Algunas características de la identificación y
clasificación archivística en la organización de fondos
documentales religiosos católicos. El caso de los
Archivos de los Padres Sacramentinos en España
Dr. Édison Yamir Toledo Díaz
1
Resumen
El artículo explica lo que se consideran y se han definido como algunas
características que se conciben como propias en el tratamiento de fondos
documentales en archivos privados, religiosos y de la Iglesia Católica, como
lo son los Archivos de los Padres Sacramentinos en España, obtenidas y
sistematizadas durante los procesos de identificación y clasificación
archivísticas.
Palabras claves: identificación, clasificación, tipologías, funciones, series,
archivos privados religiosos, congregaciones religiosas, Padres
Sacramentinos.
Abstract
The article explains what are considered and defined as some own
characteristics in the treatment of documentary fonds in private, religious
and Catholic archives, such the Archives of the Congregation of the Blessed
in Spain. These characteristics were obtained and systematized during the
archival identification and classification processes.
Key words: identification, classification, typologies, functions, series,
private religious archives, religious congregations, Blessed Fathers.
1
Responsable del Sistema de Archivos de los Padres Sacramentinos en España.
321
Introducción
La organización de los Archivos de una congregación religiosa en España,
como lo son los Padres Sacramentinos, ha constituido una realización
práctica y profesional interesante que merece ser divulgada y comentada.
Desde el año 2011, los Padres Sacramentinos en España iniciaron un
proceso de reorganización de su sistema de archivos, compuesto por un
Archivo Provincial y cuatro Archivos locales, distribuidos entre las ciudades
de Madrid, Tolosa (en la Provincia de Gipuzkoa, País Vasco) y Pamplona
(Navarra). Son todos archivos históricos porque conservan y custodian
documentos de valor secundario.
Una de las primeras tareas realizadas como parte del proceso de
reorganización llevada a cabo, consistió en la búsqueda de publicaciones
sobre cómo realizar este proceso en los archivos de una institución como la
de los Padres Sacramentinos. Estos, habían realizado, con esfuerzos propios,
la organización empírica de sus Archivos, pero para encauzar el nuevo
proceso, se requería de la consulta previa de otras experiencias, retomar en
lo posible los trabajos anteriores y tener en cuenta las orientaciones que
sobre organización de archivos, había dado la propia Congregación del
Santísimo Sacramento, a quien pertenecen los Padres Sacramentinos.
En la literatura consultada no se han percibido muchas experiencias
publicadas sobre la organización de archivos religiosos o del clero regular
de la Iglesia Católica, a pesar de la reconocida tradición y labor archivística
de estas instituciones. Sí se pueden encontrar algunas publicaciones sobre la
organización de archivos del clero secular que, aunque distinto al regular,
brindan ideas valiosas sobre cómo procesar los documentos generados por
una congregación religiosa como institución.
No obstante, y como es lógico, hay características que difieren y que, por
tanto, tipificarán la organización de los Archivos de los Padres
Sacramentinos en España. Señalar esas características, es el objetivo
fundamental de este trabajo.
Características de la organización archivística de los Archivos de los
Padres Sacramentinos en España
Antes de comenzar a enunciar algunas de las características que se han
obtenido en el proceso de reorganización del sistema de Archivos de los
Padres Sacramentinos en España, es preciso comentar que en este trabajo se
defiende la idea de que el proceso de organización archivística (y por tanto
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Revista del Archivo General de la Nación Nº31
Introducción
La organización de los Archivos de una congregación religiosa en España,
como lo son los Padres Sacramentinos, ha constituido una realización
práctica y profesional interesante que merece ser divulgada y comentada.
Desde el año 2011, los Padres Sacramentinos en España iniciaron un
proceso de reorganización de su sistema de archivos, compuesto por un
Archivo Provincial y cuatro Archivos locales, distribuidos entre las ciudades
de Madrid, Tolosa (en la Provincia de Gipuzkoa, País Vasco) y Pamplona
(Navarra). Son todos archivos históricos porque conservan y custodian
documentos de valor secundario.
Una de las primeras tareas realizadas como parte del proceso de
reorganización llevada a cabo, consistió en la búsqueda de publicaciones
sobre cómo realizar este proceso en los archivos de una institución como la
de los Padres Sacramentinos. Estos, habían realizado, con esfuerzos propios,
la organización empírica de sus Archivos, pero para encauzar el nuevo
proceso, se requería de la consulta previa de otras experiencias, retomar en
lo posible los trabajos anteriores y tener en cuenta las orientaciones que
sobre organización de archivos, había dado la propia Congregación del
Santísimo Sacramento, a quien pertenecen los Padres Sacramentinos.
En la literatura consultada no se han percibido muchas experiencias
publicadas sobre la organización de archivos religiosos o del clero regular
de la Iglesia Católica, a pesar de la reconocida tradición y labor archivística
de estas instituciones. Sí se pueden encontrar algunas publicaciones sobre la
organización de archivos del clero secular que, aunque distinto al regular,
brindan ideas valiosas sobre cómo procesar los documentos generados por
una congregación religiosa como institución.
No obstante, y como es lógico, hay características que difieren y que, por
tanto, tipificarán la organización de los Archivos de los Padres
Sacramentinos en España. Señalar esas características, es el objetivo
fundamental de este trabajo.
Características de la organización archivística de los Archivos de los
Padres Sacramentinos en España
Antes de comenzar a enunciar algunas de las características que se han
obtenido en el proceso de reorganización del sistema de Archivos de los
Padres Sacramentinos en España, es preciso comentar que en este trabajo se
defiende la idea de que el proceso de organización archivística (y por tanto
el de reorganización), está compuesto de las tradicionales cuatro fases del
tratamiento o procesamiento archivístico, a saber: identificación, valoración,
organización propiamente dicha (que incluye la clasificación y la
ordenación) y la descripción, más las tareas o procesos transversales como
la conservación, la difusión y la gestión y administración del Archivo.
Es en la aplicación de esas fases, tareas y procesos anteriores, pero
específicamente en la identificación y la clasificación, en las que se aprecian
algunas características que se comentarán en este trabajo y que pudieran
denominarse como identificativas de la organización de Archivos de
congregaciones religiosas como la de los Padres Sacramentinos en España.
