Arculos Originales
Revista del Archivo General de la Nación 2025; 40(2); 41-59
La descripción archivística como proceso
transversal en el ciclo vital de los documentos en el
Perú
Maria Eugenia del Carmen Viloria Ortín
1
1
Licenciada en Información y Documentación, magíster en Gestión Documental y Administración de
Archivos por la Universidad de La Salle, Bogotá (Colombia). ORCID: https://orcid.org/0000-0002-
4138-638X. Correo electrónico:
mevo66@gmail.com
.
Citar como: Viloria, M. (2026). La descripción archivística como proceso transversal en el ciclo vital
de los documentos en el Perú.
Revista del Archivo General de la Nación
,
40
(2), 41-59. DOI:10.37840/
ragn.v40i2.189.
Recibido: 27/09/2025. Aprobado: 20/01/2026. En línea: 05/08/2026.
Resumen
El presente artículo ofrece un análisis respecto a la transversalidad de la descripción
archivística en la gestión documental a lo largo del ciclo vital de los documentos,
la cual se presenta de manera implícita, y su utilidad en el marco de los procesos
de Recepción, Emisión, Archivo y Despacho mencionados en el Modelo de Gestión
Documental,
aprobado
mediante
la
Resolución
de
Secretaría
de
Gobierno
Digital
N.
°
001-2017-PCM/SEGDI, así como su vinculación con las
necesidades de información
identicadas en distintas normas nacionales para garantizar la conservación y preservación
de los documentos en virtud de la gobernanza, la transparencia y la rendición de cuentas.
Además, brinda estrategias para facilitar la trazabilidad, la accesibilidad y la reutilización
de la información custodiada, ya sea en soporte papel como en el entorno electrónico.
El
objetivo
principal
de
este
artículo
es
demostrar
la
necesidad
de
establecer
estrategias para que el diseño y desarrollo de sistemas de gestión documental cuenten
con los datos y metadatos necesarios que, por una parte, reejen las funciones de
los documentos generados en el marco de la gestión pública y, por otra, garanticen
las características que otorgan el carácter de documentos de archivo a los activos de
información recibidos y producidos en cada entidad pública, aun si no están descritos
explícitamente en la normativa peruana.
Palabras clave:
archivos, gestión de documentos, archivología, gestión de registros,
esquema de metadatos.
41
Archival description as a transversal process in the life cycle of
documents in Peru
Abstract
This
article
analyzes
the
cross-cutting
nature
of
archival
description
in
document
management
throughout
the
document
lifecycle,
which
is
often
implicit,
and
its
usefulness within the framework of the Reception, Issuance, Archiving, and Dispatch
processes outlined in the Document Management Model, approved by Resolution No.
001-2017-PCM/SEGDI of the Secretariat of Digital Government. It also examines
its
connection
to
the
information
needs
identied
in
various
national
regulations
to
ensure
the
conservation
and
preservation
of
documents
in
accordance
with
governance, transparency, and accountability. Furthermore, it provides strategies to
facilitate the traceability, accessibility, and reuse of stored information, whether in
paper or electronic format.
The main objective of this article is to demonstrate the need to establish strategies so that
the design and development of document management systems have the necessary
data
and metadata that, on the one hand, reect the functions of the documents generated
within the
framework of public management, and on the other hand, guarantee the characteristics
that give the information assets received and produced in each public entity the character
of archival documents, even if they are not explicitly described in Peruvian regulations.
Keywords:
archives, document management, archival science, records management,
metadata schema.
Introducción
Aun cuando, en primera instancia, el archivo no es un concepto que las personas
consideren indispensable para su desarrollo como ciudadanos, en la medida en que
se van integrando a la sociedad a la cual pertenecen, perciben su dependencia del
concepto de documento y archivo, debido a exigencias que experimentan a causa del
entorno social para, por ejemplo, reclamar un derecho o solicitar un bien o servicio.
Dicho
acto
de
libertad,
que
implica
apelar
a
un
agente
externo
a
sí
mismo,
a
su
vez está condicionado por su identidad como ciudadano, que solo podrá atribuirse
—a sí mismo y a los demás— a partir de un documento originario que reconozca
características identitarias y de pertenencia a un territorio y una cultura. En este punto,
la imagen de archivo irrumpe en la vida de cada individuo como fuente de derecho y
de historia personal, comprendiéndolo, de manera básica e inicial, como un
«
Lugar
donde se guardan archivos y otros documentos de forma ordenada» (RAE, 2023).
Sin embargo, cuando nos acercamos a la realidad de los archivos, nos percatamos de
que no basta disponer de un espacio con documentos si no sabemos nada de ellos;
Maria Eugenia del Carmen Viloria Orn
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es decir, si desconocemos quién, cuándo y por qué fue creada dicha documentación,
para qué se conserva y durante cuánto tiempo deberá serlo, así como si no contamos
con una forma de saber de qué trata cada uno de estos activos de información para, en
caso de necesitar uno entre muchos, poder buscarlo y encontrarlo de manera sencilla
y rápida.
Todas estas interrogantes son respondidas por la archivística mediante sus distintos
procesos
archivísticos,
cuyos
alcances
deberán
ser
identicados
y
registrados
de
manera sistemática para no perder de vista ningún factor importante que contribuya
a construir la historia que cada documento está llamado a narrar. De esta manera,
cada acto administrativo o de administración realizado deberá estar asentado en algún
instrumento de gestión archivística, a n de alcanzar el objeto último de cada archivo,
que consiste en la puesta a disposición de los objetos de información a los interesados;
es
decir,
el
servicio
archivístico
—por
supuesto,
considerando
las
excepciones
contempladas en la ley—, luego de recoger, identicar, clasicar y ordenar las piezas
documentales y, en esas condiciones, conservarlas (Heredia, 1991) durante el plazo de
retención denido en la valoración aplicada.
No obstante, es con la irrupción de las tecnologías de la información y la comunicación
en la gestión documental que se maniesta el problema que representa la ausencia de
la descripción archivística tradicional como proceso transversal a lo largo de todo el
ciclo vital de los documentos y, por lo tanto, fundamental para la planicación, diseño
y desarrollo de los sistemas de gestión documental, inicialmente propuesto por el
Modelo de Gestión Documental y luego por la Ley del Gobierno Digital. Asimismo,
sale
a
la
luz
la
precaria
situación
en
la
que
se
encuentra
el
Sistema
Nacional
de
Archivos para la adecuación de los diversos instrumentos archivísticos y de valoración
indispensables en la aplicación de los procesos técnicos archivísticos, algunos de ellos
identicados en las normas archivísticas nacionales o producidas al interior de las
entidades públicas.
