Artculos Originales  
Revista del Archivo General de la Nación 2024; 39(2); 49-74  
Tipos documentales y el procedimiento  
administrativo general para la gestión documental  
en el gobierno digital  
María Eugenia del Carmen Viloria Ortín1  
Resumen  
Tan incorrecto es nombrar «archivo» a un cúmulo de documentos no organizados ni  
descritos que imposibilita la identificación, recuperación y consulta de la información  
contenida en ellos de manera expedita, a pesar de encontrarse en ambientes físicamente  
adecuados, como llamar «sistema de gestión documental» a un espacio digital donde, aun  
cuando esté desarrollado con la última tecnología, se acumulen activos de información  
sin la debida parametrización, consecuencia de obviar la aplicación de los procesos  
y procedimientos archivísticos adecuados a los medios tecnológicos correspondientes.  
Sin contar con un esquema de metadatos que represente la valoración documental, que  
a su vez garantice la autenticidad, integridad, fiabilidad, disponibilidad y usabilidad  
de los documentos, como lo establece el Reglamento de Gobierno Digital y lo exigen  
los principios del procedimiento administrativo general, es imposible asegurar no  
solamente la seguridad de la información a largo plazo, sino también la gobernanza,  
la transparencia y la rendición de cuentas, así como la confidencialidad orientada a la  
protección de datos personales y de la seguridad nacional.  
Incorporar la ciencia archivística para la adecuada gestión documental que asegure el acceso  
a la información a largo plazo implica equivaler cada proceso y procedimiento archivístico  
tradicional al entorno electrónico, partiendo de la pieza documental simple, es decir, el  
tipo documental, el cual tiene su función particular de conformar los expedientes durante  
el trámite de cada procedimiento administrativo, que deberán ser custodiados conforme a  
los plazos de retención previamente establecidos, como evidencia de derechos ciudadanos.  
1
Magíster en Gestión Documental y Administración de Archivos por la Universidad de La Salle (Bogotá,  
Colombia). ORCID: https://orcid.org/0000-0002-4138-638X. Correo electrónico: mevo66@gmail.com  
Citar como: Viloria, María (2025). Tipos documentales y el procedimiento administrativo general para  
la gestión documental en el gobierno digital. Revista del Archivo General de la Nación, 39 (2), 49-74.  
DOI: https://doi.org/10.37840/ragn.v39i2.173  
Recibido: 30/03/2025. Aprobado: 08/04/2025. En línea: 27/07/2025.  
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Revista del Archivo General de la Nación 2024; 39(2); 49-74  
María Eugenia del Carmen Viloria Ortn  
Palabras claves: Tipo documental, procedimiento administrativo general, gestión  
documental, gobierno digital.  
Document types and the general administrative procedure for  
document management in digital government  
Abstract  
It is just as incorrect to call an unorganized and undescribed collection of documents  
an Archive, making it impossible to quickly identify, retrieve, and consult the  
information contained therein, despite being in appropriate physical environments. It  
is also incorrect to call a digital space a document management system where, even  
when developed with the latest technology, information assets accumulate without  
proper parameterization because of ignoring the application of archival processes and  
procedures appropriate to the corresponding technological means.  
Without a metadata framework that represents Document Valuation, which in turn  
guarantees the authenticity, integrity, reliability, availability, and usability of documents,  
as established by the Digital Government Regulations and required by the principles  
of general administrative procedures, it is impossible to ensure not only the long-term  
security of information but also governance, transparency, and accountability, as well as  
confidentiality aimed at protecting personal data and national security.  
Incorporating archival science for proper document management that ensures long-  
term access to information involves equating each traditional archival process and  
procedure to the electronic environment, starting with the simple documentary piece,  
that is, the documentary type, which has its specific function of forming the files during  
the processing of each administrative procedure. These files must be safeguarded  
according to previously established retention periods as evidence of citizen rights.  
Keywords: Document typology, general administrative procedure, document  
management, digital government  
Introducción  
Incertidumbre. Es lo que puede generar el título de este artículo, debido a las múltiples  
y, quizás, confusas definiciones que presenta. Sin embargo, a lo largo de las siguientes  
páginas iremos tejiendo un discurso articulado que permita identificar, a través del  
abordaje secuencial de estos términos, la relevancia de cada uno de los documentos  
que acompañan la vida del ciudadano, en particular, los generados por las entidades  
públicas para cumplir la función para la cual fueron creadas: servir.  
Para alcanzar este objetivo, es indispensable, ante todo, comprender que el lugar  
-conceptual y físico- privilegiado para la custodia de estos testimonios llamados  
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documentos es el archivo. Para tal fin, el «Diccionario de terminología archivística»  
presentado por el Ministerio de Cultura de España lo define como un «Conjunto orgánico  
de documentos producidos y/o recibidos en el ejercicio de sus funciones por las personas  
físicas o jurídicas, públicas y privadas» en un «local donde se conservan y consultan los  
conjuntos orgánicos de documentos» por ser una «institución cultural donde se reúnen,  
se conservan, se ordenan y se difunden los conjuntos orgánicos de documentos para la  
gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura» (1995).  
Por su parte, en el glosario que presenta en su sitio el Archivo General de la Nación de  
Colombia, se define archivo, en su primera acepción, como:  
Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material,  
acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada  
en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir  
como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los  
ciudadanos, o como fuentes de la historia (AGN, s/f).  
Esta circunstancia abre un abanico de términos que establecen algunas condiciones  
fundamentales para la gestión adecuada de los documentos, independientemente del  
soporte en el cual se encuentren, como la consecución de las acciones que conforman  
los expedientes a lo largo de cada trámite, así como la valorización del principio  
archivístico de orden original.  
De hecho, ambas definiciones, al vincular la producción de documentos en el ejercicio de  
una función preestablecida por la organización productora, puntualizan -también, sin ser  
de manera tácita- el concepto archivístico de documento de archivo, precisado en la ISO  
15489-1 como «Información creada o recibida, conservada como información y prueba  
por una organización o un individuo en el desarrollo de sus actividades o en virtud de sus  
obligaciones legales» (1991, p. 4). De esta manera, se comprende que el acervo documental  
resultado del cumplimiento de las funciones de cada organismo debe ser organizado,  
custodiado durante el tiempo que sea necesario y servido para dar respuesta a la ciudadanía.  
Sin embargo, para que el archivo pueda cumplir con su razón de ser, es imprescindible  
que la organización de los documentos responda a lo establecido por la ciencia  
archivística en cuanto a las relaciones de responsabilidad involucradas en cada uno de  
los procesos de la organización, que van conformando de manera natural las estructuras  
archivísticas y jerárquicas conocidas como fondo, sección, serie, expediente y tipos  
documentales, que describen no solamente los alcances y competencias de cada ente  
productor, sino también el nivel de completitud de cada trámite, a fin de garantizar  
la fiabilidad del resultado de este a partir de la consecución de las características  
correspondientes de integridad y autenticidad documental.  
Es así como, para lograr el objetivo último de la gestión de documentos, a saber, la  
confianza en cada acto realizado por las organizaciones, es fundamental acompañar  
con la mirada archivística la conformación de los expedientes que lo testimonian,  
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comenzando por la unidad mínima de este proceso: el documento de archivo, es decir,  
la pieza documental simple (Figura 1).  
Figura 1. Estructura archivística  
La pieza documental simple como constructor del trámite  
En virtud de la responsabilidad que se asume o que se le encomienda, cada organización  
recibe o produce documentos. Cada uno de estos, de manera independiente, es una  
pieza documental simple que responde a una tarea específica, a la cual se le acumularán,  
de manera consecutiva y en ese mismo orden, otras piezas documentales simples en la  
medida que se vaya completando cada trámite. De esta manera, se va conformando un  
expediente, tal como lo explica el numeral 163.1 del artículo 161 correspondiente a la  
presentación externa de expedientes del Texto Único Ordenado de la Ley N.° 27444,  
Ley del Procedimiento Administrativo General: «Los expedientes son compaginados  
siguiendo el orden regular de los documentos que lo integran (...)» (2021, p. 207),  
dejando asentado que la suma de documentos al trámite es lo que conforma el  
expediente, debiendo realizarse de manera ordenada: «Todas las actuaciones deben  
foliarse, manteniéndose así durante su tramitación» (núm. 163.2, 2021, p. 207), es  
decir, siguiendo el principio archivístico de orden original mencionado anteriormente.  
