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Revista del Archivo General de la Nación 2024; 39(2); 49-74
Arculos Originales
Tipos documentales y el procedimiento
administrativo general para la gestión documental
en el gobierno digital
María Eugenia del Carmen Viloria Ortín1
Resumen
Tan incorrecto es nombrar «archivo» a un cúmulo de documentos no organizados ni
descritos que imposibilita la identicación, recuperación y consulta de la información
contenida en ellos de manera expedita, a pesar de encontrarse en ambientes físicamente
adecuados, como llamar «sistema de gestión documental» a un espacio digital donde, aun
cuando esté desarrollado con la última tecnología, se acumulen activos de información
sin la debida parametrización, consecuencia de obviar la aplicación de los procesos
y procedimientos archivísticos adecuados a los medios tecnológicos correspondientes.
Sin contar con un esquema de metadatos que represente la valoración documental, que
a su vez garantice la autenticidad, integridad, abilidad, disponibilidad y usabilidad
de los documentos, como lo establece el Reglamento de Gobierno Digital y lo exigen
los principios del procedimiento administrativo general, es imposible asegurar no
solamente la seguridad de la información a largo plazo, sino también la gobernanza,
la transparencia y la rendición de cuentas, así como la condencialidad orientada a la
protección de datos personales y de la seguridad nacional.
Incorporar la ciencia archivística para la adecuada gestión documental que asegure el acceso
a la información a largo plazo implica equivaler cada proceso y procedimiento archivístico
tradicional al entorno electrónico, partiendo de la pieza documental simple, es decir, el
tipo documental, el cual tiene su función particular de conformar los expedientes durante
el trámite de cada procedimiento administrativo, que deberán ser custodiados conforme a
los plazos de retención previamente establecidos, como evidencia de derechos ciudadanos.
1 Magíster en Gestión Documental y Administración de Archivos por la Universidad de La Salle (Bogotá,
Colombia). ORCID: https://orcid.org/0000-0002-4138-638X. Correo electrónico: mevo66@gmail.com
Citar como: Viloria, María (2025). Tipos documentales y el procedimiento administrativo general para
la gestión documental en el gobierno digital. Revista del Archivo General de la Nación, 39 (2), 49-74.
DOI: https://doi.org/10.37840/ragn.v39i2.173
Recibido: 30/03/2025. Aprobado: 08/04/2025. En línea: 27/07/2025.
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Palabras claves: Tipo documental, procedimiento administrativo general, gestión
documental, gobierno digital.
Document types and the general administrative procedure for
document management in digital government
Abstract
It is just as incorrect to call an unorganized and undescribed collection of documents
an Archive, making it impossible to quickly identify, retrieve, and consult the
information contained therein, despite being in appropriate physical environments. It
is also incorrect to call a digital space a document management system where, even
when developed with the latest technology, information assets accumulate without
proper parameterization because of ignoring the application of archival processes and
procedures appropriate to the corresponding technological means.
Without a metadata framework that represents Document Valuation, which in turn
guarantees the authenticity, integrity, reliability, availability, and usability of documents,
as established by the Digital Government Regulations and required by the principles
of general administrative procedures, it is impossible to ensure not only the long-term
security of information but also governance, transparency, and accountability, as well as
condentiality aimed at protecting personal data and national security.
Incorporating archival science for proper document management that ensures long-
term access to information involves equating each traditional archival process and
procedure to the electronic environment, starting with the simple documentary piece,
that is, the documentary type, which has its specic function of forming the les during
the processing of each administrative procedure. These les must be safeguarded
according to previously established retention periods as evidence of citizen rights.
Keywords: Document typology, general administrative procedure, document
management, digital government
Introducción
Incertidumbre. Es lo que puede generar el título de este artículo, debido a las múltiples
y, quizás, confusas deniciones que presenta. Sin embargo, a lo largo de las siguientes
páginas iremos tejiendo un discurso articulado que permita identicar, a través del
abordaje secuencial de estos términos, la relevancia de cada uno de los documentos
que acompañan la vida del ciudadano, en particular, los generados por las entidades
públicas para cumplir la función para la cual fueron creadas: servir.
Para alcanzar este objetivo, es indispensable, ante todo, comprender que el lugar
-conceptual y físico- privilegiado para la custodia de estos testimonios llamados
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Tipos documentales y el procedimiento administravo general para la gesón documental en el gobierno digital
documentos es el archivo. Para tal n, el «Diccionario de terminología archivística»
presentado por el Ministerio de Cultura de España lo dene como un «Conjunto orgánico
de documentos producidos y/o recibidos en el ejercicio de sus funciones por las personas
físicas o jurídicas, públicas y privadas» en un «local donde se conservan y consultan los
conjuntos orgánicos de documentos» por ser una «institución cultural donde se reúnen,
se conservan, se ordenan y se difunden los conjuntos orgánicos de documentos para la
gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura» (1995).
Por su parte, en el glosario que presenta en su sitio el Archivo General de la Nación de
Colombia, se dene archivo, en su primera acepción, como:
Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material,
acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada
en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir
como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los
ciudadanos, o como fuentes de la historia (AGN, s/f).
Esta circunstancia abre un abanico de términos que establecen algunas condiciones
fundamentales para la gestión adecuada de los documentos, independientemente del
soporte en el cual se encuentren, como la consecución de las acciones que conforman
los expedientes a lo largo de cada trámite, así como la valorización del principio
archivístico de orden original.
De hecho, ambas deniciones, al vincular la producción de documentos en el ejercicio de
una función preestablecida por la organización productora, puntualizan -también, sin ser
de manera tácita- el concepto archivístico de documento de archivo, precisado en la ISO
15489-1 como «Información creada o recibida, conservada como información y prueba
por una organización o un individuo en el desarrollo de sus actividades o en virtud de sus
obligaciones legales» (1991, p. 4). De esta manera, se comprende que el acervo documental
resultado del cumplimiento de las funciones de cada organismo debe ser organizado,
custodiado durante el tiempo que sea necesario y servido para dar respuesta a la ciudadanía.
Sin embargo, para que el archivo pueda cumplir con su razón de ser, es imprescindible
que la organización de los documentos responda a lo establecido por la ciencia
archivística en cuanto a las relaciones de responsabilidad involucradas en cada uno de
los procesos de la organización, que van conformando de manera natural las estructuras
archivísticas y jerárquicas conocidas como fondo, sección, serie, expediente y tipos
documentales, que describen no solamente los alcances y competencias de cada ente
productor, sino también el nivel de completitud de cada trámite, a n de garantizar
la abilidad del resultado de este a partir de la consecución de las características
correspondientes de integridad y autenticidad documental.