Al
respecto,
el
punto
de
partida
de
dicha
dicultad
se
individualiza
en
el
trabajo
«La valoración documental: indispensable para el desarrollo de sistemas de gestión
documental en el marco del gobierno digital en el Perú. Caso: Lima» cuando arma
que:
Las entidades públicas que no cuenten con PCDA, o que aun cuando ya lo
posean no hayan considerado la Valoración documental para el
desarrollo
del sistema de gestión documental, no podrán garantizar la autenticidad,
abilidad, integridad, disponibilidad y usabilidad de los documentos
que se gestionen en dicho sistema, ni tampoco podrá alcanzar la
visualización
de
los
procesos
que
realice
la
Entidad
sin
la
previa
construcción de la Arquitectura Digital que corresponda al sistema de
gestión documental, sin la integración de la Valoración documental al
esquema de metadatos correspondiente
(Viloria, 2023, p. 26)
.
La descripción archivísca como proceso transversal en el ciclo vital de los documentos en el Perú
43
En
este
orden
de
ideas,
este
artículo
pretende
describir
de
manera
puntual
la
imperiosa
necesidad de comenzar un proceso de identicación de necesidades, inicialmente en virtud
de
lo
requerido
por
la
normativa
vigente,
basándose
en
los
instrumentos
de
descripción
tradicionales utilizados en la gestión de documentos en soporte papel, los cuales, en el ámbito
de las tecnologías de la información y la comunicación, deben ser asimilados y ampliados
en el contexto de los metadatos y, en consecuencia, comprender que no todos los metadatos
necesarios estarán exactamente delimitados por los datos descritos en los instrumentos de
descripción aprobados.
Para el desarrollo de este trabajo, abordado como estudio de caso país, se utilizó
el
método
cualitativo
basado
en
la
observación
y
la
investigación
documental,
sustentada en la selección de fuentes primarias, para lo cual se consultó, cotejó y
analizó una serie de dispositivos legales del Perú, de distinta jerarquía en la pirámide
de Kelsen, relacionados con la gestión administrativa que exige la rigurosidad en el
tratamiento de los documentos como evidencia, la gestión archivística emitida por el
Archivo General de la Nación y el gobierno digital, cuya responsabilidad recae sobre
la
Presidencia del Consejo de Ministros. Todo el corpus normativo analizado ha sido
emitido entre los años 2017 y 2024 y ha sido contrastado bajo el prisma de las normas
internacionales vinculadas a la gestión documental, emitidas entre los años 2000 y
2023 por la Organización Internacional de Normalización, cuya rigurosidad garantiza
la
calidad,
así
como
la
norma
de
descripción
archivística
primigenia
del
Consejo
Internacional de Archivos, la ISAD-G. Asimismo, para sustentar deniciones básicas,
se consultaron obras bibliográcas y artículos de investigación publicados entre los
años 1994 y 2023. A partir de la revisión documental de los distintos instrumentos
normativos que se abordan en este trabajo, se pone de maniesto la convergencia de
objetivos y nes para alcanzar una gestión documental que transparente la cosa púbica
y facilite la rendición de cuentas.
Descripción archivística para la caracterización de los documentos
Se entiende que, para atender la necesidad de registrar las características de cada
documento
que
permitan
diferenciarlos
de
forma
única
con
el
n
de
encontrarlos
rápidamente en caso de b
úsqueda
, la ciencia archivística cuenta con el proceso de
descripción
archivística
cuya
nalidad,
según
la
Norma
Internacional
General
de
Descripción Archivística
(ISAD-G),
del
Consejo
Internacional
de Archivos
(ICA,
2000), es «identicar y explicar el contexto y el contenido de los documentos de
archivo
con
el
n
de
hacerlos
accesibles»
(p.
12). Asimismo,
como
arma
Cruz
(1994, p. 255): «Es una tarea primordial del quehacer archivístico y una consecuencia
ineludible de la organización de los fondos, encaminada a poner los documentos en
servicio, es decir, hacer de ellos un útil disponible para la sociedad».
Por otra parte, el
Diccionario de términos archivísticos
dene al proceso de descripción
como la «Elaboración de una representación exacta de la unidad de descripción y, en
su caso, de las partes que la componen mediante la recopilación, análisis, organización
y registro de la información que sirve para identicar, gestionar,
localizar y explicar
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los documentos de archivo, así como el contexto y el sistema
que los ha producido»
(Arévalo, 2003, p. 89). Esta denición integra otros datos archivísticos de cada pieza
documental, distintos de los tradicionales campos descriptivos, entre ellos el campo
de contexto, el cual también está presente en la denición que la ISO 15489-1:2001,
que a su vez presenta al metadato como «datos que describen el contexto, el contenido
y la estructura de los documentos de archivo y su gestión a lo largo del tiempo» (núm.
3.12, p. 4), lo que abre un abanico de posibilidades de uso y gestión de los documentos
mediante la implementación de tecnologías de la información y la comunicación.
Como
consecuencia
de
esta
valiosa
incorporación
del
ámbito
concreto
llamado
contexto,
en el que el documento de archivo fue creado, recibido y utilizado debería
quedar patente en el mismo (incluido el proceso de negocio del que la
operación forma parte, la fecha y hora de realización y los participantes
en la misma).
(ISO 15489-1:2001, núm. 7.2.1, lit. b, p. 10)
en
la
gestión
documental,
entendemos
que
«La
descripción
archivística
puede
considerarse
como
una
continuación
de
la
gestión
de
metadatos»
(ISO
23081-
2:2009, p. 32), puesto que «Con el tiempo, surgirán nuevos regímenes de gestión de
documentos, y tienen que documentarse, representando así diferentes niveles de la
gestión de documentos» (ISO 23081-2:2009, p. 32), cuya incorporación práctica se
comprende con la publicación de la versión 1.0 de Records in Contexts Conceptual
Model (RiC-CM), en 2013.