Referenciar la Ley del Procedimiento Administrativo General respecto a conceptos  
fundamentales de laArchivística evidencia que esta es una ciencia cuya función primordial  
es brindar métodos, procesos y procedimientos que garanticen la transparencia de todo  
quehacer humano que deba ser documentado y, en el ámbito público, a los procedimientos  
administrativos. Por tal motivo, no solamente coinciden, sino que se complementan.  
De hecho, en caso de que no existiesen normas archivísticas, cada nación podría  
comprender y realizar gestión archivística básica a partir de la comprensión correcta  
de los dispositivos legales que cada una tenga para administrar los procedimientos en  
sus entidades públicas y, de manera indirecta, en las instituciones privadas, ya que  
ambas están vinculadas, indefectiblemente.  
De esta manera, ya sea que se inicie desde una solicitud externa a la organización  
por parte de un ciudadano -o cliente en el caso de una organización privada-, o si, en  
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cumplimiento de una función, el trámite se inicie de oficio dentro de esta, el punto de  
partida será un primer y único documento que podrá, o no, estar acompañado de otros  
documentos adjuntos que complementen o esclarezcan la información de la pieza inicial  
y original solicitante. Luego de ello, a lo largo de la resolución del asunto solicitado, se  
irán sumando otras piezas documentales simples, dándole forma al expediente.  
Al respecto, en el artículo 161 de la ley mencionada, que corresponde a la regla del  
expediente único, se define claramente este concepto, pues: «Solo puede organizarse un  
expediente para la solución de un mismo caso, para mantener reunidas todas las actuaciones  
para resolver» (núm. 161.1, 2021, p. 207), descartando la posibilidad de separar las piezas  
documentales simples que atiendan un solo asunto. Es decir, prohíbe el desmembramiento  
de los trámites por ningún concepto, sea este por procedencia, formato, tamaño o por tipo  
documental. Y reitera que «Cuando se trate de solicitud referida a una sola pretensión, se  
tramitará un único expediente (...)» (núm. 161.2, 2021, p. 207).  
Asimismo, el mismo numeral profundiza en otro aspecto fundamentalmente  
archivístico cuando continúa precisando que, al proceder conforme los flujos de  
proceso establecidos para cada asunto,  
(...) se tramitará un único expediente e intervendrá y resolverá una autoridad,  
que recabará de los órganos o demás autoridades los informes, autorizaciones  
y acuerdos que sean necesarios, sin perjuicio del derecho de los administrados  
a instar por sí mismos los trámites pertinentes y a aportar los documentos  
pertinentes (núm. 161.2, 2021, p. 207).  
Se asignará la responsabilidad de la conformación íntegra del expediente, con la totalidad  
de los actuados, a la dependencia que reciba la solicitud o genere, de oficio, el inicio del  
trámite, debido a las funciones asignadas previamente (Figura 2). En consecuencia, esta  
será la encargada del ordenamiento, custodia, servicio y gestión, aplicando los procesos  
y procedimientos archivísticos correspondientes hasta su transferencia al siguiente nivel  
de archivo, conforme a lo que establezcan las normas internas de la organización.  
Figura 2. Flujo documental conforme a los procesos de la organización  
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De esta manera, desde su inicio y a lo largo de todo el trámite, el expediente  
estará conformado por documentos visualmente representativos, llamados tipos  
documentales, que permiten identificar rápidamente su función a lo largo del proceso  
hasta su finalización, lo que significa que cada unidad documental simple será un tipo  
documental, con una utilidad particular de acuerdo con la dependencia que lo produzca.  
El tipo documental como rostro de cada función en el expediente  
En las organizaciones bien estructuradas, cada función está descrita en algún  
dispositivo de gestión, sea este un reglamento o un manual, y a partir de este se  
elaboran los procedimientos para alcanzar los objetivos que han justificado su  
constitución. De hecho, cada tarea del procedimiento tendrá una justificación y, por  
supuesto, un documento, una pieza documental simple que se incorpora al expediente  
correspondiente para dar fe de su realización dentro del trámite.  
Esta pieza documental simple se trata siempre de un tipo documental preciso que por sí  
solo describe su función general y, en unión a su procedencia, se identifica de manera  
inequívoca (Figura 3). En ese sentido, podremos advertir de manera inmediata, sin  
necesidad de leerlo, que un documento llamado oficio servirá a la organización para  
comunicar algo fuera de esta o que es la autoridad quien desea dar indicaciones a un  
subalterno cuando emite un documento tipo memorando. Y así sucede con la totalidad  
de los documentos de archivo producidos: todos son un tipo documental con una  
función concreta, por lo que deberían estar normados por un dispositivo legal.  
Figura 3. Datos para la identificación inequívoca de los documentos  
Esta mirada también la encontramos en la obra de García, M. quien afirma que:  
Lo fundamental de un tipo documental es su finalidad, su objeto, y esa finalidad,  
que no varía, se articula y se fundamenta en sus características intelectuales que  
quedan recogidas en su contenido informativo y que generalmente responden a las  
preguntas para qué, por quién, para quién, cómo, dónde y cuándo (2015, p. 87).  
de tal manera que, al vincular cada tipo documental a  
Un productor y a una función concreta, y repetirse en el tiempo, formaría la serie,  
susceptible de ser identificada, clasificada, valorada y descrita; en consecuencia,  
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tiene una estructura lógica y física determinada (…) pero solo puede constituir  
una serie si va unido a un órgano (…) o a una función (…); (2007, p. 8).  
por cuanto  
...la tipología está íntimamente vinculada a la serie, forma su esencia, y, por lo  
tanto, debe incluirse en su definición. Un tipo documental concreto redactado por  
un órgano en el ejercicio de una función específica, que se repita en el tiempo,  
forma la serie (2007, p. 8).  
De esta manera, evaluando un expediente, podemos comprender las interrelaciones  
entreautoridades, dependencias, rolesyresponsabilidades, yentenderlastransacciones  
para alcanzar el resultado final representado en un documento, cuyo tipo documental  
se titula tal como la serie documental que alberga el expediente. De hecho, cada serie  
documental estará conformada por expedientes similares debido a la cantidad, orden  
y procedencia de los distintos tipos documentales, aunque con asuntos distintos, tal  
como lo propone el artículo 162 de la ley citada: «Los documentos, actas, formularios  
y expedientes administrativos se uniforman en su presentación para que cada especie  
o tipo de estos reúna características iguales» (2021, p. 207).  
Cada tipo documental no solo cuenta con una representación visual, sino que debe estar  
debidamente identificado dentro de la nomenclatura del documento, indicando en este  
orden: el tipo, la numeración correlativa anual correspondiente del tipo documental,  
el año de emisión, el nombre de la organización y cada una de las subdependencias,  
respetando el orden jerárquico, hasta el correspondiente al emisor del documento.  
Pero, el tipo documental no solo se asigna a documentos de archivo recibidos o  
producidos en el momento dentro de la organización, sino que también debe describir  
los formularios que se requieran para simplificar el recabado de la información  
pertinente a cada trámite. Estos formularios podrán ser impresos en papel para su  
distribución a los interesados, o incluso aquellos elaborados dentro de los sistemas  
de gestión por medios electrónicos, debiendo contar, al menos, con la nomenclatura  
descrita. Es fundamental tener en cuenta que la nomenclatura en formularios no es  
facultativa, sino obligatoria por una razón muy sencilla: equivalencia entre los dos  
soportes, es decir, la necesidad de contar con descriptores en los documentos en  
soporte papel y con atributos en el entorno electrónico que permitan la ubicación y  
recuperación de la información.  