Es así como, para lograr el objetivo último de la gestión de documentos, a saber, la
conanza en cada acto realizado por las organizaciones, es fundamental acompañar
con la mirada archivística la conformación de los expedientes que lo testimonian,
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comenzando por la unidad mínima de este proceso: el documento de archivo, es decir,
la pieza documental simple (Figura 1).
Figura 1. Estructura archivística
La pieza documental simple como constructor del trámite
En virtud de la responsabilidad que se asume o que se le encomienda, cada organización
recibe o produce documentos. Cada uno de estos, de manera independiente, es una
pieza documental simple que responde a una tarea especíca, a la cual se le acumularán,
de manera consecutiva y en ese mismo orden, otras piezas documentales simples en la
medida que se vaya completando cada trámite. De esta manera, se va conformando un
expediente, tal como lo explica el numeral 163.1 del artículo 161 correspondiente a la
presentación externa de expedientes del Texto Único Ordenado de la Ley N.° 27444,
Ley del Procedimiento Administrativo General: «Los expedientes son compaginados
siguiendo el orden regular de los documentos que lo integran (...)» (2021, p. 207),
dejando asentado que la suma de documentos al trámite es lo que conforma el
expediente, debiendo realizarse de manera ordenada: «Todas las actuaciones deben
foliarse, manteniéndose así durante su tramitación» (núm. 163.2, 2021, p. 207), es
decir, siguiendo el principio archivístico de orden original mencionado anteriormente.
Referenciar la Ley del Procedimiento Administrativo General respecto a conceptos
fundamentales de la Archivística evidencia que esta es una ciencia cuya función primordial
es brindar métodos, procesos y procedimientos que garanticen la transparencia de todo
quehacer humano que deba ser documentado y, en el ámbito público, a los procedimientos
administrativos. Por tal motivo, no solamente coinciden, sino que se complementan.
De hecho, en caso de que no existiesen normas archivísticas, cada nación podría
comprender y realizar gestión archivística básica a partir de la comprensión correcta
de los dispositivos legales que cada una tenga para administrar los procedimientos en
sus entidades públicas y, de manera indirecta, en las instituciones privadas, ya que
ambas están vinculadas, indefectiblemente.
De esta manera, ya sea que se inicie desde una solicitud externa a la organización
por parte de un ciudadano -o cliente en el caso de una organización privada-, o si, en
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Tipos documentales y el procedimiento administravo general para la gesón documental en el gobierno digital
cumplimiento de una función, el trámite se inicie de ocio dentro de esta, el punto de
partida será un primer y único documento que podrá, o no, estar acompañado de otros
documentos adjuntos que complementen o esclarezcan la información de la pieza inicial
y original solicitante. Luego de ello, a lo largo de la resolución del asunto solicitado, se
irán sumando otras piezas documentales simples, dándole forma al expediente.
Al respecto, en el artículo 161 de la ley mencionada, que corresponde a la regla del
expediente único, se dene claramente este concepto, pues: «Solo puede organizarse un
expediente para la solución de un mismo caso, para mantener reunidas todas las actuaciones
para resolver» (núm. 161.1, 2021, p. 207), descartando la posibilidad de separar las piezas
documentales simples que atiendan un solo asunto. Es decir, prohíbe el desmembramiento
de los trámites por ningún concepto, sea este por procedencia, formato, tamaño o por tipo
documental. Y reitera que «Cuando se trate de solicitud referida a una sola pretensión, se
tramitará un único expediente (...)» (núm. 161.2, 2021, p. 207).
Asimismo, el mismo numeral profundiza en otro aspecto fundamentalmente
archivístico cuando continúa precisando que, al proceder conforme los ujos de
proceso establecidos para cada asunto,
(...) se tramitará un único expediente e intervendrá y resolverá una autoridad,
que recabará de los órganos o demás autoridades los informes, autorizaciones
y acuerdos que sean necesarios, sin perjuicio del derecho de los administrados
a instar por sí mismos los trámites pertinentes y a aportar los documentos
pertinentes (núm. 161.2, 2021, p. 207).
Se asignará la responsabilidad de la conformación íntegra del expediente, con la totalidad
de los actuados, a la dependencia que reciba la solicitud o genere, de ocio, el inicio del
trámite, debido a las funciones asignadas previamente (Figura 2). En consecuencia, esta
será la encargada del ordenamiento, custodia, servicio y gestión, aplicando los procesos
y procedimientos archivísticos correspondientes hasta su transferencia al siguiente nivel
de archivo, conforme a lo que establezcan las normas internas de la organización.
Figura 2. Flujo documental conforme a los procesos de la organización
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De esta manera, desde su inicio y a lo largo de todo el trámite, el expediente
estará conformado por documentos visualmente representativos, llamados tipos
documentales, que permiten identicar rápidamente su función a lo largo del proceso
hasta su nalización, lo que signica que cada unidad documental simple será un tipo
documental, con una utilidad particular de acuerdo con la dependencia que lo produzca.
El tipo documental como rostro de cada función en el expediente
En las organizaciones bien estructuradas, cada función está descrita en algún
dispositivo de gestión, sea este un reglamento o un manual, y a partir de este se
elaboran los procedimientos para alcanzar los objetivos que han justicado su
constitución. De hecho, cada tarea del procedimiento tendrá una justicación y, por
supuesto, un documento, una pieza documental simple que se incorpora al expediente
correspondiente para dar fe de su realización dentro del trámite.
Esta pieza documental simple se trata siempre de un tipo documental preciso que por sí
solo describe su función general y, en unión a su procedencia, se identica de manera
inequívoca (Figura 3). En ese sentido, podremos advertir de manera inmediata, sin
necesidad de leerlo, que un documento llamado ocio servirá a la organización para
comunicar algo fuera de esta o que es la autoridad quien desea dar indicaciones a un
subalterno cuando emite un documento tipo memorando. Y así sucede con la totalidad
de los documentos de archivo producidos: todos son un tipo documental con una
función concreta, por lo que deberían estar normados por un dispositivo legal.