El ciclo vital de los documentos
Con el objetivo de contextualizar cada transacción documental a lo largo del ciclo
de vida de los documentos, ya sea en el acervo existente en soporte papel como en el
producido y recibido en un contexto electrónico, en este artículo se proponen algunos
datos que pueden ser incorporados en los distintos esquemas de metadatos que, aun
cuando no están contemplados de manera explícita en los instrumentos descriptivos
tradicionales,
son
necesarios
para
brindar
no
solamente
la
información
solicitada,
sino también para responder a los requerimientos de control y auditoría cuando sea
necesario, así como para evaluar prospectivamente el camino a transitar para el logro
de metas
más complej
as, por ejemplo:
-
estimar
costos
de
producción,
mantenimiento
y
conservación
de
activos
de
información a mediano y largo plazo;
-
evaluar el rendimiento en la productividad de cada servidor vinculado a la gestión
administrativa
o
de
administración
en
cuanto
a
la
atención
de
solicitudes
de
información o de resolución de asuntos o trámites;
-
identicar las trabas u obstáculos materiales o de origen humano que puedan
presentarse para el desenvolvimiento expedito de trámites; y
La descripción archivísca como proceso transversal en el ciclo vital de los documentos en el Perú
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Ciertamente, estos cuatro objetivos no están directamente relacionados con la gestión
documental en ninguna norma, sino que se plantean desde la mirada archivística y
de la gestión pública para la reutilización de los datos
en función de la simplicación
administrativa, de manera más bien tangencial.
Sin embargo, siendo la gestión documental
transversal a la gestión administrativa
en todas las entidades públicas, ¿por qué no
utilizarla para evaluar la capacidad
de respuesta y la calidad de las organizaciones, de
manera transparente y, por lo tanto, sin sesgos personales, y además sin necesidad de
recurrir a una inversión extraordinaria más allá de la alimentación de los registros de
transacciones documentales realizadas para el cumplimiento de las funciones de cada
dependencia de la organización?
En este sentido, la inclusión de estos campos para el registro de las transacciones en
la gestión documental corresponde a la apertura de columnas en los instrumentos
de descripción para el acervo en soporte papel y a la incorporación de metadatos
en la base de datos relacional del
sistema electrónico existente. De hecho, estos campos
estarían incorporados
a través de un esquema de metadatos
ad hoc
para satisfacer los
requisitos que presentan los «procesos de Recepción, Emisión, Archivo y Despacho»
(Secretaría de Gobierno Digital, núm. 8.2.2, lit. f, 2017, p. 14) del Modelo de Gestión
Documental
(MGD),
así
como
a
los
registros
de
los
procesos
y
procedimientos
archivísticos de cada unidad de organización que no se describen de manera explícita
en los instrumentos de gestión archivística producidos hasta el momento en el Perú.
Campos mínimos para el primer proceso del Modelo de Gestión Documental:
Recepción
Hasta
inicios
de
2020,
no
todos
los
países
contaban
con
una
norma
nacional
que
estableciera una gestión documental en el marco del gobierno digital;
la emergencia
sanitaria
a
causa
del
COVID-19
fue
el
principal
impulso
para
que
los
estados
asumieran, aun de manera apresurada y, por lo tanto, desordenada, el desarrollo de
sistemas electrónicos para la recepción de documentos y, en consecuencia, para la
tramitación de los requerimientos o solicitudes de la ciudadanía.
En el Perú, como consecuencia de la urgencia que experimentaron las entidades públicas
para
cumplir
sus
funciones
en
el
marco
de
la
pandemia
y
debido
a
no
contar
en
ese
momento con sistemas de trámite documental idóneos, así como por la imposibilidad de
desarrollar sistemas de gestión documental en el marco del Gobierno Digital —ya sea
por desconocimiento de las tecnologías idóneas o de la materia archivística orientada a este
objetivo—, la Presidencia de la República aprueba la Ley N.
° 31465, Ley que modica
la Ley N
.
° 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General, a n de facilitar la
recepción documental digital
. En su numeral 123.2 precisa que:
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Las entidades, en tanto implementan la mesa de partes digital, conforme a
los alcances establecidos en la Ley 31170, facilitan el empleo de sistemas
de transmisión de datos a distancia para la recepción de documentos o
solicitudes y remisión de sus decisiones a los administrados.
(Congreso de
la República, 2022, p. 6)
En este contexto, las entidades públicas generaron correos electrónicos institucionales
para recibir las solicitudes de servicios presentadas por la ciudadanía, lo que produjo
grandes dicultades en el registro y atención oportuna de las solicitudes,
debido a que
cada correo electrónico debía
ser descargado por un servidor, descrito y enviado a la
dependencia responsable
del trámite solicitado. En efecto, entre los problemas más
evidentes se encontraron:
-
la tardanza en la derivación de las solicitudes presentadas por parte del servidor
encargado de la atención del correo institucional a la dependencia responsable
del trámite;
-
la derivación o traslado de las solicitudes recibidas a la dependencia incorrecta, lo
que implicaba su devolución al funcionario responsable del proceso, así como al
servidor encargado de la atención del correo institucional que incurrió en el error,
para su posterior reproceso de derivación, con la consecuente pérdida de tiempo;
-
la
derivación
incompleta
de
los
sustentos
de
las
solicitudes
recibidas
a
la
dependencia
responsable
del
trámite,
lo
que
implicaba
el
reproceso
de
la
derivación; y
-
la
falta
de
homologación
para
la
descripción
de
las
piezas
documentales
recibidas
debido
a
la
ausencia
de
un
criterio
establecido
previamente
por
la
ocina responsable de la gestión documental de la entidad, lo que diculta la
identicación de cada documento
.
Esta situación puso en evidencia la necesidad de establecer estructuras de descripción
para la recepción de los documentos que fueran de utilidad para toda la organización,
a n de facilitar la identicación unívoca de todos los activos de información desde
el inicio del trámite. Y, aun cuando la emergencia sanitaria que obligó a asumir esta
medida extrema de utilizar correos electrónicos ha nalizado, se ha comprendido que
es fundamental una descripción homologada, no solamente para la documentación que
ingresa por correo electrónico, sino también para las aún existentes mesas de partes
físicas, así como virtuales, que fueron desarrolladas y activadas durante y después de
la pandemia, en las que todavía no se implementan estrategias para la normalización
de la descripción de los documentos recibidos.