En consecuencia, se entiende la importancia que impregna la Directiva N.° 012-2019-  
AGN/DDPA, Norma para Ia Valoración Documental en Ia Entidad Pública, cuando  
entre los datos requeridos en la ficha técnica de series documentales (FTSD) están los  
«tipos documentales que la integran» (Anexo 1, 2019). De hecho, es a través del cotejo  
previo a la finalización de cada trámite, de la presencia de los tipos documentales con  
el campo descrito en la ficha técnica de series documentales, que se puede asegurar la  
integridad de los expedientes en soporte papel.  
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De igual modo, en los sistemas de gestión documental desarrollados conforme lo  
dicta el Decreto Supremo N.° 029-2021-PCM, Reglamento de Gobierno Digital, la  
identificación del tipo documental de cada objeto textual de información es fundamental  
para garantizar la integridad de cada expediente a través de la verificación automática  
del proceso propio del trámite con los atributos presentes en el índice digital del sistema.  
Conrelaciónalaimportanciadelostiposdocumentalesenentornoselectrónicos,esdestacable  
que, a pesar de no ser especialistas en materia archivística, la Secretaría de Gobierno Digital  
de la Presidencia del Consejo de Ministros comprendió bien los elementos fundamentales  
para la gestión documental, cuando en el numeral 49.3 del artículo 49, correspondiente  
al documento archivístico digital en el Reglamento de Gobierno Digital precisan que «El  
documento archivístico digital tiene como mínimo los siguientes metadatos: código único  
del documento, nombre del documento, tipo y serie documental, fecha y hora, volumen  
(tamaño y formato) y nombre del productor» (AGN, 2021, p. 18).  
Pero la relevancia del tipo documental en entornos electrónicos no queda allí.  
Existe un espacio no considerado aún por la legislación peruana para garantizar no  
solamente la integridad de los expedientes, sino también la depuración de estos en el  
procedimiento de eliminación, que aún es materia de análisis y descubrimiento por  
parte de los especialistas e investigadores, puesto que, como lo precisa Arad (1982),  
citado por Cruz, la Archivística es una «ciencia en formación» (2011, p. 16).  
Este lugar privilegiado en la gestión de documentos en un entorno electrónico, no solo para  
garantizar la integridad documental, sino también otras características con las que debe  
contar el documento de archivo -como veremos más adelante-, es el índice digital, que  
ha sido incorporado por el Reglamento de Gobierno Digital a los requisitos funcionales  
de los sistemas de gestión documental. Dicho reglamento define al índice digital como  
«El instrumento que contiene la relación y datos para la identificación de los documentos  
electrónicos que integran el expediente, los cuales están ordenados en forma cronológica,  
alfabética, numérica o mixta» (Presidencia del Consejo de Ministros [PCM], art. 42, p. 17).  
Por su parte, debido a la experiencia que posee en la construcción del gobierno  
electrónico, el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones,  
conjuntamente con el Archivo General de la Nación de Colombia, profundiza en la  
definición del índice digital, llamado índice electrónico, cuando afirma que es  
un objeto digital donde se establecen e identifican los documentos electrónicos  
que componen el expediente, ordenados de manera cronológica y según la  
disposición de los documentos, así como otros datos, con el fin de preservar la  
integridad y permitir la recuperación del mismo (MINTIC, 2012, p. 6).  
En efecto, esta definición incorpora a la integridad como uno de los dos motivos  
prioritarios que hacen imperativa la implementación del índice digital en los sistemas  
de gestión documental, por ser la única herramienta confiable para garantizar esta  
característica indispensable para la fiabilidad de los trámites administrativos; siendo  
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Tipos documentales y el procedimiento administrativo general para la gestión documental en el gobierno digital  
el segundo motivo la posibilidad de recuperar y servir la información en el momento  
que se solicite. Esto último se logra a través de la definición adecuada de los atributos  
por utilizar, que no se abordan en este artículo.  
De hecho, que cada tipo documental cuente con los datos para la identificación e  
individualización de cada documento que conforma el expediente, siendo registrado  
y documentado en el índice digital, permite no solamente evidenciar la intervención  
oportunadelosagentesresponsablesdecadatransacción,sinotambiénelcumplimiento  
del procedimiento completo sin retrasos ni intervenciones ajenas al trámite, gracias a  
la nomenclatura en la que está presente la numeración correlativa verificable con la  
ficha técnica de series documentales, incorporada al sistema de gestión documental.  
Pero el índice digital no se vale del tipo documental únicamente para garantizar la  
integridad documental, sino que también puede, de acuerdo con las habilidades y la  
visión de los gestores documentales que diseñan estos sistemas, poner a disposición  
de la automatización los metadatos necesarios para, al menos: 1. garantizar la  
permanencia de la autenticidad de los documentos, puesto que esta debe permanecer a  
lo largo de su ciclo de vida y no solamente en el momento de la firma del documento; 2.  
identificar aquellos documentos de apoyo que deberán ser depurados antes de que cada  
expediente sea transferido para su conservación permanente; 3. asegurar la usabilidad  
de la totalidad de los objetos de información presentes en cada expediente a lo largo  
del ciclo de vida, independientemente del formato en el que hayan sido producidos;  
y 4. identificar el volumen de interacción interna y externa para la consecución de  
los trámites propios de la organización, a fin de proyectar medidas de simplificación  
administrativa y de mejora continua en los procesos y procedimientos.  
Tipos documentales e integridad documental  
La integridad es una condición obligatoria en los documentos de archivo para la  
gestión documental, y es una de las características de las piezas de información que,  
aun cuando se menciona más en entornos electrónicos, debe estar presente en toda  
gestión documental, independientemente del soporte en el cual se encuentren.  
Por otra parte, en su glosario, el Archivo General de la Nación de Colombia se apoya  
en la definición de integridad que brinda la guía N.° 1 del Ministerio de Tecnologías de  
la Información y las Comunicaciones, que la vincula principalmente a los documentos  
electrónicos cuando afirma que la integridad «Hace referencia al carácter completo e  
inalterado del documento electrónico», y amplía el rango de protección no solamente  
respecto a las piezas documentales y de información, sino también de los datos de  
contexto, al establecer que la integridad es una «Característica técnica de seguridad de  
la información con la cual se salvaguarda la exactitud y totalidad de la información»,  
además de «Los métodos de procesamiento asociados a la misma» (AGN, 2021, p.  
12). Estos últimos con el objeto de que «Cualquier modificación que se realice debe  
dejar constancia para hacerle su seguimiento» (AGN, 2021, p. 12).  
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En este punto, es importante identificar una variación significativa entre Colombia y  
Perú en cuanto a los lineamientos para la gestión de los documentos, donde el primero  
precisa la necesidad de «Limitar las adiciones o anotaciones posteriores a su creación»  
(MINTIC, 2012, p. 8), contando con que «Las políticas y los procedimientos de gestión  
de documentos deben decir qué posibles anotaciones o adiciones se pueden realizar  
sobre el mismo después de su creación y en qué circunstancias se pueden realizar»  
(AGN, 2021, p. 12). Esto se debe a que en Colombia está permitida la inclusión de  
datos en los documentos; en cambio, en el Perú, el numeral 164.1 del artículo 164,  
correspondiente a la intangibilidad del expediente, del Texto Único Ordenado de la Ley  
N.° 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General, no lo considera permitido  
como procedimiento regular, sino en caso de real necesidad, cuando señala que  
Elcontenidodelexpedienteesintangible,nopudiendointroducirseenmendaduras,  
alteraciones, entrelineados ni agregados en los documentos, una vez que hayan  
sido firmados por la autoridad competente. De ser necesarias, deberá dejarse  
constancia expresa y detallada de las modificaciones introducidas (2021, p. 207).  
De todos modos, sea que esté permitido o no la inclusión de información posterior a  
la producción de los activos de información, esta condición deberá ser contemplada  
por los gestores documentales en articulación con los tecnólogos de la información  
durante la definición del esquema de metadatos y de los requisitos funcionales para el  
desarrollo de los sistemas de gestión documental.  
En todo caso, tanto en Colombia como en Perú, «Es necesario que un documento  
esté protegido contra modificaciones no autorizadas» (AGN, 2021, p. 12), lo que  
exige que el sistema de gestión documental incorpore, desde su diseño, la totalidad  
de las condiciones de seguridad que brinda la valoración documental, que en el Perú  
responde al campo de accesibilidad presente en la ficha técnica de series documentales  
(FTSD) y, en Colombia, compete a las tablas de control de acceso.  
