Revisiones  
Revista del Archivo General de la Nación 2025; 40(1); 117-123  
Archivística: cambios y permanencia1  
Antonia Heredia Herrera2  
Antonia Heredia nos dice: «Archivística: cambios y permanencia»3  
El 19 de agosto de 2024 coordiné con nuestra querida Antonia su conferencia para  
la Universidad Católica Sedes Sapientiae, dirigida a los estudiantes del programa de  
Archivística y Gestión Documental y a todos quienes quisieran acompañarnos. Luego  
de intercambiar algunas ideas, ella me envió un mensaje para indicarme el título de la  
conferencia: «Archivística: cambios y permanencia».  
Quedamos, finalmente, para el 19 de octubre a las 9:00 horas, previendo la diferencia  
horaria entre el Perú y España. Concretada la fecha, me pidió leer el texto en su  
nombre, indicándome que ella respondería las preguntas; así quedamos. El 17 de  
setiembre me comentó: «Sigo trabajando en la conferencia».  
El 26 de setiembre me envió el Protocolo y la nota de prensa sobre la donación de su  
archivo al Archivo General de Andalucía, a realizarse el 4 de octubre a las once horas.  
Le respondí inmediatamente. Fue el último mensaje que recibí de ella.  
Faltando unos días para la fecha de la conferencia, recibí la triste noticia: se encontraba  
mal de salud. Pensé inmediatamente en postergar la actividad, pero se me advirtió que  
faltaban pocas horas para que nos dejara, por lo cual no habría postergación posible.  
Una inmensa pena me invadió. Hoy, 19 de octubre de 2024, gracias a la generosa  
disposición de la familia y el apoyo de Alfonso Díaz, estamos aquí.  
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El presente texto corresponde a una conferencia preparada por la Dra. Antonia Heredia Herrera para su  
presentación en la Universidad Católica Sedes Sapientiae, y leída póstumamente.  
Archivera, investigadora y docente de archivística. Doctora en Historia de América por la Universidad  
de Sevilla (España).  
Citar como: Heredia Herrera, A. (2026). Archivística: cambios y permanencia. Revista del Archivo  
General de la Nación, 40(1), 117-123. DOI: 10.37840/ragn.v40i1.183  
Recibido: 18/12/2025. Aprobado: 09/04/2026. En línea: 12/06/2026.  
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Texto de presentación de la conferencia, redactada por Aída Luz Mendoza Navarro, coordinadora del  
Programa de Archivística y Gestión Documental, Universidad Católica Sedes Sapientiae, y ex jefa  
institucional del Archivo General de la Nación.  
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Antonia Heredia Herrera  
Mantuvimos comunicación constante por décadas, siempre comentando los temas  
y novedades archivísticas. Antonia Heredia Herrera, historiadora y archivera nacida  
en España, es Antonia de Iberoamérica por su trayectoria y por ser un referente en  
materia archivística para cientos de profesionales y estudiantes de esta área geográfica.  
Colaboró en numerosos grupos de trabajo y comisiones, siempre aportando desde la  
teoría y la práctica archivística y, sobre todo, enseñándonos a utilizar los conceptos  
y términos correctos de esta ciencia. Su aporte profesional es invaluable, por lo que  
obtuvo múltiples reconocimientos tanto en España como fuera de su país, habiendo  
recibido condecoraciones y premios en España y en América Latina.  
En la página web de ANABAD puede encontrarse una amplia biografía recogiendo los  
importantes cargos que desempeñó y las muchas distinciones recibidas. Sin duda, se  
trata de la archivera más querida, conocida y leída en esta parte del continente, por lo que  
la noticia de su fallecimiento nos conmovió a todos. Su amplia producción bibliográfica  
fue digitalizada y puesta al servicio por ANABAD, pasando su archivo personal a  
formar parte del Archivo General de Andalucía el 4 de octubre. Ambas entregas las hizo  
en vida, gracias a su inmensa generosidad para compartir sus valiosos trabajos.  
Mucho por destacar y merituar en una sola persona, siempre atenta a lo nuevo en  
archivística. Las tecnologías de la información y la documentación, la transformación  
digital, la gestión de datos, el dato y el documento de archivo y sus diferencias, y la  
inteligencia artificial no le fueron ajenos. Sobre esta última herramienta reflexionaba  
profundamente, al tiempo que me transmitía su preocupación. Le enviaba información  
sobre el tema que leía de inmediato y luego me comentaba. Ella estuvo siempre  
vigente y así permanecerá por siempre.  