Ciertamente, existen datos de registro obligatorios para la recepción de documentos
que,
dependiendo
del
medio
—sea
físico
o
digital—,
pueden
ser
solicitados
a
la
persona que entrega o pueden ser extraídos de las bases de datos de las entidades, ya
sea porque quien consigna la información lo ha hecho con anterioridad o porque dicha
información se recupera desde un servicio de interoperabilidad que permite la consulta
a bases de datos de otras entidades. De esta manera, independientemente del medio
La descripción archivísca como proceso transversal en el ciclo vital de los documentos en el Perú
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de recepción de documentos externos, siempre apuntando hacia la digitalización de
los trámites administrativos, toda entidad necesitará, para realizar una tramitación sin
tropiezos, registrar los siguientes datos:
Fecha y hora de ingreso
A partir de la fecha en la que se registra el ingreso de un documento a una entidad,
sea en soporte papel o de manera electrónica, y mediante un operador o un sistema
electrónico, se realiza el cálculo del tiempo establecido en el dispositivo legal nacional,
sectorial o de la entidad para la nalización de cada trámite, considerando el silencio
administrativo establecido para cada uno de ellos, a n de atender el servicio solicitado
de
manera
oportuna. Asimismo,
estos
datos
permiten
evaluar,
conjuntamente
con
otros campos vinculados a la derivación de los documentos, los tiempos de respuesta
en cada una de las dependencias involucradas, en caso de que el servicio requiera la
gestión por procesos, con el objeto de identicar trabas en su tramitación.
Para esto último, es decir, para evaluar los tiempos de respuesta en cada subproceso
del trámite, los datos de fecha y hora se extenderán también al registro de tiempos
en la emisión del documento que atiende la solicitud puntual en cada dependencia,
así como a su emisión y derivación a la siguiente instancia y, de manera iterativa,
hasta la nalización del proceso, mediante el desarrollo de un adecuado esquema de
metadatos basado en la ISO 23081.
Procedencia del documento
Debido
a
la
popularizada
denición
dada
a
la
procedencia,
que
gira
en
torno
al
«Respeto de la jerarquía externa de los fondos, es decir, mantener y no mezclar los
documentos producidos por una institución u organismo con lo que proceden de otra
institución
o
de
otro
organismo,
aunque
los
tipos
documentales
sean
semejantes»
(Arévalo, 2003, p. 193), este principio archivístico se ha puesto cada vez más en
discusión. Sin embargo, es importante no perder de vista su función original, es decir,
la identicación del fondo y su relación con sus dependencias de menor jerarquía
dentro de la organización, en particular cuando se naliza cada expediente. Asimismo,
con el uso de la ISO 23081 en el entorno electrónico y la implementación del Índice
Digital, se garantiza la trazabilidad de manera automática, la cual, en el soporte papel,
solo se podía alcanzar a través de la exhaustiva aplicación de los procesos técnicos
archivísticos.
En este contexto, la relevancia de este principio se pone en evidencia cuando, para la
recepción de documentos, se requiere conocer si quien desea ingresar el documento
es persona natural o jurídica, su tipo y número de identicación —que, en el caso
de
persona
natural,
deberá
corresponder
al
código
único
de
identicación
(CUI)
descrito en el artículo 17 del Reglamento de Gobierno Digital —, así como su nombre
completo y medios de contacto como dirección, teléfono y correo electrónico.
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Un factor importante a considerar en el diseño y desarrollo del sistema de gestión
documental es la homologación de estos datos, que facilite la búsqueda y recuperación
de la información a través de la elección de la ISO y el correspondiente formato o
código a utilizar para la escritura de nombres de personas, países, fecha y hora, siglas,
abreviaturas y acrónimos.
De esta manera, para denir y declarar una única forma de registrar los nombres de
países, se recomienda que el Archivo General de la Nación, conjuntamente con la
Secretaría de Gobierno y Transformación Digital, elija una entre las varias opciones
que brinda la ISO 3166-1; asimismo, se debe elegir un formato de fecha y hora a
partir de la ISO 8601. De igual modo, en relación con el uso de siglas, abreviaturas
y
acrónimos,
esto
dependerá
del
área
de
especialidad,
cuyas
formas
podrán
ser
tomadas tanto de las normas ISO especícas como de otros dispositivos o manuales
emitidos por el gobierno nacional, sectorial o de la entidad, instituciones académicas,
asociaciones profesionales, diccionarios, comités de expertos, entre otros.
Respecto a la presentación de nombres propios, dependerá de la preferencia de la
entidad;
sin
embargo,
se
recomienda
utilizar
el
mismo
esquema
del
certicado
digital que se emplee para la rma digital, como se muestra en la Figura 1, cuya
homologación debe comprender el metadato agente, vinculado a los funcionarios,
servidores o trabajadores de la entidad, así como el de las cuentas de correo electrónico
institucionales. Esto con el n de garantizar la gobernanza desde la indización por este
dato y a través de la interoperabilidad con la Plataforma Nacional de Identicación y
Autenticación de la Identidad Digital.
Igualmente, se puede observar en la Figura 1 el sellado de tiempo con uno de los
formatos establecidos por la ISO 8601, el cual permite garantizar tanto la autenticidad
como la integridad documental, no solo de manera autónoma como documento en
su fase inicial, sino también de forma permanente dentro de un contexto de gestión
documental
electrónica,
gracias
al
esquema
de
metadatos
con
el
que
se
haya
desarrollado el sistema de gestión documental.
Datos del trámite administrativo
La recepción de un documento por parte de una entidad comporta el inicio de un
trámite,
independientemente
de
su
complejidad,
el
cual
deberá
estar
relacionado
indefectiblemente con las funciones que dicha entidad tiene y que se describen no
La descripción archivísca como proceso transversal en el ciclo vital de los documentos en el Perú
Figura 1
. Esquema para nombres de persona natural para la rma digital en el Perú.
Firma digital realizada con las herramientas REFIRMA y FIRMA PERÚ
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solamente en el correspondiente Reglamento o Manual de Organización de Funciones,
sino que también deberán estar incluidas en un portafolio de prestaciones al ciudadano
a disposición de sus usuarios.