Tipos documentales y autenticidad de los documentos  
Independientemente del tipo documental, como requisito fundamental para garantizar  
la fiabilidad de los trámites administrativos, es indispensable que los documentos sean  
tanto íntegros como auténticos; este último definido por el Archivo General de la  
Nación del Perú en la Directiva N.° 001-2023-AGN/DDPA, Norma de administración  
de archivos en las entidades públicas:  
Cualidad o característica atribuida a un documento archivístico cuando puede  
probar lo que afirma ser, que ha sido creado o enviado por la persona de la cual  
se afirma que lo ha creado o enviado y en el momento en que se afirma, sin que  
haya sufrido ningún tipo de adición, supresión, modificación, uso u ocultación no  
autorizada (AGN, 2023a, p. 1).  
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Tipos documentales y el procedimiento administrativo general para la gestión documental en el gobierno digital  
Se podría afirmar que el tipo documental no necesariamente afecta la autenticidad  
de los documentos en el caso del uso de la firma digital; sin embargo, esto no es  
en absoluto cierto, debido a la asignación del nivel de firma digital de acuerdo con  
la valoración de cada tipo documental dentro del expediente. En tal sentido, este  
debe establecer el nivel de firma conforme lo requiera cada serie documental, a fin  
de garantizar su validez, independientemente del tiempo de conservación requerido  
por la función y del sistema de gestión documental en el cual se gestione, administre,  
conserve y se sirva la documentación hasta su disposición final.  
Como resultado de esta posibilidad, un memorando incorporado a un expediente cuya serie  
documental le corresponde un período total de retención de cinco años podría contar con  
una firma digital de nivel básico (B) o, en el mejor de los casos, disponer de firma de nivel  
T, que incluye sello de tiempo, al contrario de un informe sustentatorio de una resolución  
ministerial, que deberá contar con una firma de nivel LTV, es decir, «Con disponibilidad e  
integridad de datos de validación en el largo plazo» (PCM, 2024, p. 8), y de esta manera,  
dependiendo de la valoración asignada, permita lo que la norma de administración de  
archivosindicaenelnumeral6.3:«Paraverificarlaautenticidaddedocumentoselectrónicos,  
las entidades públicas hacen uso de sellos de tiempo, certificados digitales, firmas digitales  
o electrónicas y otras de acuerdo a la normativa vigente» (AGN, 2023a, p. 3).  
Al finalizar este acápite, es importante recordar que la fiabilidad de los documentos no  
es una característica que se alcanza de una vez por todas y, por lo tanto, pueda darse  
por descontado al disponer de un sistema informático para la gestión documental, ya  
que este debe construirse con los protocolos de seguridad que respondan a los distintos  
instrumentos archivísticos necesarios para el desarrollo de sistemas electrónicos, a fin de  
conservar día a día la autenticidad de cada documento de archivo, así como la integridad  
de cada expediente, esté en trámite o finalizado con el correspondiente índice digital.  
Tipos documentales para la depuración de expedientes, y el índice digital  
Porque la gestión documental, independientemente del soporte sobre el cual se realice,  
se basa en la ciencia archivística, al final del ciclo de vida de los documentos, la  
disposición final en ambos soportes será la misma, a saber, conservación permanente  
o eliminación. Para ambos casos, no solo es recomendable, sino necesario, realizar  
una adecuada microvaloración, cuyo resultado es la selección de algunos documentos.  
Al respecto, pueden presentarse dos situaciones:  
•
Al vencimiento del plazo total de retención de series documentales de valor  
temporal: la selección de documentos para la conservación permanente por  
motivos culturales e históricos;  
•
Al vencimiento de los plazos de retención de series documentales de valor permanente,  
previa transferencia al archivo histórico: la selección de documentos irrelevantes que  
se encuentren en el expediente, debido a errores en la organización documental.  
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María Eugenia del Carmen Viloria Ortn  
Para identificar aquellos documentos susceptibles de ser verificados para una posible  
microvaloración, el índice digital es absolutamente necesario en el caso de que se  
haya incorporado en sus metadatos las condiciones de autenticidad, formato y origen,  
permitiendo identificar, entre los documentos no estructurados, aquellos que cuentan  
con firma válida en sus distintos niveles, de los únicamente escaneados que fueron  
incorporados al expediente como material de consulta, o aquellos que se quedaron  
como proyecto, es decir, sin valor legal, y que, para la conservación permanente,  
además de implicar un costo innecesario, podrían conducir a incertidumbre por su  
presencia entre documentos de valor.  
Es importante, para asimilar esta sección, tener claro que la aplicación de la gestión  
documental exige el conocimiento archivístico que reduzca la duda, llevando a la  
certeza del valor de cada documento, a fin de no caer en la lamentable práctica del  
«por si acaso», que, buscando la prevención del extravío de documentos, incrementa los  
costos de gestión en términos de tiempo de procesamiento, de hora-hombre y de dinero.  
Antes de continuar, es imperativo aclarar que el índice digital es la herramienta que  
permite el cierre de los expedientes a su finalización y desde el cual comienzan a correr los  
plazos de retención en el sistema de trámite para su transferencia al repositorio archivístico  
digital, como lo explica el numeral 50.4 del Reglamento de Gobierno Digital:  
En caso las unidades de organización tengan a su cargo un sistema de información  
o servicio digital, estas son responsables de la custodia y acceso al documento  
archivístico digital contenido en dicho sistema hasta su transferencia al repositorio  
archivístico digital institucional de la entidad. Los precitados sistemas de información  
se integran con el repositorio archivístico digital institucional» (PCM, 2021, 18).  
De esta manera, el índice digital se consolida como la herramienta que permite el paso  
de la documentación del nivel de archivo correspondiente al trámite al vencimiento  
del plazo de retención descrito para el archivo de gestión de cada dependencia, al  
siguiente nivel, en este caso el archivo central, respondiendo de manera electrónica  
al procedimiento archivístico de transferencia documental que se realiza en soporte  
papel. De hecho, la función es equivalente, ya que, como lo indica el numeral 50.2 del  
mismo reglamento, «El repositorio archivístico digital institucional es administrado y  
regulado por el Archivo Central de la entidad pública» (PCM, 2021, 18).  
Respecto a cuáles metadatos deben considerarse para el diseño del índice digital que  
responda a esta funcionalidad, el Reglamento de Gobierno Digital no los especifica,  
pero establece en el artículo 42 la necesidad de que describan «El contexto, el contenido  
y la estructura del expediente electrónico y su gestión a lo largo del tiempo» (PCM,  
2021, 17), entre los que deben comprenderse, de manera relacional, los metadatos  
mínimos de los documentos electrónicos, a saber: «a) Código único del documento;  
b) Fecha de producción o fecha de incorporación; c) Orden del documento dentro del  
expediente; d) Resumen hash del documento; e) Foliado» (PCM, 2021, 17).  
60  
Tipos documentales y el procedimiento administrativo general para la gestión documental en el gobierno digital  
De hecho, todas las funcionalidades mencionadas en esta sección dependen  
directamente de la relación entre estos metadatos para, al menos:  
1. Identificar de manera inequívoca cada documento, no solamente dentro del  
expediente, sino también dentro del sistema de gestión documental y entre todos  
los sistemas conformantes de la plataforma nacional;  
2. Reconocer los tipos documentales para alcanzar las bondades descritas en los  
acápites anteriores;  
3. Asegurar el cumplimiento de los procedimientos dentro de los plazos establecidos  
por la organización, a través de la verificación del principio de orden original,  
así como evidenciar aquellos que han sido realizados de manera irregular y por  
agentes no autorizados;  
4. Asegurar la integridad de los expedientes con el cotejo del foliado de cada  
documento con el indicado en el expediente final;  
5. Permitir la trazabilidad de los documentos, comparando los tiempos de atención  
de cada una de las dependencias involucradas en el trámite;  
6. Advertir con antelación la necesidad de migración para evitar la imposibilidad  
de lectura de activos de información por obsolescencia y por el vencimiento de  
licencias de uso;  
7. Analizar prospectivamente los requerimientos de consumo y transacciones para la  
proyección de futuras inversiones.  