Voy a dar lectura al texto que preparó para esta actividad, con la emoción de ser portadora  
de sus valiosas reflexiones archivísticas, y con la tristeza de no tenerla entre nosotros  
para responder las preguntas que harían los participantes, como habíamos acordado.  
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El análisis de los respectivos contextos y sus relaciones nos facilita el conocimiento  
más profundo de las cosas. No suele existir un solo contexto para una entidad: como  
mínimo, hay un contexto propio y directo, y otro más amplio y envolvente que, por  
social, le afecta y donde suelen situarse los cambios. La autonomía queda así tocada,  
y la corresponsabilidad va reclamando espacio.  
Actualmente, ese segundo contexto está afectado por la pérdida de la confianza, tan  
necesaria, y también por la alteración del vocabulario expresivo de la identidad. La  
tergiversación de las palabras —y, con ellas, los conceptos esenciales que afectan a la  
verdad y, por tanto, a la confianza— se produce impunemente y pervierte su sentido.  
Una manifestación de esta realidad puede ser la afirmación de que la mentira no es  
mentira, sino solo un cambio de opinión, dejando en mal lugar a la verdad. El cambio  
por el cambio, que no la evolución, va ganando terreno con la disrupción, priorizando  
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lo nuevo, el invento, y arrinconando y olvidando todo lo anterior, aunque a veces lo  
anterior sea el punto de partida de la transformación de lo nuevo, como veremos.  
La confusión, la desconfianza y la falta de credibilidad, instaladas en ese contexto  
social superior, también trascienden a los contextos científicos. En nuestro caso,  
puede ser, entre otros, el concepto de transparencia, que, en la práctica, no va más allá  
de lo translúcido, dando así sentido a la atribución de «mentirosos» a los archivos,  
denunciada por Derrida. Pero no engañan los archivos ni los archiveros; en todo caso,  
lo hacen algunos productores y algunos historiadores, porque la archivística no es  
investigación, sino instrumento para la investigación.  
De aquí que la archivística esté afectada y requiera reflexión ante la reutilización de  
sus principios, de los procesos archivísticos y de su vocabulario, estimados nuevos  
por diferentes ¿Hasta dónde mucho de lo que se dice nuevo, por distinto, lo es, cuando  
ya estaba aprobado, consensuado y satisfactoriamente aplicado? El vocabulario y la  
revisión de conceptos se imponen para no perder identidad ante la multiplicación de  
diplomaturas que, como nuevas disciplinas, van apareciendo.  
El cambio no podemos detenerlo, pero sí controlarlo, al no favorecer el olvido de  
todo aquello que ha logrado la permanencia. Ni negar el cambio ni apuntarse a él  
sin reservas. El cambio puede ser evolución y actualización, o disrupción, y cada  
alternativa tiene sus ventajas e inconvenientes. La lentitud y la solidez afectan a la  
primera manifestación; la rapidez y la inmediatez, a la segunda. En definitiva, la  
opción al cambio no puede excluir lo permanente.  
De aquí, insisto, que pueda sorprender el anuncio de capacitaciones para diplomaturas  
diferentes (Archivística, Gestión de Documentos, Administración de Archivos),  
cuando la segunda y la tercera son aplicación de la primera. ¿Quiénes son los  
profesionales reconocidos para cada una de las tres?  
Llevamos tiempo tratando de imponer la gestión de documentos a la archivística, cuando la  
primera —acabamos de decirlo— no es sino aplicación de la segunda, y ahora, para mayor  
confusión, la gestión del dato y de la información se confunde con la gestión de documentos.  
Desde un punto de vista personal, que no general, entiendo que hoy pueden reconocerse  
dos gestiones de documentos en dos espacios diferentes: una, atribuida al periodo  
de producción, sostenida en los procedimientos administrativos, con los gestores  
administrativos —conocedores del Derecho administrativo — como responsables;  
y otra, la gestión de documentos archivística, testimoniada a partir de los procesos  
archivísticos reconocidos, desde la transferencia hasta la difusión y el uso, con los  
archiveros como responsables. El conjunto de ambas, o gestión documental, requiere  
corresponsabilidad —no siempre aplicada—, pero así debiera hacerse a la hora de la  
elaboración del cuadro de clasificación y de la valoración, y también en la preparación  
de los nuevos instrumentos, como son el catálogo de procedimientos y el listado de  
series documentales. En líneas generales, esto se mantiene.  
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Ocurre, sin embargo, al menos en mi país, que la gestión de documentos de archivo,  
ahora electrónicos, ha alcanzado la categoría de «política de gestión de documentos  
electrónicos», para cuya aplicación se reconocen todos los procesos archivísticos.  