Este
menú
de
prestaciones,
que
en
el
Perú
se
conoce
como
Trámite
Único
de
Procedimientos Administrativos (TUPA), detalla una serie de requisitos, generalmente
con sustento documental, que deberán agregarse al documento que encabeza el ingreso
a la entidad, cuyo asunto describe precisamente el trámite solicitado. En este sentido,
el asunto consignado en dicho documento será el descriptor que, unido a los datos de
fecha y hora de ingreso y de procedencia, aportará el carácter unívoco al documento
de ingreso de manera lógica y técnica, así como el código único del documento lo hará
de manera visual.
En
este
marco,
con
la
operatividad
de
las
funcionalidades
descritas,
cuando
nos
referimos a la gestión electrónica, se asume la existencia de un sistema de gestión
documental integral basado en tecnologías de la información y la comunicación, es
decir, la efectiva digitalización de procesos mediante un esquema de metadatos que
garantice la asignación automática de cada documento ingresado a la serie documental
correspondiente y su conservación a lo largo de todo el ciclo de vida de los documentos.
Caso contrario, estaríamos hablando de un limitado sistema de trámite documental
imposibilitado de garantizar las características de los documentos digitales de archivo,
a saber: autenticidad, abilidad, integridad, disponibilidad y usabilidad, tal como lo
precisa el artículo 49 del Reglamento de Gobierno Digital.
En el caso de que el documento a ingresar ya cuente con un expediente previamente
abierto, debe ser vinculado directamente a este, a n de responder a lo establecido en lo
literales b) y c) del artículo 42 del Reglamento de Gobierno Digital correspondiente al
Índice Digital; es decir, registrar la fecha de producción o de incorporación al sistema,
según sea el caso, y el orden del documento dentro del expediente, que corresponderá
al tradicional principio archivístico de orden original, ya que dicho índice deberá ser
generado y rmado digitalmente para la nalización del expediente.
Otro dato importante vinculado al trámite es la identicación de la dependencia a la que
el documento debe derivarse para el inicio o continuación del trámite; sin embargo, este
dato debe estar previamente vinculado al TUPA y a la serie documental correspondiente
en el esquema de metadatos mencionado con anterioridad. Esto signica que, en un
sistema de gestión documental eciente, esta operación es automática y transparente
para el usuario.
Otros datos relevantes
Entre
los
datos
fundamentales
para
la
recepción
documental
contemplados
por
la
archivística
a
n
de
garantizar
la
integridad
documental,
encontramos
la
foliación
que, como en el caso anterior, en un sistema de
gestión documental en un entorno
electrónico,
se extrae de los metadatos técnicos que cada documento posee de acuerdo
Maria Eugenia del Carmen Viloria Orn
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con
la aplicación que lo ha producido y que, en el caso de objetos de audio, video u otros
que no sean textuales, se asignará la cantidad de uno a cada objeto para evidenciar su
presencia en el expediente. En este caso, debido a que en un entorno digital no existen folios,
en el
ámbito
archivístico aún se discute si debería llamarse foliado o paginado. Porque
en la recepción documental la descripción debe identicar las características internas y
externas del documento, resulta tan necesario precisar, en caso de una recepción física, los
distintos formatos que se consignan, como conocer, en un entorno electrónico, qué tipos
de archivos se reciben, a n de prever aquellas aplicaciones y características del hardware
necesarias para que cada documento pueda ser legible, no solamente en el momento de la
recepción, sino también a lo largo de su ciclo de vida, siendo recomendable contar con esta
información en el índice digital de cada expediente.
Aun cuando en este acápite nos estamos reriendo exactamente a los datos necesarios
para
la
adecuada
recepción
documental,
en
la
modicación
del
numeral
47.6
presentada por el Decreto Supremo N.
° 075-2023-PCM al Decreto Supremo N
.
° 029-
2021-PCM, Reglamento de Gobierno Digital, encontramos que
:
Las plataformas de recepción documental, mesa de parte digital o similares
registran, como mínimo, los siguientes metadatos para la recepción: fecha
y hora, asunto, tipo y número de documento de identicación, domicilio,
dirección
de
correo
electrónico,
número
de
teléfono
celular,
entidad
destinataria y/o dependencia destinataria.
(Presidencia de la República,
2023, p. 5)
Desde
una
mirada
archivística
somera,
se
puede
advertir
que
los
metadatos
mencionados afectan la totalidad del trámite hasta su nalización, lo que pone en
evidencia la descripción como un proceso absolutamente transversal para la gestión
de cualquier entidad.
Evidencias de la recepción
Para la generación del cargo de recepción que el emisor del documento requiere a n
de asegurar la entrega conforme de su solicitud, el Decreto Supremo N.
° 075-2023-
PCM, decreto que modica el Decreto Supremo N
.
° 029-2021-PCM, Reglamento de
Gobierno Digital, el contenido modicatorio del numeral 47.5 precisa que
:
Las
entidades
de
la
Administración
Pública
envían
a
la
casilla
única
electrónica del ciudadano o persona en general, un cargo de recepción de
los escritos, solicitudes y documentos electrónicos presentados vía canal
digital, con su rma digital de agente automatizado y un sello de tiempo,
consignando como mínimo la fecha y hora de recepción y la cantidad de
folios del documento ingresado
(...) (Presidencia de la República, 2023, p.
5)
La descripción archivísca como proceso transversal en el ciclo vital de los documentos en el Perú
51
Esto garantiza no solamente que la persona que envía el documento tome conocimiento
de su recepción, sino también el inicio de los plazos para la tramitación de su solicitud,
en caso de conformidad, optimizando los tiempos de atención.
Campos mínimos para el segundo proceso del Modelo de Gestión Documental:
Emisión
La emisión corresponde a la producción de documentos al interior de las entidades
para generar un asunto nuevo o para dar continuidad, dentro del proceso natural de
la función, a una solicitud ingresada por la mesa de partes. Esto signica que, en
el primer caso, el documento producido deberá integrarse a una serie documental
previamente valorada e incorporada al sistema de trámite o de gestión documental
en el esquema de metadatos mencionado en el acápite anterior. En el segundo caso,
siendo respuesta a un expediente ya creado, deberá agregarse a este, por lo que hereda
automáticamente los atributos de la correspondiente serie documental a la cual se
acumuló en el momento de la recepción.