No siendo exhaustiva, esta lista pretende mostrar cuánta información útil es reutilizable a  
partir de metadatos que, fundamentalmente, pueden ser extraídos de manera automática  
de los sistemas de gestión documental, por lo que no representa carga laboral para las  
personas y, en consecuencia, un ahorro significativo para la organización.  
Identificación de los tipos documentales y la usabilidad de los documentos  
Porque los tipos documentales son piezas documentales simples que conforman los  
expedientes, cuya función inicial es atender y resolver asuntos para luego servir de  
evidencia de los derechos ciudadanos otorgados por las distintas entidades públicas,  
no pueden escapar de la obligatoriedad de ser consultados totalmente, es decir,  
que permanezcan usables durante el tiempo que se haya establecido a través de la  
valoración documental.  
Aun cuando en el Perú, desde la aprobación del reglamento de Gobierno Digital,  
el término «usabilidad» ha comenzado a formar parte de nuestro argot profesional,  
no sucede lo mismo en la mayoría de las naciones con gobierno digital o gobierno  
electrónico.  
61  
Revista del Archivo General de la Nación 2024; 39(2); 49-74  
María Eugenia del Carmen Viloria Ortn  
Es importante advertir que, a pesar de que la usabilidad es fundamental para la  
gestión documental, de hecho, siempre está vinculada al acceso y la recuperación de  
la información a largo plazo y, en consecuencia, a la preservación digital a través de  
la conversión de formatos y la migración de soportes, no se dispone de una definición  
específica más allá de las que podemos identificar dentro de otras, como es el caso  
del término accesibilidad, descrito como «La disponibilidad y usabilidad de la  
información, en el sentido de la capacidad o facilidad futura de la información de poder  
ser reproducida y, por tanto, usada» (Interpares, 2010, p. 3), donde se conjuga con la  
disponibilidad para dar a entender la capacidad de reproducción y la consecuente  
consulta de información durante el tiempo que sea necesario.  
Sin embargo, podemos encontrar el sentido de la usabilidad en otras definiciones,  
como en el caso colombiano, donde se incorpora tácitamente en la definición de  
disponibilidad, en la que se precisa que todo documento «Se puede localizar, recuperar,  
presentar, interpretar y leer» (MINTIC, 2012, p. 7). También se revela la relevancia  
de la usabilidad en los múltiples documentos de gestión y en normas internacionales  
en materia archivística, al leer la palabra uso, siempre vinculada al contexto de la  
preservación digital de activos de información.  
De esta manera, en consonancia con la concepción que tienen muchas naciones  
comprometidas con el gobierno digital o gobierno electrónico, la usabilidad es una  
característica fundamental para la gestión documental en un entorno electrónico. Y  
el Perú no es la excepción. En efecto, el numeral 49.2 del artículo 49 del Reglamento  
de Gobierno Digital, correspondiente al documento archivístico digital, puntualiza  
que «Las características de un documento archivístico digital son: a) Autenticidad; b)  
Fiabilidad; c) Integridad; d) Disponibilidad; e) Usabilidad» (2021, p. 18).  
Sin embargo, es importante recordar que esta preocupación no se origina a partir de  
la incorporación de tecnologías de información para la gestión de documentos, sino  
que nace en la archivística tradicional y su tratamiento en soporte papel, puesto que la  
función principal del proceso de conservación ha sido siempre mantener la legibilidad  
de los documentos de archivo, es decir, evitar el deterioro que impida la consulta de la  
información soportada. Tal es la importancia de esta característica, que dio origen a la  
restauración en caso de daño evidente a los activos de información en soporte físico.  
En un contexto electrónico en el Perú, la necesidad de usabilidad de los documentos  
es evidente en la Directiva N.° 001-2023-AGN/DDPA, norma de administración de  
archivos en las entidades públicas, cuando el literal c del numeral 8.6.6 señala que el  
proceso archivístico de conservación debe asegurar «Los caracteres y componentes de  
los documentos archivísticos en los diferentes soportes, manteniendo su autenticidad,  
integridad, fiabilidad, disponibilidad y usabilidad a lo largo del ciclo vital» (2023a, p.  
21), vinculando esto de manera directa al almacenamiento, incorporado en esta norma  
como un proceso de gestión documental, puesto que «Se ejecuta conforme a los  
instrumentos que se relacionan con el proceso de conservación» (lit. b, núm. 8.8.11,  
2023a, 24), y cuya definición es presentada en el literal a del numeral 8.8.11 como un  
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Tipos documentales y el procedimiento administrativo general para la gestión documental en el gobierno digital  
Conjuntodeoperacionesqueorientanlaubicacióndelosdocumentosarchivísticos  
digitales y/o la información de estos en formatos y repositorios que garanticen  
su autenticidad, integridad, accesibilidad, usabilidad, fiabilidad y conservación  
durante su ciclo vital, sea en formato analógico o digital (2023a, p. 23).  
No obstante, la usabilidad no queda circunscrita únicamente a los procesos de  
conservación y al almacenamiento, pues estos no podrían ser ejecutados sin contar  
con los metadatos y atributos requeridos para la recuperación de la información, que  
son dados por el proceso archivístico de descripción documental, ya que este es el que  
«Permite identificar, analizar y determinar las características internas y externas de  
los documentos archivísticos, para su identificación, localización y contextualización  
de la información; con el propósito de garantizar la accesibilidad, recuperación,  
comprensión, control y usabilidad de su contenido» (lit. b, núm. 8.6.4, 2023a, 20).  
Pero es importante tener claro que la usabilidad, propiamente vista en el marco de la gestión  
en entornos electrónicos, requiere la extracción automática y reutilización de metadatos  
que brindan el contexto para su monitoreo, a fin de prever extravíos de la información.  
En este sentido, se debe entender la usabilidad como una característica excepcional que  
permite evaluar escenarios para la gestión de riesgos, entre los que encontramos:  
•
La previsión de obsolescencia tecnológica, a través de la verificación del formato  
de cada tipo documental presente en el sistema de gestión documental, que tenga  
fecha de salida del mercado;  
•
Identificación de formatos de fuente propietaria que encarecen los servicios que las  
organizacionesprestanalosciudadanos,cuyaalternativaesladifusiónenlosdispositivos  
legales que rigen los trámites administrativos de aquellos formatos abiertos que las  
entidades puedan procesar. Esto es importante hacerlo previo al establecimiento de los  
procedimientos administrativos que, en el caso de Perú, corresponden principalmente  
al TUPA (Texto Único de Procedimientos Administrativos);  
•
•
Excesivo costo de almacenamiento que puede reducirse con la optimización del  
tamaño de los archivos, precisando las condiciones de formato de cada documento,  
ya sea a través de la difusión en los dispositivos legales que rigen los trámites  
administrativos, así como por el método de compresión o reducción de tamaño que  
permita la serie documental a la cual pertenece el archivo;  
Dificultad de accesibilidad por latencia en el acceso a los archivos debido al peso  
de los documentos. Esta dificultad puede ser reducida a través del establecimiento  
de formatos, tamaño, resolución y condiciones para la carga de archivos, y la  
conversión para el uso de estos.  
No siendo exhaustiva esta lista de escenarios, pone en evidencia la relevancia de la  
usabilidad de los documentos de archivo que, dependiendo de la función que cumpla  
cada tipo documental, podrá aplicarse la estrategia correcta para la minimización de  
los riesgos.  
63  
Revista del Archivo General de la Nación 2024; 39(2); 49-74  
María Eugenia del Carmen Viloria Ortn  
Garantía para una custodia correcta de los documentos  
Con relación al punto anterior, se entiende que para garantizar la usabilidad es  
imprescindible que dichos documentos estén debidamente custodiados conforme a la  
valoración correspondiente y, en consecuencia, es necesario considerar el documento  
como un recurso, que, en caso de no poder ser leído -por ejemplo, un documento de un  
procedimiento administrativo relevante-, implicaría una pérdida, muy probablemente  
financiera, para la organización.  