Durante el proceso de identificación se pudo comprobar que los documentos
generados por los Padres Sacramentinos pueden dividirse en dos grandes
grupos, que se diferencian por lo denominado como el carácter de los
documentos: documentos de carácter administrativo y documentos de
carácter personal, ambos con valores secundarios, lo que justifica su
conservación permanente en los Archivos dada su importancia histórica.
Que existan documentos de carácter administrativo y otros de carácter
personal en un mismo archivo no es una novedad en sí. Lo significativo es
que ello se produzca en una misma institución privada como los Padres
Sacramentinos en España. Para este tipo de institución, el documento
administrativo no puede ser lo que Sánchez (1995) define como “cualquier
documento producido por un órgano de la Administración Pública”.
2
Es
evidente que resulta más práctica la definición dada por la Junta de
Andalucía que lo define “como el soporte material por el que se
materializan los actos administrativos”.
3
Y es que los documentos definidos como de carácter administrativo que se
han archivado en los Archivos de los Padres Sacramentinos en España,
constituyen esos soportes materiales que son expresión de actos
administrativos que realiza la institución, en tanto existe como tal. A su vez,
constituyen casi todo el volumen documental del Archivo Provincial. En
2 SÁNCHEZ PRIETO, A. B., Documentos administrativos: Un ensayo de diplomática
contemporánea, Documentación de las Ciencias de la Información [en línea]. 1995, vol. 18, [ref. 12-
6-2015], pp. 193-210. Disponible en internet:
http://revistas.ucm.es/index.php/DCIN/article/view/DCIN9595110193A/19981
ISSN 0210-4210 (Consultado: 12-08-2015)
3 Scribd (Definición de documentos administrativos de la Junta de Andalucía) [en línea]. San
Francisco (Cal), 2009- [ref de. 28-5-2015] Disponible en internet:
http://es.scribd.com/doc/12043183/Definicion-de-Documentos-Administrativos#scribd (Consultado:
22-07-2015)
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Algunas características de la identicación y clasicación archivística en la organización de fondos
documentales religiosos católicos. El caso de los Archivos de los Padres Sacramentinos en España
cambio, en los Archivos locales, se equilibran con los documentos del
llamado carácter personal.
Lo anterior define que en las transferencias efectuadas al Archivo Provincial
de los Padres Sacramentinos se priorizaban los documentos de carácter
administrativo porque son ellos los que aseguran, en mayor grado, la propia
existencia y estatus legal y jurídico de la institución. De tal manera, en la
producción documental agrupada dentro de la definida como administrativa
se encuentran las tradicionales actas de reuniones, los registros de personal,
los informes económicos, los informes de visitas, los expedientes de
múltiples gestiones, entre otros.
Farías (2005), en un interesante trabajo titulado “Archivos Eclesiásticos y
Religiosos: límites y desafíos ante la Sociedad de la Información y el
Conocimiento”, reconoce también la existencia en archivos conventuales de
“…testamentos; expedientes judiciales eclesiásticos y de nulidades
matrimoniales; libros de matrículas y padrones; resoluciones episcopales;
mensajes pastorales; comunicaciones diversas; censos; obras pías;
correspondencia con la Santa Sede; registros de Reales Cédulas, breves,
bulas; registros de cofradías; inventarios; informes diversos; libros de
contabilidad, (…)”
4
, de lo que se desprende que salvo algunas diferencias
de contextos y finalidades, la documentación administrativa señalada para
congregaciones religiosas, no difiere tanto de la que puede producir
cualquier otra institución, ya sea pública o privada.
Sin embargo, en una congregación como la de los Padres Sacramentinos en
España, es común encontrar también documentos de carácter personal, que
son aquellos que son fruto de las realizaciones personales y creaciones de
los religiosos en la interpretación que hacen de su misión dentro de la
Congregación según su Regla de Vida. Son documentos más creativos,
imaginativos y que, al carecer de formularios preestablecidos, son más
heterogéneos en cuanto a su formato.
Son documentos que pudieran parecerse a los contenidos en los llamados
Archivos personales que, según Heredia (2007), son “los que emanan de
individuos y personas jurídicas privadas”,
5
con la salvedad de que se
producen dentro de una institución a la que responden sus creadores en el
4 FARÍAS, Inés, Archivos Eclesiásticos y Religiosos: límites y desafíos ante la Sociedad de la
Información y el Conocimiento, en: 2do. Congreso Argentino de Archivística Tecnología de la
Información en los Archivos, (Rosario 25-27 de agosto de 2005), 2005. Publicado el: 13/06/2008
Disponible en internet: http://www.mundoarchivistico.com/?menu=articulos&id=84 (Consultado:
03-05-2015).
5 HEREDIA HERRERA, Antonia, ¿Qué es un archivo?, Gijón: Ediciones Trea, 2007, p.58.
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Revista del Archivo General de la Nación Nº31
cambio, en los Archivos locales, se equilibran con los documentos del
llamado carácter personal.
Lo anterior define que en las transferencias efectuadas al Archivo Provincial
de los Padres Sacramentinos se priorizaban los documentos de carácter
administrativo porque son ellos los que aseguran, en mayor grado, la propia
existencia y estatus legal y jurídico de la institución. De tal manera, en la
producción documental agrupada dentro de la definida como administrativa
se encuentran las tradicionales actas de reuniones, los registros de personal,
los informes económicos, los informes de visitas, los expedientes de
múltiples gestiones, entre otros.
Farías (2005), en un interesante trabajo titulado “Archivos Eclesiásticos y
Religiosos: límites y desafíos ante la Sociedad de la Información y el
Conocimiento”, reconoce también la existencia en archivos conventuales de
“…testamentos; expedientes judiciales eclesiásticos y de nulidades
matrimoniales; libros de matrículas y padrones; resoluciones episcopales;
mensajes pastorales; comunicaciones diversas; censos; obras pías;
correspondencia con la Santa Sede; registros de Reales Cédulas, breves,
bulas; registros de cofradías; inventarios; informes diversos; libros de
contabilidad, (…)”
4
, de lo que se desprende que salvo algunas diferencias
de contextos y finalidades, la documentación administrativa señalada para
congregaciones religiosas, no difiere tanto de la que puede producir
cualquier otra institución, ya sea pública o privada.