De igual modo, se reutilizan de manera automática los datos del agente productor
desde la cuenta de usuario del operador, tanto en la elaboración como en la rma
y
derivación del documento, así como las relaciones de jerarquía y restricción existentes
que
han
sido
incorporadas
al
sistema
de
gestión
documental
luego
del
análisis
contextual y funcional que previamente se debe realizar en la entidad para el desarrollo
del sistema. En este proceso se pone en evidencia que todo acto referido a cada trámite
no es planicado en ese momento, sino mucho antes de la puesta en marcha
del sistema
de gestión documental, es decir, en el proceso de diseño y desarrollo, cuyo eje es la
estructura de la organización y la interacción entre sus componentes, sin lo cual es
imposible garantizar, entre otras cosas, la protección de datos personales.
Campos mínimos para el tercer proceso del Modelo de Gestión Documental:
Archivo.
Aun cuando en el MGD se establece este proceso llamado Archivo, al momento de
su emisión se comprendió poco en qué consistía, pues, por desconocimiento, tanto
el
organismo
emisor
del
modelo
—que
no
necesariamente
tendría
que
entender
del
asunto
archivístico—
como
el
ente
rector
de
los
archivos
asumieron
que
se
refería a que, estando un documento en trámite dentro de un sistema electrónico,
este
se
encontraba
custodiado
en
un
archivo.
Sin
embargo,
esta
consideración
es
maniestamente deciente ante lo que representa realmente la gura del archivo. A
pesar de esta situación, las entidades, desde 2017 hasta la fecha, siguen realizando
mejoras
al
MGD
sin
tomar
en
consideración
el
Reglamento
de
Gobierno
Digital
publicado en 2021, donde se especica de manera clara y sencilla en qué consiste el
archivo, es decir, el repositorio archivístico digital institucional, destinado a que se
complete el ciclo de vida de los documentos en cada entidad, a n de garantizar las
características mencionadas con anterioridad.
Maria Eugenia del Carmen Viloria Orn
Revista del Archivo General de la Nación 2025; 40(2); 41-59
52
En
efecto,
tal
como
sucede
con
el
acervo
documental
generado,
tramitado
y
custodiado en soporte papel, en un entorno electrónico únicamente se puede alcanzar
la gobernanza de la información a lo largo del ciclo vital de los documentos si se
consideran los procesos y procedimientos archivísticos tradicionales, incorporando la
adecuación de estos a las tecnologías de la información y la comunicación.
Por
tal
razón,
el
artículo 42
del
Reglamento de
Gobierno
Digital dene
el
índice
digital como «el instrumento que contiene la relación y datos para la identicación de
los documentos electrónicos que integran el expediente, los cuales están ordenados en
forma cronológica, alfabética, numérica o mixta» (PCM, 2021, p. 17) y establece los
metadatos esenciales que deben conformarlo, para garantizar que los documentos se
conserven auténticos e íntegros bajo responsabilidad del encargado de la nalización
de cada expediente.
Para
ello,
según
el
artículo
mencionado,
los
metadatos
mínimos
exigidos
son:
a)
código único del documento, b) fecha de producción o fecha de incorporación, c)
orden del documento dentro del expediente, d) resumen hash del documento, y e)
foliado
(PCM,
2021,
p.
17).
De
este
modo,
con
el
literal
a)
se
puede
identicar
de manera unívoca el expediente al interior de la serie documental y, por lo tanto,
del acervo documental. Con los literales b) y c) se garantiza la conformación del
expediente como lo requiere el numeral 163.1 del Texto Único Ordenado de la Ley N.
º
27444, Ley del Procedimiento Administrativo General, cuando establece que «Los
expedientes son compaginados siguiendo el orden regular de los documentos que lo
integran» (LPAG, 2021
, p. 207). Asimismo, el literal e) responde a lo requerido en
la misma ley cuando, para garantizar la completitud de cada expediente, precisa que
«Todas las actuaciones deben foliarse, manteniéndose así durante su tramitación. Los
expedientes que se incorporan a otros no continúan su foliatura, dejándose constancia
de su agregación y su cantidad de fojas» (LPAG, núm. 163.2, 2021, p. 207).
En
este
punto,
es
importante
recordar
que
la
Ley
del
Procedimiento Administrativo
General,
que
«regula
los
procedimientos
de
naturaleza
administrativa
que
siguen
las
y
los
usuarios
ante
las
entidades
de
la
Administración
Pública.
Asimismo,
consagra y dene legalmente una serie de principios que sustentan el desarrollo de
los procedimientos administrativos» (LPAG, 2021, p. 5), ha sido el fundamento para
la creación del gobierno digital mediante la promulgación del Decreto Legislativo
N.
° 1412, Decreto Legislativo que aprueba la Ley de Gobierno Digital, y establece
disposiciones
sobre
las
condiciones,
requisitos
y
uso
de
las
tecnologías
y
medios
electrónicos en el procedimiento administrativo.
Finalmente,
el
literal
d),
que
corresponde
al
resumen
hash
del
documento,
es
el
resultado criptográco de la rma digital del que naliza el expediente y garantiza la
autenticidad, integridad y conclusión del trámite, bajo responsabilidad del rmante,
y
que,
luego
de ello, dará pie al inicio del período
de
retención en
el
archivo
de
gestión, es decir, en el sistema de trámite para que, posterior al vencimiento de dicho
La descripción archivísca como proceso transversal en el ciclo vital de los documentos en el Perú
53
plazo, pueda ser transferido —de manera lógica— al repositorio archivístico digital
institucional.
En efecto, conforme a la ciencia archivística, es a partir de la nalización de cada
expediente que se procede a aplicar el plazo de retención de las fracciones de cada
serie documental para su transferencia documental hacia el Archivo Central que, en
el caso de una gestión electrónica, es el repositorio archivístico digital institucional,
el
cual
debe
ser
«administrado
y
regulado
por
el
Archivo
Central
de
la
entidad
pública» (Reglamento de Gobierno Digital, PCM, 2021, art. 50.2, p. 18) y, por ello,
las
«entidades
de
la
Administración
Pública
implementan
de
manera
obligatoria
su
repositorio
archivístico
digital
institucional
para
administrar
los
documentos
archivísticos digitales, y garantizar su conservación y acceso durante su ciclo de vida»
(Reglamento de Gobierno Digital, PCM, 2021, art. 50.3, p. 18).