Figura 3. Datos para la identicación inequívoca de los documentos
Esta mirada también la encontramos en la obra de García, M. quien arma que:
Lo fundamental de un tipo documental es su nalidad, su objeto, y esa nalidad,
que no varía, se articula y se fundamenta en sus características intelectuales que
quedan recogidas en su contenido informativo y que generalmente responden a las
preguntas para qué, por quién, para quién, cómo, dónde y cuándo (2015, p. 87).
de tal manera que, al vincular cada tipo documental a
Un productor y a una función concreta, y repetirse en el tiempo, formaría la serie,
susceptible de ser identicada, clasicada, valorada y descrita; en consecuencia,
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Tipos documentales y el procedimiento administravo general para la gesón documental en el gobierno digital
tiene una estructura lógica y física determinada (…) pero solo puede constituir
una serie si va unido a un órgano (…) o a una función (…); (2007, p. 8).
por cuanto
...la tipología está íntimamente vinculada a la serie, forma su esencia, y, por lo
tanto, debe incluirse en su denición. Un tipo documental concreto redactado por
un órgano en el ejercicio de una función especíca, que se repita en el tiempo,
forma la serie (2007, p. 8).
De esta manera, evaluando un expediente, podemos comprender las interrelaciones
entre autoridades, dependencias, roles y responsabilidades, y entender las transacciones
para alcanzar el resultado nal representado en un documento, cuyo tipo documental
se titula tal como la serie documental que alberga el expediente. De hecho, cada serie
documental estará conformada por expedientes similares debido a la cantidad, orden
y procedencia de los distintos tipos documentales, aunque con asuntos distintos, tal
como lo propone el artículo 162 de la ley citada: «Los documentos, actas, formularios
y expedientes administrativos se uniforman en su presentación para que cada especie
o tipo de estos reúna características iguales» (2021, p. 207).
Cada tipo documental no solo cuenta con una representación visual, sino que debe estar
debidamente identicado dentro de la nomenclatura del documento, indicando en este
orden: el tipo, la numeración correlativa anual correspondiente del tipo documental,
el año de emisión, el nombre de la organización y cada una de las subdependencias,
respetando el orden jerárquico, hasta el correspondiente al emisor del documento.
Pero, el tipo documental no solo se asigna a documentos de archivo recibidos o
producidos en el momento dentro de la organización, sino que también debe describir
los formularios que se requieran para simplicar el recabado de la información
pertinente a cada trámite. Estos formularios podrán ser impresos en papel para su
distribución a los interesados, o incluso aquellos elaborados dentro de los sistemas
de gestión por medios electrónicos, debiendo contar, al menos, con la nomenclatura
descrita. Es fundamental tener en cuenta que la nomenclatura en formularios no es
facultativa, sino obligatoria por una razón muy sencilla: equivalencia entre los dos
soportes, es decir, la necesidad de contar con descriptores en los documentos en
soporte papel y con atributos en el entorno electrónico que permitan la ubicación y
recuperación de la información.
En consecuencia, se entiende la importancia que impregna la Directiva N.° 012-2019-
AGN/DDPA, Norma para Ia Valoración Documental en Ia Entidad Pública, cuando
entre los datos requeridos en la cha técnica de series documentales (FTSD) están los
«tipos documentales que la integran» (Anexo 1, 2019). De hecho, es a través del cotejo
previo a la nalización de cada trámite, de la presencia de los tipos documentales con
el campo descrito en la cha técnica de series documentales, que se puede asegurar la
integridad de los expedientes en soporte papel.
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De igual modo, en los sistemas de gestión documental desarrollados conforme lo
dicta el Decreto Supremo N.° 029-2021-PCM, Reglamento de Gobierno Digital, la
identicación del tipo documental de cada objeto textual de información es fundamental
para garantizar la integridad de cada expediente a través de la vericación automática
del proceso propio del trámite con los atributos presentes en el índice digital del sistema.
Con relación a la importancia de los tipos documentales en entornos electrónicos, es destacable
que, a pesar de no ser especialistas en materia archivística, la Secretaría de Gobierno Digital
de la Presidencia del Consejo de Ministros comprendió bien los elementos fundamentales
para la gestión documental, cuando en el numeral 49.3 del artículo 49, correspondiente
al documento archivístico digital en el Reglamento de Gobierno Digital precisan que «El
documento archivístico digital tiene como mínimo los siguientes metadatos: código único
del documento, nombre del documento, tipo y serie documental, fecha y hora, volumen
(tamaño y formato) y nombre del productor» (AGN, 2021, p. 18).
Pero la relevancia del tipo documental en entornos electrónicos no queda allí.
Existe un espacio no considerado aún por la legislación peruana para garantizar no
solamente la integridad de los expedientes, sino también la depuración de estos en el
procedimiento de eliminación, que aún es materia de análisis y descubrimiento por
parte de los especialistas e investigadores, puesto que, como lo precisa Arad (1982),
citado por Cruz, la Archivística es una «ciencia en formación» (2011, p. 16).
Este lugar privilegiado en la gestión de documentos en un entorno electrónico, no solo para
garantizar la integridad documental, sino también otras características con las que debe
contar el documento de archivo -como veremos más adelante-, es el índice digital, que
ha sido incorporado por el Reglamento de Gobierno Digital a los requisitos funcionales
de los sistemas de gestión documental. Dicho reglamento dene al índice digital como
«El instrumento que contiene la relación y datos para la identicación de los documentos
electrónicos que integran el expediente, los cuales están ordenados en forma cronológica,
alfabética, numérica o mixta» (Presidencia del Consejo de Ministros [PCM], art. 42, p. 17).
Por su parte, debido a la experiencia que posee en la construcción del gobierno
electrónico, el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones,
conjuntamente con el Archivo General de la Nación de Colombia, profundiza en la
denición del índice digital, llamado índice electrónico, cuando arma que es
un objeto digital donde se establecen e identican los documentos electrónicos
que componen el expediente, ordenados de manera cronológica y según la
disposición de los documentos, así como otros datos, con el n de preservar la
integridad y permitir la recuperación del mismo (MINTIC, 2012, p. 6).
En efecto, esta denición incorpora a la integridad como uno de los dos motivos
prioritarios que hacen imperativa la implementación del índice digital en los sistemas
de gestión documental, por ser la única herramienta conable para garantizar esta
característica indispensable para la abilidad de los trámites administrativos; siendo
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Tipos documentales y el procedimiento administravo general para la gesón documental en el gobierno digital
el segundo motivo la posibilidad de recuperar y servir la información en el momento
que se solicite. Esto último se logra a través de la denición adecuada de los atributos
por utilizar, que no se abordan en este artículo.
De hecho, que cada tipo documental cuente con los datos para la identicación e
individualización de cada documento que conforma el expediente, siendo registrado
y documentado en el índice digital, permite no solamente evidenciar la intervención
oportuna de los agentes responsables de cada transacción, sino también el cumplimiento
del procedimiento completo sin retrasos ni intervenciones ajenas al trámite, gracias a
la nomenclatura en la que está presente la numeración correlativa vericable con la
cha técnica de series documentales, incorporada al sistema de gestión documental.