Sin embargo, en una congregación como la de los Padres Sacramentinos en
España, es común encontrar también documentos de carácter personal, que
son aquellos que son fruto de las realizaciones personales y creaciones de
los religiosos en la interpretación que hacen de su misión dentro de la
Congregación según su Regla de Vida. Son documentos más creativos,
imaginativos y que, al carecer de formularios preestablecidos, son más
heterogéneos en cuanto a su formato.
Son documentos que pudieran parecerse a los contenidos en los llamados
Archivos personales que, según Heredia (2007), son “los que emanan de
individuos y personas jurídicas privadas”,
5
con la salvedad de que se
producen dentro de una institución a la que responden sus creadores en el
4 FARÍAS, Inés, Archivos Eclesiásticos y Religiosos: límites y desafíos ante la Sociedad de la
Información y el Conocimiento, en: 2do. Congreso Argentino de Archivística Tecnología de la
Información en los Archivos, (Rosario 25-27 de agosto de 2005), 2005. Publicado el: 13/06/2008
Disponible en internet: http://www.mundoarchivistico.com/?menu=articulos&id=84 (Consultado:
03-05-2015).
5 HEREDIA HERRERA, Antonia, ¿Qué es un archivo?, Gijón: Ediciones Trea, 2007, p.58.
cumplimiento de los fines y objetivos de aquella. Aun siendo documentos
privados, la diferencia estriba en que la institución no los solicita ni los
requiere, sino que son creados espontáneamente por sus autores en la
interpretación que hacen del cumplimiento de las funciones de la institución.
En resumen, estos documentos son “testimonios de actividades propias”,
6
dentro de la interpretación espontánea que hace un sujeto en una entidad
privada, del fin institucional con el cual se ha identificado, al que responde y
al que subordina la aparición de otros intereses propios que a su vez, derivan
también de aquel mismo fin institucional. No obstante, la institución puede
prescindir de estos documentos si no les reconoce el valor que tienen, ya que
no son necesarios para demostrar el estatus legal institucional, aunque sí
detallan el quehacer particular e individual de los integrantes de la entidad
en el cumplimiento de las funciones.
Es preciso aclarar que desde el punto de vista archivístico, la división de los
documentos en administrativos o personales, solo orienta hacia una división
intelectual de los documentos en este Archivo privado, donde los
documentos identificados con carácter administrativo se dirigen durante la
clasificación hacia secciones definidas con funciones propiamente
administrativas, y los documentos denominados de carácter personal, hacia
fondos personales.
De lo anterior resultan dos nuevas características que se aprecian durante la
ejecución de la identificación y de la clasificación de los fondos en los
Archivos de los Padres Sacramentinos en España: una tiene que ver con la
clasificación de los documentos denominados de carácter administrativo y
otra con el productor de los documentos.
Durante la realización del proceso de clasificación en los Archivos de los
Padres Sacramentinos en España, se constató la conveniencia de establecer
clases o categorías para los documentos administrativos a partir de
Secciones. Estas se corresponderían con las funciones que como institución
realizan los Padres Sacramentinos, cuyo nombre oficial desde el 2012 es el
de Delegación de España de la Provincia de Nuestra Señora del Santísimo
Sacramento.
Durante la clasificación se establecieron entonces las secciones Gobierno;
Gestión de personal; Gestión económica; Realización de actividades;
Gestión del patrimonio; Control de gastos, obras e ingresos y Control de
impuestos y tributos. Dentro de la sección Gestión del personal, hay una
subsección dedicada a los fondos personales que son los que agrupan
6 Ibídem, p.109.
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Algunas características de la identicación y clasicación archivística en la organización de fondos
documentales religiosos católicos. El caso de los Archivos de los Padres Sacramentinos en España
aquellos documentos definidos como de carácter personal. Nótese que cada
sección responde a una de las funciones más generales de la institución para
desempeñarse como tal.
No obstante, se reitera que esta división de los documentos de los fondos en
los Archivos de los Padres Sacramentinos no es física sino intelectual y solo
ocurre en su plasmación en el cuadro de clasificación, aunque se aclara que
luego este es reproducido en la instalación de los documentos pero sin
separación ni división física en las estanterías sino correlativamente.
Esta división en secciones favorece la búsqueda y acceso de los documentos
y la recuperación de información, ya que en conjuntos documentales con
series similares, se evita la dispersión. Tal es el caso de los “registros de…”,
que al ser una tipología documental que ya incluye la función, son
localizados según el fin del registro; por ejemplo, el “registro de socios” en
la sección gestión de personal, el “registro de actas” en la sección gobierno
y el “registro de gastos” en la sección control de gastos.
En cuanto a la característica enunciada antes relativa al productor, es
aplicable solo a aquellos documentos definidos como de carácter personal,
ya que en los de carácter administrativo, es fácil comprender que su
productor es la propia institución.
Analizados nuevamente los documentos de carácter personal pero esta vez
desde la perspectiva del productor, y en una institución como los Padres
Sacramentinos en España, se da la condición de que son producidos
espontánea y libremente por un religioso (persona), pero este los produce en
el marco de su desempeño dentro de una institución que se lo permite y
hasta se lo incentiva, porque ello va en bien de la misma institución y de sus
objetivos.
En este punto hay que partir por conocer que la misión de la Congregación
del Santísimo Sacramento y por ende de la Delegación de los Padres
Sacramentinos en España es, según su Regla de Vida, “poner en el centro de
su vida y de la vida de los fieles, la Eucaristía, celebrada en la verdad e
interiorizada en una oración de adoración y de contemplación”.
7
Es en el cumplimiento de esa misión, donde se generan documentos creados
por los propios religiosos que les ayudan en el desempeño de sus funciones
y que por su valor, también tienen su espacio en los Archivos. Pero el hecho
de que esos documentos sean producidos por los religiosos, no le resta
derechos y titularidad a la institución sobre aquellos, evidenciándose así lo
7 Congregación del Santísimo Sacramento, Regla de Vida, Madrid, 2009, p7.
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Revista del Archivo General de la Nación Nº31
aquellos documentos definidos como de carácter personal. Nótese que cada
sección responde a una de las funciones más generales de la institución para
desempeñarse como tal.