Esta situación está multiplicando las normas de uso, tanto de procedimientos como de  
procesos archivísticos, dificultando una aplicación general normalizada. Cada entidad  
está elaborando su propia guía de gestión de documentos electrónicos.  
Y, hablando de procedimientos y procesos, son dos términos y conceptos que merecen  
una breve reflexión, porque no faltan identificaciones equívocas. El procedimiento  
—que me corrija la doctora Aida Mendoza, de no serlo— es una sucesión de trámites  
administrativos requeridos, por regulados, para la aplicación de una actividad  
reconocida dentro de la gestión administrativa, cuyo resultado es normalmente el  
expediente, cuya agregación facilita la serie documental. El proceso, por su parte,  
es una sucesión de tareas físicas o tecnológicas que hacen posible la gestión de  
documentos archivística, cuyo objetivo es el conocimiento y uso de los documentos.  
Durante un tiempo, estas tareas las hemos considerado funciones archivísticas,  
abarcando desde la identificación hasta la difusión y el uso. Entendidos ambos  
como sucesión —procedimiento y proceso archivístico—, les conviene el concepto  
genérico de proceso, pero no pueden identificarse, porque son totalmente diferentes.  
La transgresión actual se manifiesta cuando el procedimiento se identifica con la serie,  
ya que, en realidad, esta es el resultado, y solo existe relación, no identificación.  
El Tribunal Superior de Justicia de Cataluña ha dispuesto, por sentencia de 31-5-  
2024, que el procedimiento administrativo soportado en papel ha dejado de existir,  
pero entiendo que deja de practicarse, no de existir. Es lógico que haya dejado de  
formalizarse de una manera si el documento electrónico sustituye al analógico. Se  
suprime una práctica que ha dejado de serlo, pero no se borra su existencia, que  
habrán de conocer los archiveros. El olvido es fácil y cómodo, la reflexión no tanto.  
El procedimiento se puede datificar identificando todos los trámites con datos y  
suprimiendo la narrativa que nos llevaba al contenido, y de aquí obtener una gestión  
de datos fiables, por su carácter archivístico.  
En cuanto al dato y la información, no son unos desconocidos para los archiveros;  
siempre han formado parte de nuestro vocabulario al reconocerlos como integrantes  
del documento de archivo y, precisamente por dicha integración, tanto uno como la  
otra adquieren la evidencia que no tienen otros datos ni otras informaciones. De aquí  
que sea importante la acotación conceptual del documento, del documento de archivo  
—analógico o electrónico—, del dato y de la información.  
No todos los archiveros han mantenido el apelativo de archivo para el documento,  
por estimarlo innecesario; sin embargo, hoy es conveniente, sin dejar de reconocer las  
dificultades actuales para acotarlo. Pensemos en instituciones reconocidas como los  
archivos musicales: ¿a todas les conviene la atribución de archivo? ¿quizá la de museo  
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sea más acertada para alguna? Dicha acotación trasciende al concepto de archivo como  
institución, por cuanto no puede estimarse tal sin que la mayor parte de su contenido  
sean documentos de archivo. Sin embargo, las instituciones con denominaciones  
de archivo, no siempre afortunadas, se multiplican: archivo líquido, archivo trans,  
archivo único —que clausura los sistemas de archivo de las instituciones—, archivo  
social (¿qué archivo no lo es?). Es posible que la actual ventaja de contar con espacio  
suficiente esté favoreciendo la creación —que no la formación por exigencia— de  
esos nuevos archivos. Por otra parte, la información facilitada por los ciudadanos  
para las denominadas nuevas memorias es de agradecer, pero el reconocimiento de la  
evidencia puede ser discutible.  
Quizá hemos dado una atribución abusiva de memoria al archivo, porque la memoria  
no es una, sino múltiple, y estas distintas memorias que reconocemos y que hoy  
prosperan también necesitan conservación y difusión para ser útiles, pero a partir de  
una metodología especial y un control archivístico, que no deben ser identificados  
como lo mismo.  