Pero el índice digital no se vale del tipo documental únicamente para garantizar la
integridad documental, sino que también puede, de acuerdo con las habilidades y la
visión de los gestores documentales que diseñan estos sistemas, poner a disposición
de la automatización los metadatos necesarios para, al menos: 1. garantizar la
permanencia de la autenticidad de los documentos, puesto que esta debe permanecer a
lo largo de su ciclo de vida y no solamente en el momento de la rma del documento; 2.
identicar aquellos documentos de apoyo que deberán ser depurados antes de que cada
expediente sea transferido para su conservación permanente; 3. asegurar la usabilidad
de la totalidad de los objetos de información presentes en cada expediente a lo largo
del ciclo de vida, independientemente del formato en el que hayan sido producidos;
y 4. identicar el volumen de interacción interna y externa para la consecución de
los trámites propios de la organización, a n de proyectar medidas de simplicación
administrativa y de mejora continua en los procesos y procedimientos.
Tipos documentales e integridad documental
La integridad es una condición obligatoria en los documentos de archivo para la
gestión documental, y es una de las características de las piezas de información que,
aun cuando se menciona más en entornos electrónicos, debe estar presente en toda
gestión documental, independientemente del soporte en el cual se encuentren.
Por otra parte, en su glosario, el Archivo General de la Nación de Colombia se apoya
en la denición de integridad que brinda la guía N.° 1 del Ministerio de Tecnologías de
la Información y las Comunicaciones, que la vincula principalmente a los documentos
electrónicos cuando arma que la integridad «Hace referencia al carácter completo e
inalterado del documento electrónico», y amplía el rango de protección no solamente
respecto a las piezas documentales y de información, sino también de los datos de
contexto, al establecer que la integridad es una «Característica técnica de seguridad de
la información con la cual se salvaguarda la exactitud y totalidad de la información»,
además de «Los métodos de procesamiento asociados a la misma» (AGN, 2021, p.
12). Estos últimos con el objeto de que «Cualquier modicación que se realice debe
dejar constancia para hacerle su seguimiento» (AGN, 2021, p. 12).
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En este punto, es importante identicar una variación signicativa entre Colombia y
Perú en cuanto a los lineamientos para la gestión de los documentos, donde el primero
precisa la necesidad de «Limitar las adiciones o anotaciones posteriores a su creación»
(MINTIC, 2012, p. 8), contando con que «Las políticas y los procedimientos de gestión
de documentos deben decir qué posibles anotaciones o adiciones se pueden realizar
sobre el mismo después de su creación y en qué circunstancias se pueden realizar»
(AGN, 2021, p. 12). Esto se debe a que en Colombia está permitida la inclusión de
datos en los documentos; en cambio, en el Perú, el numeral 164.1 del artículo 164,
correspondiente a la intangibilidad del expediente, del Texto Único Ordenado de la Ley
N.° 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General, no lo considera permitido
como procedimiento regular, sino en caso de real necesidad, cuando señala que
El contenido del expediente es intangible, no pudiendo introducirse enmendaduras,
alteraciones, entrelineados ni agregados en los documentos, una vez que hayan
sido rmados por la autoridad competente. De ser necesarias, deberá dejarse
constancia expresa y detallada de las modicaciones introducidas (2021, p. 207).
De todos modos, sea que esté permitido o no la inclusión de información posterior a
la producción de los activos de información, esta condición deberá ser contemplada
por los gestores documentales en articulación con los tecnólogos de la información
durante la denición del esquema de metadatos y de los requisitos funcionales para el
desarrollo de los sistemas de gestión documental.
En todo caso, tanto en Colombia como en Perú, «Es necesario que un documento
esté protegido contra modicaciones no autorizadas» (AGN, 2021, p. 12), lo que
exige que el sistema de gestión documental incorpore, desde su diseño, la totalidad
de las condiciones de seguridad que brinda la valoración documental, que en el Perú
responde al campo de accesibilidad presente en la cha técnica de series documentales
(FTSD) y, en Colombia, compete a las tablas de control de acceso.
Tipos documentales y autenticidad de los documentos
Independientemente del tipo documental, como requisito fundamental para garantizar
la abilidad de los trámites administrativos, es indispensable que los documentos sean
tanto íntegros como auténticos; este último denido por el Archivo General de la
Nación del Perú en la Directiva N.° 001-2023-AGN/DDPA, Norma de administración
de archivos en las entidades públicas:
Cualidad o característica atribuida a un documento archivístico cuando puede
probar lo que arma ser, que ha sido creado o enviado por la persona de la cual
se arma que lo ha creado o enviado y en el momento en que se arma, sin que
haya sufrido ningún tipo de adición, supresión, modicación, uso u ocultación no
autorizada (AGN, 2023a, p. 1).
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Tipos documentales y el procedimiento administravo general para la gesón documental en el gobierno digital
Se podría armar que el tipo documental no necesariamente afecta la autenticidad
de los documentos en el caso del uso de la rma digital; sin embargo, esto no es
en absoluto cierto, debido a la asignación del nivel de rma digital de acuerdo con
la valoración de cada tipo documental dentro del expediente. En tal sentido, este
debe establecer el nivel de rma conforme lo requiera cada serie documental, a n
de garantizar su validez, independientemente del tiempo de conservación requerido
por la función y del sistema de gestión documental en el cual se gestione, administre,
conserve y se sirva la documentación hasta su disposición nal.
Como resultado de esta posibilidad, un memorando incorporado a un expediente cuya serie
documental le corresponde un período total de retención de cinco años podría contar con
una rma digital de nivel básico (B) o, en el mejor de los casos, disponer de rma de nivel
T, que incluye sello de tiempo, al contrario de un informe sustentatorio de una resolución
ministerial, que deberá contar con una rma de nivel LTV, es decir, «Con disponibilidad e
integridad de datos de validación en el largo plazo» (PCM, 2024, p. 8), y de esta manera,
dependiendo de la valoración asignada, permita lo que la norma de administración de
archivos indica en el numeral 6.3: «Para vericar la autenticidad de documentos electrónicos,
las entidades públicas hacen uso de sellos de tiempo, certicados digitales, rmas digitales
o electrónicas y otras de acuerdo a la normativa vigente» (AGN, 2023a, p. 3).
Al nalizar este acápite, es importante recordar que la abilidad de los documentos no
es una característica que se alcanza de una vez por todas y, por lo tanto, pueda darse
por descontado al disponer de un sistema informático para la gestión documental, ya
que este debe construirse con los protocolos de seguridad que respondan a los distintos
instrumentos archivísticos necesarios para el desarrollo de sistemas electrónicos, a n de
conservar día a día la autenticidad de cada documento de archivo, así como la integridad
de cada expediente, esté en trámite o nalizado con el correspondiente índice digital.