De esta manera, se pone en evidencia la necesidad y la exigencia de la norma de
homologar los procedimientos archivísticos tradicionales en el entorno electrónico
para permitir no solamente la adecuada preservación de los activos de información
de las entidades, sino también, por un lado, la protección de los datos personales
contenidos en dichos documentos y, por el otro, la accesibilidad de estos a mediano
y largo plazo, conforme se establezca en la entidad correspondiente en el esquema de
metadatos del sistema de gestión documental.
Campos mínimos para el cuarto proceso del Modelo de Gestión Documental:
Despacho
Este proceso se ha entendido en muchas ocasiones solo como la noticación nal
de un trámite al administrado; sin embargo, no es el único proceso de consignación
de
información con la consiguiente recepción de cargo necesario para la efectividad
de
un
acto
administrativo
o
de
administración,
por
cuanto
cada
transacción
entre
dependencias para la realización de un trámite debe constar en el sistema de gestión
documental.
En consecuencia, este proceso se encuentra presente a lo largo del ciclo de vida del
documento que se tramita, a través de una serie de pasos establecidos documentalmente,
desde su ingreso por la mesa de partes, y no solamente al nal del ciclo de vida de
los documentos. En efecto, es necesario considerar la conrmación de la recepción
de documentos ingresados por mesa de partes, así como la entrega de los documentos
emitidos o recibidos al interior de la entidad para la continuidad del trámite en otra
instancia
del
proceso,
al
igual
que
para
alcanzar
la
respuesta
nal
a
la
solicitud
recibida. Por tal razón, el despacho en la gestión documental requiere, como acto
inmediato del envío, la vericación de aceptación correcta por parte del receptor con
un cargo o constancia, ya sea en forma física, con un documento en soporte papel, o
con metadatos técnicos en un proceso automatizado.
Maria Eugenia del Carmen Viloria Orn
Revista del Archivo General de la Nación 2025; 40(2); 41-59
54
En este sentido, en primera instancia, es necesaria la generación de cargos o constancias
de recepción por parte de la entidad receptora cuando un solicitante envía documentos
a esta; y, posteriormente, también resulta necesaria la generación de dichos cargos
o
constancias
de
recepción
para
asegurar
la
derivación
íntegra
y
oportuna
de
los
documentos o expedientes entre dependencias de una misma entidad o entre distintas
organizaciones vinculadas a un trámite, así como para la recepción de la respuesta del
trámite por parte del usuario nal. De esta manera, para garantizar la nalización de
un procedimiento, sea administrativo o de administración, independientemente de su
complejidad y valoración documental, el último documento a agregar al expediente
antes
de
su
nalización
con
el
correspondiente
índice
digital
debe
ser
el
cargo
o
constancia de recepción por parte del destinatario nal del trámite.
Sin
embargo,
aun
cuando
es
necesario
considerar
los
datos
de
derivación
para
la
generación
de los cargos de recepción a lo largo del ciclo de vida de los documentos,
no se
reduce ni minimiza el valor trascendental del testimonio que representa la noticación,
denido por el manual de la Ley del Procedimiento Administrativo General como
«el
acto mediante el cual se pone en conocimiento del administrado el contenido
del acto
administrativo» (LPAG, 2021, p. 55), que cierra el ciclo del trámite bajo responsabilidad
de la entidad y con cuyo cargo se naliza el expediente administrativo.
Tan relevante es la noticación en el acto administrativo por «su directa vinculación
al derecho de defensa», ya que es «garantía del derecho al debido proceso» (LPAG,
2021, p. 55), que es a través de ella que «el actor podía tomar conocimiento exacto de
la motivación que tuvo la Administración Pública para emitir el acto administrativo,
y de este modo ejercer su derecho de defensa» (LPAG, 2021, p. 56). Para tal n, la
Ley del Procedimiento Administrativo General ha establecido tres modalidades para
su aplicación, la cuales deben estar incorporadas indistintamente al sistema de gestión
documental. Estas modalidades son la noticación personal,
la noticación por medios
alternativos y la noticación por publicación.
Así, esta misma norma precisa que las noticaciones personales se realizan con la
entrega,
mediante
servicios
de
mensajería,
a
una
dirección
física
del
documento
a
noticar.
Luego,
como
medio
alternativo
para
las
noticaciones,
se
considera
al
«telegrama, correo certicado, telefax; o cualquier otro medio que permita comprobar
fehacientemente
su
acuse
de
recibo
y
quien
lo
recibe»
(LPAG,
numeral
20.1.2,
2021, p. 100), agreg
á
ndose el empleo de rma y certicado digital para garantizar
su autenticidad y el momento de noticación efectiva en el caso de usar el correo
electrónico.
De igual modo, en esta segunda modalidad se contempla el uso de la casilla electrónica
implementada
por
cada
entidad
pública,
para
lo
cual
es
necesario
determinar
efectivamente el momento preciso de la noticación que, en este caso, se alcanza con
la constancia del ingreso de la noticación en el buzón electrónico de la contraparte,
previa autorización de la utilización de este medio por parte de esta última. Cabe
mencionar que el 21 de abril de 2021, en el artículo 3 de la Ley N.
° 31170, Ley que
La descripción archivísca como proceso transversal en el ciclo vital de los documentos en el Perú
55
dispone la implementación de mesas de partes digitales y noticaciones electrónicas,
el Congreso de la República precisa que «Las entidades de la administración pública
implementan, en un plazo no mayor de doce meses a partir de la promulgación de
la
presente
ley,
los
servicios
digitales
de
la
mesa
de
partes
digital
y
noticación
electrónica» (Congreso de la República, 2021
, p. 3) y, en el caso de que «las entidades
no
dispongan
de
una
mesa
de
partes
digital
o
similar
implementada
utilizan
la
Plataforma Integral de Soluciones Digitales del Estado Peruano Facilita Perú para
la implementación de la mesa de partes digital estándar» (Congreso de la República,
2021, p. 4).
Y nalmente, la tercera opción de noticación consiste en la «publicación en el Diario
Ocial o en uno de los diarios de mayor circulación en el territorio nacional» (LPAG,
numeral 20.1.3, 2021, p. 100). De esta manera, independientemente de la modalidad
que
se
utilice,
la
evidencia
del
acto
de
noticación
deberá
quedar
reejado
en
el
sistema de gestión documental.