No faltan otros conceptos que necesitan reafirmación porque, aunque afianzados,  
ahora están en la cuerda floja, como es el caso de fondo y colección. La colección,  
estimada ajena a la teoría archivística, había alcanzado una apreciación secundaria  
en nuestra disciplina, distinguiéndose del fondo. Porque fondo y colección, siendo  
agrupaciones documentales, sin identificarse, quedaban perfectamente acotadas  
por sus datos: si el fondo tenía productor y estaba integrado prioritariamente por  
documentos de archivo, la colección tenía coleccionista y, en sus documentos —la  
mayoría de creación— prevalecía la imagen. Si para la denominación se recurría al  
productor en el caso del fondo, la colección recurría al coleccionista o al contenido  
general de la misma. Ni un archivo como conjunto de documentos de una institución,  
persona o familia, ni un archivo como institución pueden reconocerse como  
colección. Cuestión diferente es precisar en el cuadro de clasificación del archivo  
las colecciones adquiridas junto a los fondos documentales transferidos. El ingreso,  
como vemos, suele ser diferente. La distinción, perfectamente asumida, vuelve a  
cuestionarse cuando los fondos se denominan colecciones, ahora que se está dando  
importancia al ingreso de fondos personales.  
Antes de terminar, quiero dedicar espacio a un término archivístico reconocido, claro y  
útil. Me refiero a la serie, que puede sufrir una importante transformación al estimarla  
objeto de la gobernanza de la información. Ocurre que la serie es resultado de un  
procedimiento que genera una sucesión de documentos, mientras que la información  
no se identifica con estos.  
Jordi Serra, en un denso trabajo difundido ampliamente, utiliza la serie, haciéndola  
objeto de la gobernanza de la información. La serie se reconoce a partir de un proceso  
que genera evidencias, no documentos; de aquí la estimación de la serie como sucesión  
de evidencias, y la evidencia no es ni un objeto ni una forma, sino una cualidad de los  
documentos de archivo.  
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Laseriearchivísticamantienerelaciónconunaactividadconcreta,conelprocedimiento  
que facilita su aplicación y con el tipo documental resultante. ¿Hasta dónde estas  
relaciones reconocidas se mantienen en la gobernanza de la información? La serie se  
transforma al dejar de ser una sucesión de tipos documentales similares.  
Se dice que el nombre de la serie ha de ponerlo el responsable de la gestión documental.  
¿Quién? El gestor administrativo o el archivístico, de acuerdo con una u otra gestión  
de documentos. Entiendo que es la actividad la que determina la denominación; de  
aquí que pensemos en el gestor administrativo, con la colaboración del archivero, que  
puede aportar importantes precisiones. Como consecuencia, las actividades de cada  
función deberán quedar reconocidas en el cuadro de clasificación de cada fondo; los  
procedimientos, en el catálogo de procedimientos; y el nombre de las series, en el  
listado preparado al efecto.  
No todo resulta tan claro y fácil; de aquí, una breve observación. El concepto de  
serie lo hemos extendido al conjunto continuado de documentos que no manifiestan  
repetitividad, al ofrecer la actividad actos o transacciones diferentes. Está ocurriendo  
en el caso de fondos personales en los que las series no siempre pueden reconocerse a  
partir de tipos documentales repetidos.  
La importancia de la serie estaba reconocida a la hora de casi todos los procesos  
archivísticos, con prioridad en la valoración, porque se valoran series y no documentos  
o unidades documentales.  
Es este uno de los casos que puede entenderse como reutilización de la archivística en  
los nuevos contextos de la gestión de la información.  
Los cambios de los que os he hablado, que no son ni mucho menos todos, afectan a la  
aplicación de la archivística a partir de una teoría evolucionada, actualizada sin perder  
identidad, y son compatibles con las aportaciones de la tecnología, que habremos de  
consensuar con sus profesionales.  
He querido ser breve para dedicar tiempo a la discusión y al debate, porque es  
posible que no todos estéis de acuerdo con mis planteamientos, y siempre es buena la  
participación para la aclaración.  
Entiendo que habrá que cuestionar muchos conceptos y precisar terminología; así, en  
el caso concreto de hoy, para:  
Gestión de documentos  
Procedimiento administrativo y proceso archivístico  
Documento de archivo  
Archivo  
Fondo y colección  
Serie  
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Más de uno creerá tenerlo claro, pero será importante una revisión a la hora de los cambios.  
Y para concluir, una pregunta: cuando hoy hablamos de «archivística abierta»  
como manifestación de la innovación, ¿vale todo? Entiendo que no, si no queremos  
perder identidad.  
Hace unos días, una noticia me ha parecido importante: desde la ALA se está  
promoviendo un programa académico que pretende equilibrar innovaciones digitales  
con los fundamentos de la archivística, conciliando los cambios actuales con la  
permanencia de conceptos archivísticos. Tengamos claro que la innovación en los  
archivos necesita, previamente, reconocer y asumir conceptos y términos archivísticos  
universalmente asentados.  
Gracias.  
Sevilla, 22 septiembre de 2024  
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