Tipos documentales para la depuración de expedientes, y el índice digital
Porque la gestión documental, independientemente del soporte sobre el cual se realice,
se basa en la ciencia archivística, al nal del ciclo de vida de los documentos, la
disposición nal en ambos soportes será la misma, a saber, conservación permanente
o eliminación. Para ambos casos, no solo es recomendable, sino necesario, realizar
una adecuada microvaloración, cuyo resultado es la selección de algunos documentos.
Al respecto, pueden presentarse dos situaciones:
• Al vencimiento del plazo total de retención de series documentales de valor
temporal: la selección de documentos para la conservación permanente por
motivos culturales e históricos;
• Al vencimiento de los plazos de retención de series documentales de valor permanente,
previa transferencia al archivo histórico: la selección de documentos irrelevantes que
se encuentren en el expediente, debido a errores en la organización documental.
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Revista del Archivo General de la Nación 2024; 39(2); 49-74 María Eugenia del Carmen Viloria Orn
Para identicar aquellos documentos susceptibles de ser vericados para una posible
microvaloración, el índice digital es absolutamente necesario en el caso de que se
haya incorporado en sus metadatos las condiciones de autenticidad, formato y origen,
permitiendo identicar, entre los documentos no estructurados, aquellos que cuentan
con rma válida en sus distintos niveles, de los únicamente escaneados que fueron
incorporados al expediente como material de consulta, o aquellos que se quedaron
como proyecto, es decir, sin valor legal, y que, para la conservación permanente,
además de implicar un costo innecesario, podrían conducir a incertidumbre por su
presencia entre documentos de valor.
Es importante, para asimilar esta sección, tener claro que la aplicación de la gestión
documental exige el conocimiento archivístico que reduzca la duda, llevando a la
certeza del valor de cada documento, a n de no caer en la lamentable práctica del
«por si acaso», que, buscando la prevención del extravío de documentos, incrementa los
costos de gestión en términos de tiempo de procesamiento, de hora-hombre y de dinero.
Antes de continuar, es imperativo aclarar que el índice digital es la herramienta que
permite el cierre de los expedientes a su nalización y desde el cual comienzan a correr los
plazos de retención en el sistema de trámite para su transferencia al repositorio archivístico
digital, como lo explica el numeral 50.4 del Reglamento de Gobierno Digital:
En caso las unidades de organización tengan a su cargo un sistema de información
o servicio digital, estas son responsables de la custodia y acceso al documento
archivístico digital contenido en dicho sistema hasta su transferencia al repositorio
archivístico digital institucional de la entidad. Los precitados sistemas de información
se integran con el repositorio archivístico digital institucional» (PCM, 2021, 18).
De esta manera, el índice digital se consolida como la herramienta que permite el paso
de la documentación del nivel de archivo correspondiente al trámite al vencimiento
del plazo de retención descrito para el archivo de gestión de cada dependencia, al
siguiente nivel, en este caso el archivo central, respondiendo de manera electrónica
al procedimiento archivístico de transferencia documental que se realiza en soporte
papel. De hecho, la función es equivalente, ya que, como lo indica el numeral 50.2 del
mismo reglamento, «El repositorio archivístico digital institucional es administrado y
regulado por el Archivo Central de la entidad pública» (PCM, 2021, 18).
Respecto a cuáles metadatos deben considerarse para el diseño del índice digital que
responda a esta funcionalidad, el Reglamento de Gobierno Digital no los especica,
pero establece en el artículo 42 la necesidad de que describan «El contexto, el contenido
y la estructura del expediente electrónico y su gestión a lo largo del tiempo» (PCM,
2021, 17), entre los que deben comprenderse, de manera relacional, los metadatos
mínimos de los documentos electrónicos, a saber: «a) Código único del documento;
b) Fecha de producción o fecha de incorporación; c) Orden del documento dentro del
expediente; d) Resumen hash del documento; e) Foliado» (PCM, 2021, 17).
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Tipos documentales y el procedimiento administravo general para la gesón documental en el gobierno digital
De hecho, todas las funcionalidades mencionadas en esta sección dependen
directamente de la relación entre estos metadatos para, al menos:
1. Identicar de manera inequívoca cada documento, no solamente dentro del
expediente, sino también dentro del sistema de gestión documental y entre todos
los sistemas conformantes de la plataforma nacional;
2. Reconocer los tipos documentales para alcanzar las bondades descritas en los
acápites anteriores;
3. Asegurar el cumplimiento de los procedimientos dentro de los plazos establecidos
por la organización, a través de la vericación del principio de orden original,
así como evidenciar aquellos que han sido realizados de manera irregular y por
agentes no autorizados;
4. Asegurar la integridad de los expedientes con el cotejo del foliado de cada
documento con el indicado en el expediente nal;
5. Permitir la trazabilidad de los documentos, comparando los tiempos de atención
de cada una de las dependencias involucradas en el trámite;
6. Advertir con antelación la necesidad de migración para evitar la imposibilidad
de lectura de activos de información por obsolescencia y por el vencimiento de
licencias de uso;
7. Analizar prospectivamente los requerimientos de consumo y transacciones para la
proyección de futuras inversiones.
No siendo exhaustiva, esta lista pretende mostrar cuánta información útil es reutilizable a
partir de metadatos que, fundamentalmente, pueden ser extraídos de manera automática
de los sistemas de gestión documental, por lo que no representa carga laboral para las
personas y, en consecuencia, un ahorro signicativo para la organización.
Identicación de los tipos documentales y la usabilidad de los documentos
Porque los tipos documentales son piezas documentales simples que conforman los
expedientes, cuya función inicial es atender y resolver asuntos para luego servir de
evidencia de los derechos ciudadanos otorgados por las distintas entidades públicas,
no pueden escapar de la obligatoriedad de ser consultados totalmente, es decir,
que permanezcan usables durante el tiempo que se haya establecido a través de la
valoración documental.
Aun cuando en el Perú, desde la aprobación del reglamento de Gobierno Digital,
el término «usabilidad» ha comenzado a formar parte de nuestro argot profesional,
no sucede lo mismo en la mayoría de las naciones con gobierno digital o gobierno
electrónico.