No obstante, se reitera que esta división de los documentos de los fondos en
los Archivos de los Padres Sacramentinos no es física sino intelectual y solo
ocurre en su plasmación en el cuadro de clasificación, aunque se aclara que
luego este es reproducido en la instalación de los documentos pero sin
separación ni división física en las estanterías sino correlativamente.
Esta división en secciones favorece la búsqueda y acceso de los documentos
y la recuperación de información, ya que en conjuntos documentales con
series similares, se evita la dispersión. Tal es el caso de los “registros de…”,
que al ser una tipología documental que ya incluye la función, son
localizados según el fin del registro; por ejemplo, el “registro de socios” en
la sección gestión de personal, el “registro de actas” en la sección gobierno
y el “registro de gastos” en la sección control de gastos.
En cuanto a la característica enunciada antes relativa al productor, es
aplicable solo a aquellos documentos definidos como de carácter personal,
ya que en los de carácter administrativo, es fácil comprender que su
productor es la propia institución.
Analizados nuevamente los documentos de carácter personal pero esta vez
desde la perspectiva del productor, y en una institución como los Padres
Sacramentinos en España, se da la condición de que son producidos
espontánea y libremente por un religioso (persona), pero este los produce en
el marco de su desempeño dentro de una institución que se lo permite y
hasta se lo incentiva, porque ello va en bien de la misma institución y de sus
objetivos.
En este punto hay que partir por conocer que la misión de la Congregación
del Santísimo Sacramento y por ende de la Delegación de los Padres
Sacramentinos en España es, según su Regla de Vida, “poner en el centro de
su vida y de la vida de los fieles, la Eucaristía, celebrada en la verdad e
interiorizada en una oración de adoración y de contemplación”.
7
Es en el cumplimiento de esa misión, donde se generan documentos creados
por los propios religiosos que les ayudan en el desempeño de sus funciones
y que por su valor, también tienen su espacio en los Archivos. Pero el hecho
de que esos documentos sean producidos por los religiosos, no le resta
derechos y titularidad a la institución sobre aquellos, evidenciándose así lo
7 Congregación del Santísimo Sacramento, Regla de Vida, Madrid, 2009, p7.
que Heredia (2007) explica como que “al fondo le afecta un productor,
aunque existan sujetos productores”.
8
De manera que gracias a la misión que tiene una institución como los Padres
Sacramentinos en España, es posible encontrar también en sus Archivos
múltiples fondos personales, que son producidos por religiosos pero en el
ejercicio de sus funciones y actividades dentro de la Congregación
(institución), de ahí que el productor sea la propia institución y esos
religiosos sean los sujetos productores, con una generación documental
propia, individual, anexa, complementaria e identificada con los fines
institucionales.
Se reitera que esta característica hasta ahora solo ha sido observada en los
documentos definidos como de carácter personal dentro de los fondos del
sistema de Archivos de la Delegación de España de los Padres
Sacramentinos y, a su vez, es en este mismo tipo de documentos donde se
aprecian otras características que tipifican la identificación y clasificación
de estos archivos, o al menos, las condicionan. Estas tienen que ver con las
tipologías documentales y las funciones, elementos que ayudan luego a la
conformación de las series documentales.
Para abordar estos aspectos, se precisa aclarar también que los documentos
de carácter personal que se han archivado dentro de los fondos personales de
religiosos en los Archivos de los Padres Sacramentinos en España, han sido
generados en su inmensa mayoría durante el pasado siglo XX. La propia
Congregación del Santísimo Sacramento fue fundada en París por el Padre
Pedro Julián Eymard a mediados del siglo XIX. Tanto sus miembros como
sus comunidades generalmente se identifican con las siglas SSS, que
significan “Societatis Sanctissimi Sacramenti”.
Los orígenes de la Congregación en España se remontan al año 1907 con la
fundación de la Comunidad de Tolosa SSS, le siguió la Comunidad de
Madrid SSS en 1944 y luego la Comunidad de Pamplona SSS en 1946. Con
estas tres comunidades sacramentinas se erigió primero la Vice-Provincia de
España en 1946 y luego la Provincia de San Pedro Apóstol en 1949, la cual
existió hasta finales del año 2011 en que pasó a ser la Delegación que es
hoy. En su época de mayor esplendor, la Provincia de San Pedro Apóstol
llegó a contar con 16 comunidades sacramentinas distribuidas en España,
Cuba, Colombia y Puerto Rico.
Es en estas condiciones donde ha existido una generación y producción
documental durante el siglo XX por parte de los religiosos sacramentinos en
8 Ibídem, p.108.
327
Algunas características de la identicación y clasicación archivística en la organización de fondos
documentales religiosos católicos. El caso de los Archivos de los Padres Sacramentinos en España
España, con un marcado carácter personal, donde se evocan ideales,
sentimientos, pasiones, alegrías, tristezas y fracasos.
No son documentos administrativos donde el religioso haya expresado, por
ejemplo, el cumplimiento de un plan de actividades anuales, sino la forma
en que desde la intimidad, manifestó la manera como interpretó el ideal
religioso que persiguió dentro de la Congregación, así como la forma de
cumplir la Regla de Vida y de acercarse más el carisma y a los deseos del
Fundador Eymard.
En esta línea se insertan varios fondos personales en algunos de los
Archivos que conforman el sistema de Archivos de los Padres
Sacramentinos en España, entre ellos:
Fondo Personal de Juan Simón Arratíbel Beguiristain
Fondo Personal de Gregorio Labaca Olaciregui
Fondo Personal de Julián Suso Ruiz
Fondo Personal de Santiago Amundarain Arin
Fondo Personal de Ángel García Urdanibia
Fondo Personal de Juan José Usabiaga Irazustabarrena
Fondo Personal de José Antonio Gorriti Goldaracena
Fondo Personal de Julio Sampedro Urrutia
Fondo Personal de Martín Garmendia Arruabarrena
Fondo Personal de José María C-Núñez Goenaga
Fondo Personal de José Agustín Odriozola Lasa
Los documentos de estos fondos personales, -generados casi todos a lo largo
del siglo XX y sin entrar en un análisis detallado desde el punto de vista
diplomático aún pendiente de realizar-, sí expresan algunas características
que condicionan la conformación de las series documentales desde la
tipología y la función.