En este contexto, se comprende la relación entre usabilidad, es decir, la recuperación y  
legibilidad de los activos de información, y la seguridad informática, cuando se define  
a esta última como  
el proceso de establecer y observar un conjunto de estrategias, políticas,  
técnicas, reglas, guías, prácticas y procedimientos tendientes a prevenir, proteger  
y resguardar de daño, alteración o sustracción a los recursos informáticos de  
una organización y que administren el riesgo al garantizar en la mayor medida  
posible el correcto funcionamiento ininterrumpido de esos recursos (InterPARES,  
2010, p. 46).  
Esta definición pone en evidencia que las medidas que se apliquen para garantizar la  
seguridad informática deben responder de manera directa, entre otras cosas, a garantizar  
la usabilidad de cada documento de archivo, independientemente del formato.  
Sin embargo, el aspecto más resaltante para reducir los riesgos contra la usabilidad,  
entendida como «La permanencia o accesibilidad de la información o los documentos  
electrónicos de archivo durante el tiempo que se considere necesario» (AGN  
Colombia, 2021, p. 15), está vinculado directamente con la preservación digital que,  
orientada al largo plazo, requiere la aplicación del proceso de valoración documental  
conjuntamente con una debida evaluación, a fin de atacar algunos riesgos.  
Entre estos riesgos pueden identificarse, tanto la «Multiplicidad de los formatos digitales  
usados para la creación y reproducción de los documentos electrónicos de archivo  
almacenados» (AGN Colombia, 2021, p. 33), es decir, de tipos documentales que no han  
sido debidamente proyectados, elaborados ni formalizados mediante dispositivo legal de  
la organización, dejando al libre albedrío su conformación, modificación y aplicación, y  
por lo tanto sin estructura semántica para su identificación ni la homologación necesaria  
para garantizar el debido control, seguimiento y evaluación de los resultados de su  
implementación, como la ausencia de los visores o aplicaciones necesarios para su  
reproducción, además de los mencionados en el punto anterior.  
Para evitar estos riesgos es imprescindible incorporar a los sistemas de gestión  
documental requisitos funcionales que respondan a la preservación digital, que es  
definida en el proyecto de directiva «Lineamientos técnicos para el tratamiento de  
preservación digital», como un  
64  
Tipos documentales y el procedimiento administrativo general para la gestión documental en el gobierno digital  
Proceso fundamental, orientado a la preservación y protección de los documentos  
archivísticos digitales existentes en las entidades públicas, que tiene como  
finalidad garantizar su autenticidad, integridad, fiabilidad, disponibilidad y  
usabilidad, independientemente de dónde se encuentren almacenados y su  
continuidad a largo plazo (AGN, 2023b, p. 3).  
en cuya definición se encuentran las cinco características que el reglamento de  
Gobierno Digital asigna a los documentos archivísticos digitales (PCM, núm. 49.2,  
2021, p. 18), y que hemos venido analizando de manera general a lo largo de este  
artículo, por cuanto se comprende que, en caso de considerar la implementación de  
un plan de preservación digital, es necesario realizar, más que un análisis tecnológico,  
una evaluación fundamentalmente archivística.  
Por su parte, el Archivo General de la Nación de Colombia define la preservación  
como  
El conjunto de principios, políticas, estrategias y acciones específicas que tiene como  
fin asegurar la estabilidad física y tecnológica de los datos, la permanencia y el acceso  
a la información de los documentos digitales y proteger el contenido intelectual de los  
mismos por el tiempo que se considere necesario (AGN, 2018, p. 11).  
donde agrega elementos significativos como la certeza de la funcionalidad de cada  
formato documental a partir de su estabilidad en el sistema, y la incorporación del dato  
como objeto de información, lo que permite ampliar la mirada a las bases de datos.  
Es así como, en función de la preservación digital, para minimizar los riesgos descritos  
arriba, es imprescindible incorporar a los sistemas de gestión documental requisitos  
funcionales que, en caso de ser necesario, se puedan aplicar, previa autorización  
de parte del responsable, los procesos programados de Conversión y Migración,  
entendiendo al primero como «proceso de cambio de un soporte a otro o de un formato  
a otro de documentos de archivo» (ISO 15489-1, núm. 3.7, 2001), y al segundo como  
«acción de trasladar documentos de archivo de un sistema a otro, manteniendo la  
autenticidad, la integridad, la fiabilidad y la disponibilidad de los mismos» (ISO  
15489-1, núm. 3.13, 2001).  
También, en su propuesta de directiva mencionada, el Archivo General de la Nación  
presenta la conversión y la migración, no como procesos, sino como estrategias, y  
precisa algunos detalles importantes para comprender mejor en cuáles casos aplicar  
una u otra. En este sentido, define la conversión como la transformación de  
Un documento archivístico digital que se encuentra en un formato cercano a  
la obsolescencia tecnológica en un documento archivístico digital con un  
formato que asegure su preservación digital a largo plazo, sin que se afecte su  
autenticidad, integridad, fiabilidad, usabilidad y disposición (AGN, 2023b, núm.  
8.5.1, p. 6).  
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Revista del Archivo General de la Nación 2024; 39(2); 49-74  
María Eugenia del Carmen Viloria Ortn  
destacando significativamente la necesidad de programación, es decir, de prever el  
momento para aplicar esta estrategia a los documentos cuyo formato esté en un plazo  
de tiempo cercano a su obsolescencia.  
Respecto a la migración, esta misma propuesta de directiva la define como el acto de  
Trasladar la información del documento archivístico digital que se encuentra en  
un medio de almacenamiento con afectación de obsolescencia tecnológica a un  
medio de almacenamiento que prolongue su preservación a largo plazo, sin que  
se vea afectado (AGN, 2023b, núm. 8.5.2, p. 6).  
Que, aun cuando no menciona la posible antelación a la obsolescencia de los formatos,  
debe estar considerada para proyectar y programar los recursos necesarios, sin excluir  
la aplicación extraordinaria de esta estrategia en casos de emergencia.  
En síntesis, con la aplicación de las estrategias de conversión y migración, es posible evitar  
la obsolescencia tecnológica tanto de los formatos como de los medios de almacenamiento  
o soporte en los cuales se encuentren los activos de información, respectivamente.  
Sin embargo, por un tema de racionalización financiera y, en consecuencia, para la  
efectiva gestión documental en un plan de preservación digital, es vital estimar, a través  
de la valoración documental, si efectivamente es necesaria la aplicación de la conversión  
o migración a tal serie documental, sin olvidar que estos procesos se efectúan sobre cada  
una de las unidades documentales simples, es decir, sobre los tipos documentales, que  
condicionarán tanto el formato como el soporte, de acuerdo con el tipo de archivo y, por  
lo tanto, los costos que la aplicación de estos procesos representan.  
Este análisis también debe evaluar, valiéndose de la microvaloración, si es rentable  
realizar estos procesos sobre cada uno de los tipos documentales presentes en cada  
expediente, a fin de identificar los verdaderos documentos de archivo de aquellas  
piezas documentales, ahora innecesarias, que fueron incorporadas en su momento  
como de apoyo o de consulta, sin valor legal.  
Una tercera estrategia que vale la pena mencionar es la emulación, cuya definición  
está implícita en la ISO, cuando en la sección correspondiente al almacenamiento y  
manipulación la señala como «Una nueva presentación en formatos de emulación o  
cualquier otra forma futura de presentar los documentos de archivo» (ISO, 2001, p.  
22), pero que posteriormente ha sido muy claramente descrita por el Archivo General  
de la Nación de Colombia cuando la define como  
Recreación en sistemas computacionales actuales del entorno software y hardware  
para permitir la lectura de formatos obsoletos. Esta estrategia consiste en la  
simulación de una tecnología a través de otra; radica en equipos y/o programas  
que se comportan como en ambientes anteriores para representar documentos  
creados en entornos tecnológicos anteriores (AGN, 2018, p. 40).  