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Revista del Archivo General de la Nación 2024; 39(2); 49-74 María Eugenia del Carmen Viloria Orn
Es importante advertir que, a pesar de que la usabilidad es fundamental para la
gestión documental, de hecho, siempre está vinculada al acceso y la recuperación de
la información a largo plazo y, en consecuencia, a la preservación digital a través de
la conversión de formatos y la migración de soportes, no se dispone de una denición
especíca más allá de las que podemos identicar dentro de otras, como es el caso
del término accesibilidad, descrito como «La disponibilidad y usabilidad de la
información, en el sentido de la capacidad o facilidad futura de la información de poder
ser reproducida y, por tanto, usada» (Interpares, 2010, p. 3), donde se conjuga con la
disponibilidad para dar a entender la capacidad de reproducción y la consecuente
consulta de información durante el tiempo que sea necesario.
Sin embargo, podemos encontrar el sentido de la usabilidad en otras deniciones,
como en el caso colombiano, donde se incorpora tácitamente en la denición de
disponibilidad, en la que se precisa que todo documento «Se puede localizar, recuperar,
presentar, interpretar y leer» (MINTIC, 2012, p. 7). También se revela la relevancia
de la usabilidad en los múltiples documentos de gestión y en normas internacionales
en materia archivística, al leer la palabra uso, siempre vinculada al contexto de la
preservación digital de activos de información.
De esta manera, en consonancia con la concepción que tienen muchas naciones
comprometidas con el gobierno digital o gobierno electrónico, la usabilidad es una
característica fundamental para la gestión documental en un entorno electrónico. Y
el Perú no es la excepción. En efecto, el numeral 49.2 del artículo 49 del Reglamento
de Gobierno Digital, correspondiente al documento archivístico digital, puntualiza
que «Las características de un documento archivístico digital son: a) Autenticidad; b)
Fiabilidad; c) Integridad; d) Disponibilidad; e) Usabilidad» (2021, p. 18).
Sin embargo, es importante recordar que esta preocupación no se origina a partir de
la incorporación de tecnologías de información para la gestión de documentos, sino
que nace en la archivística tradicional y su tratamiento en soporte papel, puesto que la
función principal del proceso de conservación ha sido siempre mantener la legibilidad
de los documentos de archivo, es decir, evitar el deterioro que impida la consulta de la
información soportada. Tal es la importancia de esta característica, que dio origen a la
restauración en caso de daño evidente a los activos de información en soporte físico.
En un contexto electrónico en el Perú, la necesidad de usabilidad de los documentos
es evidente en la Directiva N.° 001-2023-AGN/DDPA, norma de administración de
archivos en las entidades públicas, cuando el literal c del numeral 8.6.6 señala que el
proceso archivístico de conservación debe asegurar «Los caracteres y componentes de
los documentos archivísticos en los diferentes soportes, manteniendo su autenticidad,
integridad, abilidad, disponibilidad y usabilidad a lo largo del ciclo vital» (2023a, p.
21), vinculando esto de manera directa al almacenamiento, incorporado en esta norma
como un proceso de gestión documental, puesto que «Se ejecuta conforme a los
instrumentos que se relacionan con el proceso de conservación» (lit. b, núm. 8.8.11,
2023a, 24), y cuya denición es presentada en el literal a del numeral 8.8.11 como un
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Tipos documentales y el procedimiento administravo general para la gesón documental en el gobierno digital
Conjunto de operaciones que orientan la ubicación de los documentos archivísticos
digitales y/o la información de estos en formatos y repositorios que garanticen
su autenticidad, integridad, accesibilidad, usabilidad, abilidad y conservación
durante su ciclo vital, sea en formato analógico o digital (2023a, p. 23).
No obstante, la usabilidad no queda circunscrita únicamente a los procesos de
conservación y al almacenamiento, pues estos no podrían ser ejecutados sin contar
con los metadatos y atributos requeridos para la recuperación de la información, que
son dados por el proceso archivístico de descripción documental, ya que este es el que
«Permite identicar, analizar y determinar las características internas y externas de
los documentos archivísticos, para su identicación, localización y contextualización
de la información; con el propósito de garantizar la accesibilidad, recuperación,
comprensión, control y usabilidad de su contenido» (lit. b, núm. 8.6.4, 2023a, 20).
Pero es importante tener claro que la usabilidad, propiamente vista en el marco de la gestión
en entornos electrónicos, requiere la extracción automática y reutilización de metadatos
que brindan el contexto para su monitoreo, a n de prever extravíos de la información.
En este sentido, se debe entender la usabilidad como una característica excepcional que
permite evaluar escenarios para la gestión de riesgos, entre los que encontramos:
• La previsión de obsolescencia tecnológica, a través de la vericación del formato
de cada tipo documental presente en el sistema de gestión documental, que tenga
fecha de salida del mercado;
• Identicación de formatos de fuente propietaria que encarecen los servicios que las
organizaciones prestan a los ciudadanos, cuya alternativa es la difusión en los dispositivos
legales que rigen los trámites administrativos de aquellos formatos abiertos que las
entidades puedan procesar. Esto es importante hacerlo previo al establecimiento de los
procedimientos administrativos que, en el caso de Perú, corresponden principalmente
al TUPA (Texto Único de Procedimientos Administrativos);
• Excesivo costo de almacenamiento que puede reducirse con la optimización del
tamaño de los archivos, precisando las condiciones de formato de cada documento,
ya sea a través de la difusión en los dispositivos legales que rigen los trámites
administrativos, así como por el método de compresión o reducción de tamaño que
permita la serie documental a la cual pertenece el archivo;
• Dicultad de accesibilidad por latencia en el acceso a los archivos debido al peso
de los documentos. Esta dicultad puede ser reducida a través del establecimiento
de formatos, tamaño, resolución y condiciones para la carga de archivos, y la
conversión para el uso de estos.
No siendo exhaustiva esta lista de escenarios, pone en evidencia la relevancia de la
usabilidad de los documentos de archivo que, dependiendo de la función que cumpla
cada tipo documental, podrá aplicarse la estrategia correcta para la minimización de
los riesgos.
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Revista del Archivo General de la Nación 2024; 39(2); 49-74 María Eugenia del Carmen Viloria Orn
Garantía para una custodia correcta de los documentos
Con relación al punto anterior, se entiende que para garantizar la usabilidad es
imprescindible que dichos documentos estén debidamente custodiados conforme a la
valoración correspondiente y, en consecuencia, es necesario considerar el documento
como un recurso, que, en caso de no poder ser leído -por ejemplo, un documento de un
procedimiento administrativo relevante-, implicaría una pérdida, muy probablemente
nanciera, para la organización.