En los cuadros de clasificación de tipo orgánico-funcionales se debe llegar
hasta el nivel de series, y para definir estas generalmente se recurre a la
sencilla ecuación: serie documental = tipología + función + productor.
En este sentido, la conformación de las series documentales cuya primera
aproximación se realiza en el proceso de identificación archivística y se
comienza a consolidar en el proceso de clasificación archivística, adquiere
características propias en volúmenes documentales de carácter personal
generados por religiosos sacramentinos durante el siglo XX. Las
características adquieren dos matices distintos:
328
Revista del Archivo General de la Nación Nº31
España, con un marcado carácter personal, donde se evocan ideales,
sentimientos, pasiones, alegrías, tristezas y fracasos.
No son documentos administrativos donde el religioso haya expresado, por
ejemplo, el cumplimiento de un plan de actividades anuales, sino la forma
en que desde la intimidad, manifestó la manera como interpretó el ideal
religioso que persiguió dentro de la Congregación, así como la forma de
cumplir la Regla de Vida y de acercarse más el carisma y a los deseos del
Fundador Eymard.
En esta línea se insertan varios fondos personales en algunos de los
Archivos que conforman el sistema de Archivos de los Padres
Sacramentinos en España, entre ellos:
Fondo Personal de Juan Simón Arratíbel Beguiristain
Fondo Personal de Gregorio Labaca Olaciregui
Fondo Personal de Julián Suso Ruiz
Fondo Personal de Santiago Amundarain Arin
Fondo Personal de Ángel García Urdanibia
Fondo Personal de Juan José Usabiaga Irazustabarrena
Fondo Personal de José Antonio Gorriti Goldaracena
Fondo Personal de Julio Sampedro Urrutia
Fondo Personal de Martín Garmendia Arruabarrena
Fondo Personal de José María C-Núñez Goenaga
Fondo Personal de José Agustín Odriozola Lasa
Los documentos de estos fondos personales, -generados casi todos a lo largo
del siglo XX y sin entrar en un análisis detallado desde el punto de vista
diplomático aún pendiente de realizar-, sí expresan algunas características
que condicionan la conformación de las series documentales desde la
tipología y la función.
En los cuadros de clasificación de tipo orgánico-funcionales se debe llegar
hasta el nivel de series, y para definir estas generalmente se recurre a la
sencilla ecuación: serie documental = tipología + función + productor.
En este sentido, la conformación de las series documentales cuya primera
aproximación se realiza en el proceso de identificación archivística y se
comienza a consolidar en el proceso de clasificación archivística, adquiere
características propias en volúmenes documentales de carácter personal
generados por religiosos sacramentinos durante el siglo XX. Las
características adquieren dos matices distintos:
a. Por un lado, documentos cuya tipología documental incluye una función.
En este primer grupo se aprecian un conjunto de tipologías documentales
producidas por los religiosos sacramentinos y que no necesitan de una
función detrás para la conformación de las series porque ya se aprecian
incluidas en la misma tipología. Es el caso de las crónicas, diarios
personales y esquemas.
Constituyen documentos con tipologías documentales que aunque están
presentes en documentos personales de religiosos de una congregación
como los Padres Sacramentinos, ya están consolidadas desde el punto de
vista archivístico.
b. Por otro lado, documentos cuya tipología documental no contiene una
función pero se infiere. En este segundo grupo se encuentran un conjunto de
documentos cuyas tipologías manifiestan claramente el tipo y la función del
documento, aunque la segunda no la expliciten. Son documentos personales
de confección muy particular y que manifiestan sentimientos, deseos,
aspiraciones, metas, objetivos y otros aspectos de los religiosos
sacramentinos, que los produjeron en correspondencia con el fin y la misión
de la institución a la que pertenecen y a la que se subordinan aunque esta no
se los exige ni solicita, pero que en casi todos los casos sí los respalda al ser
su productor desde el punto de vista archivístico. Es el caso de documentos
agrupados en series denominadas como Oraciones…; Súplicas…,
Jaculatorias…; Plegarias…; Misas…; Homilías…; Conferencias…; entre
otras. Generalmente son series formadas por unidades documentales
simples. Por ejemplo, la serie denominada Oraciones…, está compuesta por
varias unidades documentales simples que son oraciones independientes
pero del mismo sujeto productor.
En ningún caso se trata de un expediente de redacción de una oración, lo
cual puede ser también pero no es el caso, sino de la oración en sí misma. La
función de este documento es servir para orar, pero declararlo en el título de
la serie y de la unidad documental, sería como mínimo una redundancia. En
la Administración Pública abundan documentos con tipologías que se
manifiestan de manera similar, o sea, que la propia tipología infiere la
función, tal es el caso de circulares, decretos, acuerdos, convocatorias, entre
otros.
Lo mismo sucede también con otros documentos encontrados en los Padres
Sacramentinos como las súplicas, las jaculatorias, las plegarias o las misas.
Una de las diferencias con el grupo anterior radica en que estas otras
tipologías ya no se aprecian tan consolidadas por la teoría y la práctica
archivística.
329
Algunas características de la identicación y clasicación archivística en la organización de fondos
documentales religiosos católicos. El caso de los Archivos de los Padres Sacramentinos en España
Por su parte, en la definición de estas tipologías incluidas en este segundo
grupo, ha primado la concepción de la profesora María Jesús Urquijo que en
un breve artículo titulado “Reflexiones sobre tipología documental” (1991),
enfatizó que “…hay que estar atento a la autodenominación que el propio
documento expresa en la inmensa mayoría de los casos…”
9
Esto no
contradice ni afecta la conformación de las series documentales, al
contrario, lo favorece, porque aparecerían en el cuadro de clasificación las
tipologías tal y como son.