No obstante el esfuerzo tanto del Ministerio de Justicia como del Congreso de la
República para garantizar el derecho a la defensa y al debido proceso a través del acto
de noticación, y, en particular, en la segunda modalidad, para lo cual las entidades
están utilizando las tecnologías de la información y la comunicación contempladas
en el Gobierno Digital, es válido preguntarse: ¿realmente está quedando evidencia de
estos actos de noticación en cada uno de los
expedientes administrativos en el sistema
de gestión documental?
Por
otra
parte,
el
capítulo
V
del
Reglamento
del
Gobierno
Digital
presenta
una
plataforma
articulada
denominada
Casilla
Única
Electrónica
para
garantizar
la
adecuada
noticación
electrónica
a
través
de
tres
herramientas
tecnológicas,
a saber: a) la casilla única electrónica, que «es el domicilio digital que sirve para
comunicaciones y/o noticaciones remitidas por las entidades de la Administración
pública
a
los
ciudadanos
y
personas
en
general»
(PCM,
art.
53.1,
2021,
p.
19);
b) la dirección electrónica, que «es única y permite identicar a una casilla única
electrónica.
Asimismo,
vincula
unívocamente
una
casilla
única
electrónica
con
un ciudadano o persona en general» (PCM, art. 54.1, 2021, p. 19); y, nalmente,
c)
el
buzón
de
comunicaciones,
«donde
se
depositan
las
noticaciones
de
actos
administrativos, así como actos de administración emitidos en el marco de cualquier
actuación administrativa, remitidas por las entidades de la Administración Pública a
los ciudadanos y personas en general» (PCM, art. 55.1, 2021, p. 19).
Queda claro, en virtud de los esfuerzos por garantizar la ejecución oportuna de las
noticaciones, que el producto de estas debe ser custodiado conforme a la regla del
expediente
único,
como
lo
precisa
el
numeral
161.1
de
la
Ley
del
Procedimiento
Administrativo General, y considerado para el cierre de cada expediente.
Maria Eugenia del Carmen Viloria Orn
Revista del Archivo General de la Nación 2025; 40(2); 41-59
56
Conclusiones
Como
se
ha
podido
evidenciar
en
este
artículo,
el
proceso
archivístico
denido
como descripción archivística es transversal a todo el ciclo vital de los documentos,
desde la recepción por mesa de partes o su producción al interior de la organización
hasta
su
disposición
nal,
por
cuanto
es
fundamental
la
incorporación
de
cada
uno
de
los
instrumentos
que
describen
la
actividad
archivística
y
su
ampliación
con
la
inclusión
de
los
datos
que
permitan
la
trazabilidad
de
cada
transacción
o
paso de los documentos para su acumulación en el sistema de gestión documental,
mediante un
esquema
de
metadatos que
responda
a
la
entidad
pública propietaria
del fondo documental, considerando la valoración de cada serie documental con su
correspondiente indización, los plazos de retención en los distintos niveles de archivo,
las tablas de control de acceso jerarquizado, temporal y permanente, y la identicación
de los requisitos funcionales sin ningún tipo de ambigüedad. Esto signica que la
consideración de los instrumentos de descripción archivística tradicional, sean estos
identicados por la normativa del Sistema Nacional de Archivos o producidos por las
entidades públicas de acuerdo con sus necesidades particulares, es apenas el punto de
partida para la generación de los esquemas de metadatos necesarios para la gestión en
el entorno digital, a lo que deberán agregarse los datos para el registro de auditorías
que garanticen la trazabilidad a lo largo del ciclo vital de los documentos.
Además, en el ámbito electrónico no es suciente contar con una estructura normativa
clara orientada hacia la utilización de tecnologías de la información y la comunicación
para
la
digitalización
de
procesos
de
la
gestión
pública
en
el
marco
del
gobierno
digital, si no se conoce a profundidad la función de los archivos en la gestión pública
ni se dispone, para avanzar con las herramientas que la tecnología impone, de una
transformación digital que considere fundamentalmente el cambio cultural en todas
las
instancias
de
gobierno
y
en
la
ciudadanía
«para
generar
efectos
económicos,
sociales y de valor para las personas» (Presidencia del Consejo de Ministros, núm.
3.2.26, 2023, p. 18).
Finalmente, se concluye que los campos identicados en los distintos instrumentos de
descripción archivística, descritos o no por el Sistema Nacional de Archivos, aunados
a los demás registros necesarios para la gestión de documentos a lo largo del ciclo
vital y a los metadatos que permiten registros de auditoría, son indispensables para
que los sistemas de gestión documental, independientemente del soporte en el cual
se encuentren los documentos, garanticen su función nal, es decir, la disposición y
el servicio transparente de la información a sus clientes. Esto será evidente a partir
de dos consideraciones fundamentales: 1) que el diseño de los sistemas de gestión en
el entorno digital se realice en el trabajo cotidiano en los repositorios de archivo con
los
instrumentos
de
descripción
archivística,
considerando,
además,
los
metadatos
técnicos propios que las tecnologías de la información y la comunicación brindan
para
reejar
las
transacciones
de
los
documentos;
y
2)
que
el
desarrollo
de
estos
sistemas se asuman no
únicamente
como proyecto de desarrollo de software, sino
como la construcción de una arquitectura digital, es decir, como una labor permanente
La descripción archivísca como proceso transversal en el ciclo vital de los documentos en el Perú
57
de adecuación a las novedades que la normativa constantemente impone y de mejora
continua planicada.
Este artículo no pretende acompañar los logros alcanzados en materia de descripción
archivística a lo largo de este siglo hasta la emisión del modelo Records in Contexts
(RiC-CM),
sino
únicamente
evidenciar
la
relevancia
de
este
proceso
archivístico,
independientemente del soporte en el cual se encuentran los documentos. De esta
manera, este trabajo abre la puerta a un futuro análisis de la evolución de los distintos
modelos internacionales de descripción archivística aplicados en el país.
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aprueba
la
Ley
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Gobierno
Digital,
y
establece
disposiciones
sobre
las
condiciones,
requisitos
y
uso
de
las
tecnologías
y
medios electrónicos en el procedimiento administrativo, aprobado mediante
Maria Eugenia del Carmen Viloria Orn
Revista del Archivo General de la Nación 2025; 40(2); 41-59
58
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