En este contexto, se comprende la relación entre usabilidad, es decir, la recuperación y
legibilidad de los activos de información, y la seguridad informática, cuando se dene
a esta última como
el proceso de establecer y observar un conjunto de estrategias, políticas,
técnicas, reglas, guías, prácticas y procedimientos tendientes a prevenir, proteger
y resguardar de daño, alteración o sustracción a los recursos informáticos de
una organización y que administren el riesgo al garantizar en la mayor medida
posible el correcto funcionamiento ininterrumpido de esos recursos (InterPARES,
2010, p. 46).
Esta denición pone en evidencia que las medidas que se apliquen para garantizar la
seguridad informática deben responder de manera directa, entre otras cosas, a garantizar
la usabilidad de cada documento de archivo, independientemente del formato.
Sin embargo, el aspecto más resaltante para reducir los riesgos contra la usabilidad,
entendida como «La permanencia o accesibilidad de la información o los documentos
electrónicos de archivo durante el tiempo que se considere necesario» (AGN
Colombia, 2021, p. 15), está vinculado directamente con la preservación digital que,
orientada al largo plazo, requiere la aplicación del proceso de valoración documental
conjuntamente con una debida evaluación, a n de atacar algunos riesgos.
Entre estos riesgos pueden identicarse, tanto la «Multiplicidad de los formatos digitales
usados para la creación y reproducción de los documentos electrónicos de archivo
almacenados» (AGN Colombia, 2021, p. 33), es decir, de tipos documentales que no han
sido debidamente proyectados, elaborados ni formalizados mediante dispositivo legal de
la organización, dejando al libre albedrío su conformación, modicación y aplicación, y
por lo tanto sin estructura semántica para su identicación ni la homologación necesaria
para garantizar el debido control, seguimiento y evaluación de los resultados de su
implementación, como la ausencia de los visores o aplicaciones necesarios para su
reproducción, además de los mencionados en el punto anterior.
Para evitar estos riesgos es imprescindible incorporar a los sistemas de gestión
documental requisitos funcionales que respondan a la preservación digital, que es
denida en el proyecto de directiva «Lineamientos técnicos para el tratamiento de
preservación digital», como un
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Tipos documentales y el procedimiento administravo general para la gesón documental en el gobierno digital
Proceso fundamental, orientado a la preservación y protección de los documentos
archivísticos digitales existentes en las entidades públicas, que tiene como
nalidad garantizar su autenticidad, integridad, abilidad, disponibilidad y
usabilidad, independientemente de dónde se encuentren almacenados y su
continuidad a largo plazo (AGN, 2023b, p. 3).
en cuya denición se encuentran las cinco características que el reglamento de
Gobierno Digital asigna a los documentos archivísticos digitales (PCM, núm. 49.2,
2021, p. 18), y que hemos venido analizando de manera general a lo largo de este
artículo, por cuanto se comprende que, en caso de considerar la implementación de
un plan de preservación digital, es necesario realizar, más que un análisis tecnológico,
una evaluación fundamentalmente archivística.
Por su parte, el Archivo General de la Nación de Colombia dene la preservación
como
El conjunto de principios, políticas, estrategias y acciones especícas que tiene como
n asegurar la estabilidad física y tecnológica de los datos, la permanencia y el acceso
a la información de los documentos digitales y proteger el contenido intelectual de los
mismos por el tiempo que se considere necesario (AGN, 2018, p. 11).
donde agrega elementos signicativos como la certeza de la funcionalidad de cada
formato documental a partir de su estabilidad en el sistema, y la incorporación del dato
como objeto de información, lo que permite ampliar la mirada a las bases de datos.
Es así como, en función de la preservación digital, para minimizar los riesgos descritos
arriba, es imprescindible incorporar a los sistemas de gestión documental requisitos
funcionales que, en caso de ser necesario, se puedan aplicar, previa autorización
de parte del responsable, los procesos programados de Conversión y Migración,
entendiendo al primero como «proceso de cambio de un soporte a otro o de un formato
a otro de documentos de archivo» (ISO 15489-1, núm. 3.7, 2001), y al segundo como
«acción de trasladar documentos de archivo de un sistema a otro, manteniendo la
autenticidad, la integridad, la abilidad y la disponibilidad de los mismos» (ISO
15489-1, núm. 3.13, 2001).
También, en su propuesta de directiva mencionada, el Archivo General de la Nación
presenta la conversión y la migración, no como procesos, sino como estrategias, y
precisa algunos detalles importantes para comprender mejor en cuáles casos aplicar
una u otra. En este sentido, dene la conversión como la transformación de
Un documento archivístico digital que se encuentra en un formato cercano a
la obsolescencia tecnológica en un documento archivístico digital con un
formato que asegure su preservación digital a largo plazo, sin que se afecte su
autenticidad, integridad, abilidad, usabilidad y disposición (AGN, 2023b, núm.
8.5.1, p. 6).
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Revista del Archivo General de la Nación 2024; 39(2); 49-74 María Eugenia del Carmen Viloria Orn
destacando signicativamente la necesidad de programación, es decir, de prever el
momento para aplicar esta estrategia a los documentos cuyo formato esté en un plazo
de tiempo cercano a su obsolescencia.
Respecto a la migración, esta misma propuesta de directiva la dene como el acto de
Trasladar la información del documento archivístico digital que se encuentra en
un medio de almacenamiento con afectación de obsolescencia tecnológica a un
medio de almacenamiento que prolongue su preservación a largo plazo, sin que
se vea afectado (AGN, 2023b, núm. 8.5.2, p. 6).
Que, aun cuando no menciona la posible antelación a la obsolescencia de los formatos,
debe estar considerada para proyectar y programar los recursos necesarios, sin excluir
la aplicación extraordinaria de esta estrategia en casos de emergencia.
En síntesis, con la aplicación de las estrategias de conversión y migración, es posible evitar
la obsolescencia tecnológica tanto de los formatos como de los medios de almacenamiento
o soporte en los cuales se encuentren los activos de información, respectivamente.
Sin embargo, por un tema de racionalización nanciera y, en consecuencia, para la
efectiva gestión documental en un plan de preservación digital, es vital estimar, a través
de la valoración documental, si efectivamente es necesaria la aplicación de la conversión
o migración a tal serie documental, sin olvidar que estos procesos se efectúan sobre cada
una de las unidades documentales simples, es decir, sobre los tipos documentales, que
condicionarán tanto el formato como el soporte, de acuerdo con el tipo de archivo y, por
lo tanto, los costos que la aplicación de estos procesos representan.
Este análisis también debe evaluar, valiéndose de la microvaloración, si es rentable
realizar estos procesos sobre cada uno de los tipos documentales presentes en cada
expediente, a n de identicar los verdaderos documentos de archivo de aquellas
piezas documentales, ahora innecesarias, que fueron incorporadas en su momento
como de apoyo o de consulta, sin valor legal.