Al respecto, la Mesa de Trabajo de Archivos de la Administración Local
(2010), define las series como “el conjunto de documentos que testimonian
una actividad desarrollada por uno o más agentes en el ejercicio de una
determinada función”
10
, a lo que Herrera y Díaz (2011) agregan “regulada
por un mismo marco jurídico”.
11
Si se aplican estas dos últimas definiciones al mismo ejemplo de las
“oraciones redactadas por un religioso sacramentino”, se puede llegar a
comprender que estas, son el reflejo de una actividad realizada: la de
escribir una oración, confeccionada durante un tiempo dedicado a
reflexionar, meditar, orar, que son algunas de las funciones del clero regular,
obteniendo como resultado un documento que expresa un deseo, una
súplica, una aspiración, una creencia, todo ello amparado por las
competencias que le son inherentes al tipo de institución en la que se
desenvuelven.
Además, la generación de nuevas tipologías documentales que permitan
conformar series, viene avalado también por las propias definiciones de
tipologías y funciones. Respecto de las tipologías, García (2007) y Heredia
(2007), reconocen la problemática actual que el término sugiere. Más allá de
los necesarios abordajes teóricos, diplomatistas, jurídicos y administrativos
sobre los tipos documentales que ambos reconocen, el primero sintetiza que
“los tipos pueden ser infinitos como lo son las actividades humanas”
12
y la
segunda asegura que “es la actividad la que determina el tipo documental”.
13
9 URQUIJO, María Jesús, Reflexiones sobre tipología documental, Boletín ANABAD 41, Nº 1, 1999,
p 91-95.
10 Indicadores de gestión para los archivos de la Administración Local, Mesa de Trabajo de
Archivos de la Administración Local, Valladolid: Diputación, 2010, p. 153.
11 HERRERA MONTERO, Ana María y DÍAZ RODRÍGUEZ, Alfonso, “La clasificación
archivística”, en CRUZ MUNDET, José Ramón (dir), Textos fundamentales. Administración de
documentos y archivos, Coordinadora de Asociaciones de Archiveros, Madrid, 2011, p. 133-162.
12 GARCÍA RUIPÉREZ, Mariano, Tipología. Series documentales. Cuadros de clasificación.
Cuestiones metodológicas y prácticas, Anroart Ediciones, Las Palmas de Gran Canaria, 2007, p.32
13 Ibídem, 2007, p.121.
330
Revista del Archivo General de la Nación Nº31
Por su parte, en la definición de estas tipologías incluidas en este segundo
grupo, ha primado la concepción de la profesora María Jesús Urquijo que en
un breve artículo titulado “Reflexiones sobre tipología documental” (1991),
enfatizó que “…hay que estar atento a la autodenominación que el propio
documento expresa en la inmensa mayoría de los casos…”
9
Esto no
contradice ni afecta la conformación de las series documentales, al
contrario, lo favorece, porque aparecerían en el cuadro de clasificación las
tipologías tal y como son.
Al respecto, la Mesa de Trabajo de Archivos de la Administración Local
(2010), define las series como “el conjunto de documentos que testimonian
una actividad desarrollada por uno o más agentes en el ejercicio de una
determinada función”
10
, a lo que Herrera y Díaz (2011) agregan “regulada
por un mismo marco jurídico”.
11
Si se aplican estas dos últimas definiciones al mismo ejemplo de las
“oraciones redactadas por un religioso sacramentino”, se puede llegar a
comprender que estas, son el reflejo de una actividad realizada: la de
escribir una oración, confeccionada durante un tiempo dedicado a
reflexionar, meditar, orar, que son algunas de las funciones del clero regular,
obteniendo como resultado un documento que expresa un deseo, una
súplica, una aspiración, una creencia, todo ello amparado por las
competencias que le son inherentes al tipo de institución en la que se
desenvuelven.
Además, la generación de nuevas tipologías documentales que permitan
conformar series, viene avalado también por las propias definiciones de
tipologías y funciones. Respecto de las tipologías, García (2007) y Heredia
(2007), reconocen la problemática actual que el término sugiere. Más allá de
los necesarios abordajes teóricos, diplomatistas, jurídicos y administrativos
sobre los tipos documentales que ambos reconocen, el primero sintetiza que
“los tipos pueden ser infinitos como lo son las actividades humanas”
12
y la
segunda asegura que “es la actividad la que determina el tipo documental”.
13
9 URQUIJO, María Jesús, Reflexiones sobre tipología documental, Boletín ANABAD 41, Nº 1, 1999,
p 91-95.
10 Indicadores de gestión para los archivos de la Administración Local, Mesa de Trabajo de
Archivos de la Administración Local, Valladolid: Diputación, 2010, p. 153.
11 HERRERA MONTERO, Ana María y DÍAZ RODRÍGUEZ, Alfonso, “La clasificación
archivística”, en CRUZ MUNDET, José Ramón (dir), Textos fundamentales. Administración de
documentos y archivos, Coordinadora de Asociaciones de Archiveros, Madrid, 2011, p. 133-162.
12 GARCÍA RUIPÉREZ, Mariano, Tipología. Series documentales. Cuadros de clasificación.
Cuestiones metodológicas y prácticas, Anroart Ediciones, Las Palmas de Gran Canaria, 2007, p.32
13 Ibídem, 2007, p.121.
En cuanto a las funciones, la Norma ISDF (2007) define que es “cualquier
objetivo de alto nivel, responsabilidad o tarea asignada a una institución por
la legislación, política o mandato. (…) y pueden dividirse en conjuntos de
operaciones coordinadas como subfunciones, procesos, actividades, tareas o
acciones.”
14
Con una simple asociación de ideas se hace evidente que los mismos
presupuestos teóricos anteriores justifican el surgimiento de nuevas y más
tipologías documentales que dan lugar luego a las series como las ya
enunciadas oraciones, súplicas, jaculatorias, plegarias, misas y demás. No
obstante, la idea tampoco consiste en definir a priori nuevas tipologías
documentales con las funciones, sino hacerlo en los casos identificados
luego de un minucioso análisis, donde se determine que es el mismo tipo de
documento con la misma función, de manera que contribuya luego a la
conformación de las series.