66  
Tipos documentales y el procedimiento administrativo general para la gestión documental en el gobierno digital  
Su aplicación no se realiza de manera programada, sino en la emergencia, cuando  
no se han previsto las estrategias de conversión y migración de manera oportuna.  
Por tanto, la necesidad de aplicar esta, pone en evidencia las falencias en cuanto a la  
planificación e identificación de los tipos documentales y sus formatos en el esquema  
de metadatos dentro del sistema de gestión documental.  
Figura 4. Estrategias para la preservación digital  
Procedimientos administrativos como prioridad en la gestión pública  
Debido a que la existencia de la gestión pública se justifica únicamente para atender  
las necesidades de los ciudadanos, estos cuentan con una serie de instrumentos  
que en el Perú identificamos como procedimientos administrativos, definidos en el  
artículo 29 del Texto Único Ordenado de la Ley N.° 27444, Ley del Procedimiento  
Administrativo General, como:  
Todos los procedimientos administrativos que, por exigencia legal, deben iniciar  
los administrados ante las entidades para satisfacer o ejercer sus intereses o  
derechos, al conjunto de actos y diligencias tramitados en las entidades,  
conducentes a la emisión de un acto administrativo que produzca efectos jurídicos  
individuales o individualizables sobre intereses, obligaciones o derechos de los  
administrados (MINJUS, 2021, p. 109).  
Por su parte, el reglamento del Decreto Legislativo N.° 1203 que crea el Sistema  
Único de Trámites (SUT), en su artículo 3.7, define procedimiento administrativo  
como «Conjunto de actos y diligencias tramitadas en las entidades de la administración  
pública, conducentes a la emisión de un acto administrativo que produzca efectos  
jurídicos individuales o individualizables sobre obligaciones o derechos de los  
administrados» (PCM, 2018, p. 5).  
Debido a que todas las entidades brindan múltiples procedimientos, siempre  
enmarcados en las funciones establecidas con antelación, «Cada entidad señala estos  
procedimientos en su Texto Único de Procedimientos Administrativos - TUPA»  
(MINJUS, 2021, art. 32, p. 111), cuyo cuerpo integrado de procedimientos es  
definido a su vez como «Todos los procedimientos administrativos que, por exigencia  
legal, deben iniciar los administrados ante las entidades para satisfacer o ejercer  
sus intereses o derechos» (MINJUS, 2021, art. 32, p. 111), y que se complementa  
con la definición de Texto Único de Procedimientos Administrativos - TUPA que  
brinda el reglamento del Decreto Legislativo N.° 1203 que crea el Sistema Único de  
67  
Revista del Archivo General de la Nación 2024; 39(2); 49-74  
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Trámites (SUT) en su artículo 3.11, donde precisa que es un «Documento de gestión  
institucional que compendia y sistematiza todos los procedimientos administrativos  
y servicios prestados en exclusividad de las entidades, que brinda información a los  
administrados o ciudadanos en general» (PCM, 2018, p. 5).  
De esta manera, es en el TUPA donde el ciudadano puede enterarse de cuáles son los  
requisitos que debe consignar para que la entidad receptora inicie el trámite solicitado.  
Cada uno de estos requisitos corresponde a un documento que, como se reitera a lo  
largo de este artículo, está representado por tipos documentales. Por tal razón, compete  
a cada entidad identificar estrategias de validación de cada uno de estos documentos  
en virtud de la valoración documental, es decir, evaluar la permanencia de cada uno de  
estos de acuerdo con su función en el expediente, atendiendo a lo referido en el acápite  
anterior respecto no solamente a los plazos de retención, sino también en cuanto a la  
definición de los formatos de archivo a utilizar, a fin de minimizar riesgos contra la  
usabilidad de los documentos.  
De hecho, la descripción del proceso de cada TUPAdebe ser incorporada al sistema de  
gestión documental, con el objeto de garantizar la integridad del expediente a través  
de la identificación de cada tipo documental, puesto que estos serán el sustento de los  
derechos otorgados a los ciudadanos.  
Al identificar cada uno de los requisitos para la conformación de cada procedimiento  
administrativo presente en los TUPA de las entidades, se advierte la necesidad de  
describir el formato, sea nativo o de intercambio, para garantizar la usabilidad y el  
valor de cada uno de los tipos documentales que representan los documentos que  
conforman la solicitud que el administrado ingresa para iniciar un trámite, a fin de:  
•
En primera instancia, que a la hora del cierre del expediente, mediante la emisión  
del índice digital con la correspondiente firma digital, a través del cotejo del  
proceso frente a los documentos presentes en el expediente, se pueda garantizar la  
integridad documental antes de su transferencia al repositorio archivístico digital  
institucional, que «es administrado y regulado por el Archivo Central de la entidad  
pública» (PCM, 2021, núm. 50.2, p. 18);  
•
Que, vencidoelplazoderetenciónenelrepositorioarchivísticodigitalinstitucional,  
de acuerdo con lo establecido en el PCDA, se aplique la microvaloración necesaria  
antes de su disposición final, sea para la transferencia secundaria al repositorio  
archivístico digital nacional administrado por el Archivo General de la Nación  
«Para conservar y resguardar los documentos archivísticos digitales con valor  
permanente provenientes de los repositorios archivísticos digitales institucionales  
de las entidades» (PCM, 2021, núm. 51.1, p. 19), o para su incorporación a una  
propuesta de «(...) eliminación, de acuerdo con la legislación en materia de  
gobierno digital y las normas del Sistema Nacional de Archivos» (PCM, 2021,  
núm. 35.3, p. 16).  
68  
Tipos documentales y el procedimiento administrativo general para la gestión documental en el gobierno digital  
Es importante tener en consideración que son dos figuras jurídicas involucradas en  
la eliminación -como se lee en la cita anterior-, donde el AGN es, por su competencia,  
responsable de la decisión administrativa, mientras que el ente que asuma el rol de  
legislador en materia de gobierno digital, en su ámbito, debe tener la capacidad de  
incorporar estrategias para imposibilitar la reconstrucción de los activos de información  
aprobados para su eliminación, definidos por la norma para la eliminación de documentos  
de archivo del sector público como «Procedimiento archivístico que consiste en la  
destrucción física de series documentales, autorizado expresamente por el Archivo General  
de la Nación yArchivos Regionales» (AGN, 2018b, p. 5), que conlleve a «La imposibilidad  
de recomposición, tanto de la información como de los soportes» (AGN, 2018b, p. 7).  
Documentos de archivo y rendición de cuentas  
Custodiar los activos de información que son evidencia de los derechos ciudadanos,  
mientras no hayan «Cumplido el fin administrativo, fiscal, contable o legal que los  
originó» (AGN, 2018b, p. 3), es un compromiso de cada entidad, que no se circunscribe  
ni al tiempo, ni a la dimensión, ni al soporte en el cual se encuentren. Por tal razón,  
es imposible separar la ciencia archivística de la gestión de documentos en entornos  
electrónicos. De hecho, cada uno de los procesos y procedimientos archivísticos se  
encuentra tácitamente presente en los dispositivos relacionados con el gobierno digital  
y, en particular, en la gestión documental.  
Esto se evidencia al cotejar una serie de dispositivos legales con los que el gobierno  
digital debe estar alineado, como son la Ley del Procedimiento Administrativo General  
o las correspondientes a los sistemas de la Contraloría General de la República del Perú.  
Respecto a la Ley del Procedimiento Administrativo General, la ciencia archivística  
se encuentra presente desde el «Capítulo I: De los actos administrativos», pues estos,  
al estar destinados «A producir efectos jurídicos sobre los intereses, obligaciones o  
derechos de los administrados dentro de una situación concreta» (MINJUS, 2021, art.  
1, p. 89), requieren contar con evidencia durante el plazo que sea necesario conforme  
a la función que rija dichos actos. Las evidencias, a su vez, únicamente se encuentran  
en los expedientes que se conforman de acuerdo con las pautas que la misma norma  
establece en el artículo 161, correspondiente a la regla del expediente único comentado  
en un acápite anterior, cuya satisfacción se alcanza si se ejecuta cada actividad desde  
el ingreso de la solicitud del administrado, como se consigna en el artículo 163 sobre  
la presentación externa de expedientes, así como en el artículo 164, donde se aborda  
la intangibilidad del expediente.  
