incorporación al mundo tecnológico. No obstante,
hoy esto se ha suavizado bastante.
− La falta de campañas formacionales para los usuarios mayores de los
Archivos Municipales.
− El rechazo de las personas mayores a los medios tecnológicos,
precisamente por falta de formación. Esto también ha ido mejorando.
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