Esto no está reñido con la inclusión en los instrumentos de consulta de
series con tipologías documentales que deben expresar sintéticamente lo que
son, sin ambigüedades ni esquematismos, además de ser ellas mismas y no
otra cosa, porque eso fue lo que confeccionó su autor y será eso lo que desee
encontrar un usuario que lo busque.
Muy relacionado con esto último, parece ser también otra característica
obtenida en el proceso de reorganización de los Archivos de los Padres
Sacramentinos en España, donde también es frecuente encontrar en el
volumen documental administrativo y personal, aunque prima en el primero,
documentos que parecen constituir todo un trámite en sí mismos.
Quizás esta característica precise de análisis más profundo que habrá que
realizar, pero baste por ahora mencionar que es frecuente encontrar en este
tipo de Archivos, documentos que parecen recoger en ellos mismos, toda la
tramitación efectuada, sin más volumen documental alguno; y sin embargo
en otros casos, una tramitación similar implicó mayor generación de
documentos, haciéndose notar más el expediente.
¿Qué patrones sigue esta característica? ¿Puede entenderse como una
característica de la producción documental en una congregación religiosa
como la de los Padres Sacramentinos en España? ¿Es única? ¿Qué hacer?
¿Se conformarían dos series? ¿Es esto posible o factible? ¿Está reñida una
cantidad determinada de documentos con la conformación de un
expediente?
14 CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS, Norma internacional para la descripción de
funciones, ISDF, Primera edición, Madrid, 2007, p.10.
331
Algunas características de la identicación y clasicación archivística en la organización de fondos
documentales religiosos católicos. El caso de los Archivos de los Padres Sacramentinos en España
El problema de que un documento por sí mismo manifieste todo el trámite,
no es nuevo, ni exclusivo ni particular. La práctica administrativa es rica en
ejemplos donde la concesión, la autorización o la aprobación, se plasmaba
en el mismo documento de solicitud, lo cual bastaría para que ya sean dos
los documentos aunque contenidos en el mismo soporte. La novedad vuelve
a radicar en señalar esta característica para los Archivos que ocupan este
trabajo.
Además, la manifestación de esta característica pasaría desapercibida si no
tuviera una incidencia directa en el conocimiento de la resolución de los
trámites que lleva a cabo la institución estudiada y si no influyera también
en la elaboración de los cuadros de clasificación en los Archivos. Entre los
casos de documentos que parecen incluir toda la tramitación en ellos
mismos se encuentran, por ejemplo:
Solicitudes de…
Autorizaciones de…
Acuerdos de…
Consultas sobre…
Estos casos, aun reflejando solo la solicitud, la autorización, el acuerdo o la
consulta, no dejan de ser un expediente, porque alguna respuesta hubo a
cada uno de ellos aunque esa respuesta no se expresara por escrito. Esto
determina que en el tratamiento archivístico, los ejemplos anteriores
debieran ser considerados como:
Expedientes de solicitudes de…
Expedientes de autorización de…
Expedientes de acuerdos…
Expedientes de consultas…
En los casos en que se solo se conservase, por ejemplo, una solicitud, se
podría pensar que se trata de un incumplimiento en la resolución del trámite
realizado por la institución, y que por ello no se completó la producción
documental que implicaba ese trámite, pero no es así. La respuesta hay que
hallarla en que se trata de gestiones cuya culminación pudo ser no siempre
escrita En las consultas, por ejemplo, algunas implicaban un trámite mucho
mayor y más complejo, involucrando un mayor volumen documental con el
que se confeccionaba entonces su respectivo expediente. Como mínimo, en
estos expedientes existen dos documentos por separado: una solicitud y una
autorización, lo que es lo mismo, dos documentos con dos tipologías
diferentes que satisfacen o resuelven un mismo trámite.
Sin embargo, otras consultas escritas muchas veces se respondían
verbalmente porque ese es el mecanismo establecido para ese tipo de
332
Revista del Archivo General de la Nación Nº31
El problema de que un documento por sí mismo manifieste todo el trámite,
no es nuevo, ni exclusivo ni particular. La práctica administrativa es rica en
ejemplos donde la concesión, la autorización o la aprobación, se plasmaba
en el mismo documento de solicitud, lo cual bastaría para que ya sean dos
los documentos aunque contenidos en el mismo soporte. La novedad vuelve
a radicar en señalar esta característica para los Archivos que ocupan este
trabajo.
Además, la manifestación de esta característica pasaría desapercibida si no
tuviera una incidencia directa en el conocimiento de la resolución de los
trámites que lleva a cabo la institución estudiada y si no influyera también
en la elaboración de los cuadros de clasificación en los Archivos. Entre los
casos de documentos que parecen incluir toda la tramitación en ellos
mismos se encuentran, por ejemplo:
Solicitudes de…
Autorizaciones de…
Acuerdos de…
Consultas sobre…
Estos casos, aun reflejando solo la solicitud, la autorización, el acuerdo o la
consulta, no dejan de ser un expediente, porque alguna respuesta hubo a
cada uno de ellos aunque esa respuesta no se expresara por escrito. Esto
determina que en el tratamiento archivístico, los ejemplos anteriores
debieran ser considerados como:
Expedientes de solicitudes de…
Expedientes de autorización de…
Expedientes de acuerdos…
Expedientes de consultas…
En los casos en que se solo se conservase, por ejemplo, una solicitud, se
podría pensar que se trata de un incumplimiento en la resolución del trámite
realizado por la institución, y que por ello no se completó la producción
documental que implicaba ese trámite, pero no es así. La respuesta hay que
hallarla en que se trata de gestiones cuya culminación pudo ser no siempre
escrita En las consultas, por ejemplo, algunas implicaban un trámite mucho
mayor y más complejo, involucrando un mayor volumen documental con el
que se confeccionaba entonces su respectivo expediente. Como mínimo, en
estos expedientes existen dos documentos por separado: una solicitud y una
autorización, lo que es lo mismo, dos documentos con dos tipologías
diferentes que satisfacen o resuelven un mismo trámite.