Para este fin, la misma ley considera en el artículo 165 el empleo de formularios de  
libre reproducción y distribución gratuita, mediante los cuales los administrados, o  
algún servidor a su pedido, completando datos o marcando alternativas planteadas,  
proporcionan la información usual que se estima suficiente, sin necesidad de otro  
documento de presentación (MINJUS, 2021, p. 208), al igual que en el artículo 166  
donde, para facilitar la interacción del ciudadano a través de los modelos de escritos  
69  
Revista del Archivo General de la Nación 2024; 39(2); 49-74  
María Eugenia del Carmen Viloria Ortn  
recurrentes, «Las entidades ponen a disposición de los administrados modelos de los  
escritos de empleo más recurrente en sus servicios» (MINJUS, 2021, p. 208), siendo  
estas dos últimas herramientas tipos documentales.  
Por su parte, al ser la Contraloría General de la República del Perú el órgano  
Responsable de llevar a cabo el control gubernamental en la entidad, para la  
correcta y transparente gestión de sus recursos y bienes, cautelando la legalidad  
y eficiencia de sus actos y operaciones, así como, el logro de sus resultados,  
mediante la realización de servicios de control (simultáneo y posterior) y  
servicios relacionados, conforme a las disposiciones de la Ley (...) (CG, 2020,  
núm. 6.2, p. 5),  
debe acceder a toda la documentación que sustente cada acto administrativo y de  
administración que sea necesaria para tal fin y, para ello  
(...) puede requerir, conocer y examinar toda la información y documentación  
sobre las operaciones de las entidades sujetas a control, aunque sea secreta y  
siempre que sea necesaria para su función (...) (CG, 2020, núm. 6.2.8, p. 9)  
para considerar el tratamiento debido a aquella información contemplada en las  
excepciones que presenta la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública,  
teniendo presente que en dicha entidad el Órgano de Control Institucional (OCI) «(...)  
puede acceder a datos personales que se encuentran en posesión de las entidades»  
(CG, 2020, núm. 6.2.8, p. 9) y, en consecuencia,  
(...) está obligado a guardar la debida confidencialidad sobre los mismos,  
debiendo considerar que al momento de publicar los informes resultantes de los  
servicios de control gubernamental, o entregar información en el marco de la Ley  
N.° 27806, Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública, cuyo Texto  
Único Ordenado fue aprobado con Decreto Supremo N.° 021-2019-JUS, debe  
disociar aquellos datos que afecten la intimidad de los datos personales de forma  
desproporcionada (CG, 2020, núm. 6.2.8, p. 9).  
Respecto a esta última precisión sobre la accesibilidad, es decir, la consulta a  
documentos secretos, reservados o confidenciales, dicho dato lo brinda el resultado  
del procedimiento archivístico de valoración documental, que se concreta, en el Perú,  
con el PCDA.  
Es importante entender que la función de control de la CG se realiza a lo largo de la  
ejecución de los actos administrativos o de administración a través de los servicios de  
control previo, simultáneo y posterior (CG, 2020, núm. 6.1.8, p. 4), lo que significa  
que la documentación consultada debe estar debidamente organizada y accesible a lo  
largo del ciclo de vida de los documentos, puesto que la OCI de cada entidad ordena:  
70  
Tipos documentales y el procedimiento administrativo general para la gestión documental en el gobierno digital  
Mantener ordenados, custodiados y a disposición de la Contraloría durante diez  
(10) años los informes resultantes de los servicios de control gubernamental,  
documentación de control o papeles de trabajo, denuncias recibidas, y en general,  
toda documentación relativa a las funciones del OCI, luego de los cuales quedan  
sujetos a las normas de archivo vigentes para el sector público (CG, 2020, núm.  
6.2.7, lit. q, p. 8).  
Esto significa fundamentalmente dos cosas:  
1. Que el procedimiento de valoración documental se requiere para el establecimiento  
de los plazos de retención dentro del sistema de gestión documental.  
2. Que el proceso de organización documental debe estar comprendido en el sistema  
de gestión documental, en su etapa de gestión, desde el inicio del trámite, mucho  
antes de la emisión del índice digital, fundamentalmente para la atención de los  
controles previos y simultáneos.  
De estas dos apreciaciones se entiende que la gestión documental es indispensable para  
la transparencia y el acceso a la información de manera confiable y para la rendición  
de cuentas, por cuanto no puede desentenderse de los procesos y procedimientos  
archivísticos, independientemente del soporte y la tecnología que utilice.  
En virtud de la necesidad de transparentar la gestión pública, la CG, mediante la  
Resolución de Contraloría N.° 122-2021-CG, aprueba la Directiva N.° 006-2021-  
CG/INTEG, Rendición de Cuentas y Transferencia de Gestión en las Entidades del  
Gobierno Nacional, en la que se establecen  
Las disposiciones para los procesos de Rendición de Cuentas y de Transferencia  
de Gestión, a fin de que se realicen de manera efectiva, eficiente y oportuna,  
transparentando los resultados en el cumplimiento de los objetivos institucionales  
de la gestión en el uso de los recursos públicos o bienes del Estado y de los  
servicios públicos brindados, con el propósito de fomentar la continuidad en su  
prestación, en beneficio de la ciudadanía (CG, 2021, art. 1, p. 3).  
Para lo cual, precisa que la Comisión de Transferencia tiene a su cargo verificar el  
contenido de la información que sustenta el informe «Transferencia de Gestión de la  
entidad» (CG, 2021, núm. 6.2, lit. c, p. 5).  
Esta verificación, en cuanto a la evidencia documental de la gestión saliente, se realiza  
a través del aplicativo informático titulado «Rendición de Cuentas de Titulares y  
Transferencia de Gestión», desarrollado por la CG, para el que se aprobó, mediante  
la Directiva N.° 0016-2022-CG/PREVI, Rendición de Cuentas de Titulares y  
Transferencia de Gestión, el instructivo para el informe de transferencia de gestión:  
puntos 3.6 y 6 - Anexos (2 y 3) correspondientes al Sistema Nacional de Archivos.  
71  
Revista del Archivo General de la Nación 2024; 39(2); 49-74  
María Eugenia del Carmen Viloria Ortn  
En este aplicativo, las entidades informan a través del anexo 3.1 correspondiente  
al formato titulado «Documentos que se custodian, que integran el Sistema de  
Archivos de la entidad para el gobierno nacional, regional y local», ya sea por período  
anual o por término de gestión (CG, 2021, núm. 7.1, p. 9), la situación de su fondo  
documental, especificando secciones existentes, series documentales con sus fechas  
extremas y volumen documental de cada una de estas, conformadas, cada una de  
ellas con múltiples tipos documentales que responden a una combinación de agentes,  
procedencias y funciones particulares, cuyo resultado es una pieza documental simple,  
única y de identificación inequívoca (CG, 2022, anexo 3, p. 7).  
Finalmente, para evaluar el resultado de la aplicación de las normas del Sistema Nacional  
de Archivos en cada una de las entidades públicas y realizar el control social, todo  
ciudadano puede ingresar a https://apps1.contraloria.gob.pe/RCTG/Areas/Ciudadano/  
Seguimiento/frm_CC Procesos.aspx y conocer no solamente lo referido a la gestión  
documental en virtud de la información solicitada en el anexo 3 para la Rendición  
de Cuentas y Transferencia de Gestión en las Entidades del Gobierno Nacional, sino  
también la realidad general al momento de la transferencia de gestión de las entidades  
públicas, lo que permite alcanzar el objetivo final del gobierno digital, a saber:  
Mejorar la prestación de servicios centrados en los ciudadanos, la gestión  
interna de las entidades de la Administración Pública y la relación entre estas en  
la prestación interadministrativa de servicios públicos de manera segura para  
fortalecer la confianza y satisfacer las necesidades de los ciudadanos y personas  
en general en el entorno digital, orientado a la transformación digital del Estado  
(PCM, 2021, núm. 2.2, p. 9).  
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