Sin embargo, otras consultas escritas muchas veces se respondían
verbalmente porque ese es el mecanismo establecido para ese tipo de
trámite. Pero el hecho de que no haya plasmación documental solo conspira
contra el completamiento del expediente y no contra su existencia como tal.
En otros casos se escribía la respuesta directamente en la misma consulta, lo
que también constituye un expediente desde el punto de vista archivístico,
donde como mínimo habrá también dos documentos, esta vez en el mismo
soporte. De manera que los mismos expedientes se manifiestan de tres
formas distintas desde la perspectiva del completamiento del mismo, pero
ello no es motivo para dejar conformar el expediente y su respectiva serie.
¿O series?
¿Pueden agruparse en una misma serie expedientes de trámites similares?
¿Es lo mismo un expediente de autorización que un expediente de solicitud
aunque la solicitud sea de una autorización? ¿Se alternan los conceptos de
función, tarea y acción en las tramitaciones que lleva a cabo una institución
en el cumplimiento de su misión? ¿Qué hacer desde el punto de vista
archivístico?
Estas últimas cuestiones sobrepasan las intenciones originarias de este
trabajo. Al contrastarlo con la teoría archivística actual se comprueba que su
análisis requiere un mayor tiempo de estudio y de consolidación de ideas
que van más allá del hecho de enunciar la característica, poner algunos
ejemplos reales como los expuestos y de consultar y valorar nuevamente las
definiciones de serie, tipología y soporte documentales y sus alcances
teórico-prácticos.
Según García (2007), “la confusión de conceptos básicos no ayuda a
normalizar la ciencia Archivística”.
15
Los de serie, tipología y soporte, entre
otros, son de esos conceptos básicos que se necesitan para buscar una
explicación a esta última característica manifiesta en los Archivos de los
Padres Sacramentinos en España y que para este tipo de institución y
práctica archivística aún no resultan del todo incluidas o reflejadas en los
abordajes teóricos, lo que pudiera continuar siendo un campo de estudio e
investigación común en la Archivística que precisa aún de muchas más
aportaciones necesarias.
A modo de conclusiones:
La aplicación de las fases del tratamiento archivístico en el proceso de
reorganización del sistema de Archivos de los Padres Sacramentinos en
España, específicamente durante las fases de identificación y clasificación,
15 Ibídem, p. 40.
333
Algunas características de la identicación y clasicación archivística en la organización de fondos
documentales religiosos católicos. El caso de los Archivos de los Padres Sacramentinos en España
evidencia un grupo de características que se consideran propias de este
proceso de organización, pero que a su vez son entendidas como una
manifestación particular de la práctica archivística debido al tipo de
institución productora de los fondos en que se aplicó.
O sea, son características que se manifiestan de la forma explicada porque
es en una congregación religiosa católica donde se ha realizado el proceso
de reorganización archivística, y no porque sea una práctica archivística
atípica, única, ni independiente.
Las características, por tanto, son el resultado de la propia práctica
archivística desarrollada en los Archivos de los Padres Sacramentinos en
España y en nada impiden la ejecución del tratamiento archivístico, ya que
en él fue que se obtuvieron.
La existencia de documentos con lo definido como carácter administrativo o
carácter personal; la división de los primeros en secciones en
correspondencia con las funciones más generales de la institución; la
integración de los documentos de carácter personal dentro de fondos
personales con la salvedad de que se producen espontáneamente por
religiosos dentro de la institución a la que responden y con la que se
identifican sus creaciones individuales; la existencia de tipologías que
incluyen la función como los diarios, la existencia también de tipologías en
las que se infiere la función como lo son las plegarias y casos de expedientes
que incluyen varios documentos en el mismo soporte, son algunas de las
características enunciadas en este trabajo y que a la vez se consideran que
particularizan la organización archivística en los Archivos de una
congregación religiosa como la de los Padres Sacramentinos en España.
Si se han podido obtener estas características, es por la aplicación en un
archivo privado y religioso católico, de la metodología que expresan las
fases del tratamiento archivístico, lo que demuestra que son aplicables a
otros contextos más allá de la administración pública, aunque también ha
revelado que aún queda mucho por hacer y debatir en cuanto a la práctica
archivística en archivos privados, religiosos y católicos. En aras de ello es
que se inscriben estas últimas líneas.
334
Revista del Archivo General de la Nación Nº31
evidencia un grupo de características que se consideran propias de este
proceso de organización, pero que a su vez son entendidas como una
manifestación particular de la práctica archivística debido al tipo de
institución productora de los fondos en que se aplicó.
O sea, son características que se manifiestan de la forma explicada porque
es en una congregación religiosa católica donde se ha realizado el proceso
de reorganización archivística, y no porque sea una práctica archivística
atípica, única, ni independiente.
Las características, por tanto, son el resultado de la propia práctica
archivística desarrollada en los Archivos de los Padres Sacramentinos en
España y en nada impiden la ejecución del tratamiento archivístico, ya que
en él fue que se obtuvieron.
La existencia de documentos con lo definido como carácter administrativo o
carácter personal; la división de los primeros en secciones en
correspondencia con las funciones más generales de la institución; la
integración de los documentos de carácter personal dentro de fondos
personales con la salvedad de que se producen espontáneamente por
religiosos dentro de la institución a la que responden y con la que se
identifican sus creaciones individuales; la existencia de tipologías que
incluyen la función como los diarios, la existencia también de tipologías en
las que se infiere la función como lo son las plegarias y casos de expedientes
que incluyen varios documentos en el mismo soporte, son algunas de las
características enunciadas en este trabajo y que a la vez se consideran que
particularizan la organización archivística en los Archivos de una
congregación religiosa como la de los Padres Sacramentinos en España.
Si se han podido obtener estas características, es por la aplicación en un
archivo privado y religioso católico, de la metodología que expresan las
fases del tratamiento archivístico, lo que demuestra que son aplicables a
otros contextos más allá de la administración pública, aunque también ha
revelado que aún queda mucho por hacer y debatir en cuanto a la práctica
archivística en archivos privados, religiosos y católicos. En aras de ello es
que se inscriben estas últimas líneas.
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