Una tercera estrategia que vale la pena mencionar es la emulación, cuya denición
está implícita en la ISO, cuando en la sección correspondiente al almacenamiento y
manipulación la señala como «Una nueva presentación en formatos de emulación o
cualquier otra forma futura de presentar los documentos de archivo» (ISO, 2001, p.
22), pero que posteriormente ha sido muy claramente descrita por el Archivo General
de la Nación de Colombia cuando la dene como
Recreación en sistemas computacionales actuales del entorno software y hardware
para permitir la lectura de formatos obsoletos. Esta estrategia consiste en la
simulación de una tecnología a través de otra; radica en equipos y/o programas
que se comportan como en ambientes anteriores para representar documentos
creados en entornos tecnológicos anteriores (AGN, 2018, p. 40).
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Tipos documentales y el procedimiento administravo general para la gesón documental en el gobierno digital
Su aplicación no se realiza de manera programada, sino en la emergencia, cuando
no se han previsto las estrategias de conversión y migración de manera oportuna.
Por tanto, la necesidad de aplicar esta, pone en evidencia las falencias en cuanto a la
planicación e identicación de los tipos documentales y sus formatos en el esquema
de metadatos dentro del sistema de gestión documental.
Figura 4. Estrategias para la preservación digital
Procedimientos administrativos como prioridad en la gestión pública
Debido a que la existencia de la gestión pública se justica únicamente para atender
las necesidades de los ciudadanos, estos cuentan con una serie de instrumentos
que en el Perú identicamos como procedimientos administrativos, denidos en el
artículo 29 del Texto Único Ordenado de la Ley N.° 27444, Ley del Procedimiento
Administrativo General, como:
Todos los procedimientos administrativos que, por exigencia legal, deben iniciar
los administrados ante las entidades para satisfacer o ejercer sus intereses o
derechos, al conjunto de actos y diligencias tramitados en las entidades,
conducentes a la emisión de un acto administrativo que produzca efectos jurídicos
individuales o individualizables sobre intereses, obligaciones o derechos de los
administrados (MINJUS, 2021, p. 109).
Por su parte, el reglamento del Decreto Legislativo N.° 1203 que crea el Sistema
Único de Trámites (SUT), en su artículo 3.7, dene procedimiento administrativo
como «Conjunto de actos y diligencias tramitadas en las entidades de la administración
pública, conducentes a la emisión de un acto administrativo que produzca efectos
jurídicos individuales o individualizables sobre obligaciones o derechos de los
administrados» (PCM, 2018, p. 5).
Debido a que todas las entidades brindan múltiples procedimientos, siempre
enmarcados en las funciones establecidas con antelación, «Cada entidad señala estos
procedimientos en su Texto Único de Procedimientos Administrativos - TUPA»
(MINJUS, 2021, art. 32, p. 111), cuyo cuerpo integrado de procedimientos es
denido a su vez como «Todos los procedimientos administrativos que, por exigencia
legal, deben iniciar los administrados ante las entidades para satisfacer o ejercer
sus intereses o derechos» (MINJUS, 2021, art. 32, p. 111), y que se complementa
con la denición de Texto Único de Procedimientos Administrativos - TUPA que
brinda el reglamento del Decreto Legislativo N.° 1203 que crea el Sistema Único de
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Revista del Archivo General de la Nación 2024; 39(2); 49-74 María Eugenia del Carmen Viloria Orn
Trámites (SUT) en su artículo 3.11, donde precisa que es un «Documento de gestión
institucional que compendia y sistematiza todos los procedimientos administrativos
y servicios prestados en exclusividad de las entidades, que brinda información a los
administrados o ciudadanos en general» (PCM, 2018, p. 5).
De esta manera, es en el TUPA donde el ciudadano puede enterarse de cuáles son los
requisitos que debe consignar para que la entidad receptora inicie el trámite solicitado.
Cada uno de estos requisitos corresponde a un documento que, como se reitera a lo
largo de este artículo, está representado por tipos documentales. Por tal razón, compete
a cada entidad identicar estrategias de validación de cada uno de estos documentos
en virtud de la valoración documental, es decir, evaluar la permanencia de cada uno de
estos de acuerdo con su función en el expediente, atendiendo a lo referido en el acápite
anterior respecto no solamente a los plazos de retención, sino también en cuanto a la
denición de los formatos de archivo a utilizar, a n de minimizar riesgos contra la
usabilidad de los documentos.
De hecho, la descripción del proceso de cada TUPA debe ser incorporada al sistema de
gestión documental, con el objeto de garantizar la integridad del expediente a través
de la identicación de cada tipo documental, puesto que estos serán el sustento de los
derechos otorgados a los ciudadanos.
Al identicar cada uno de los requisitos para la conformación de cada procedimiento
administrativo presente en los TUPA de las entidades, se advierte la necesidad de
describir el formato, sea nativo o de intercambio, para garantizar la usabilidad y el
valor de cada uno de los tipos documentales que representan los documentos que
conforman la solicitud que el administrado ingresa para iniciar un trámite, a n de:
• En primera instancia, que a la hora del cierre del expediente, mediante la emisión
del índice digital con la correspondiente rma digital, a través del cotejo del
proceso frente a los documentos presentes en el expediente, se pueda garantizar la
integridad documental antes de su transferencia al repositorio archivístico digital
institucional, que «es administrado y regulado por el Archivo Central de la entidad
pública» (PCM, 2021, núm. 50.2, p. 18);
• Que, vencido el plazo de retención en el repositorio archivístico digital institucional,
de acuerdo con lo establecido en el PCDA, se aplique la microvaloración necesaria
antes de su disposición nal, sea para la transferencia secundaria al repositorio
archivístico digital nacional administrado por el Archivo General de la Nación
«Para conservar y resguardar los documentos archivísticos digitales con valor
permanente provenientes de los repositorios archivísticos digitales institucionales
de las entidades» (PCM, 2021, núm. 51.1, p. 19), o para su incorporación a una
propuesta de «(...) eliminación, de acuerdo con la legislación en materia de
gobierno digital y las normas del Sistema Nacional de Archivos» (PCM, 2021,
núm. 35.3, p. 16).
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Tipos documentales y el procedimiento administravo general para la gesón documental en el gobierno digital
Es importante tener en consideración que son dos guras jurídicas involucradas en
la eliminación -como se lee en la cita anterior-, donde el AGN es, por su competencia,
responsable de la decisión administrativa, mientras que el ente que asuma el rol de
legislador en materia de gobierno digital, en su ámbito, debe tener la capacidad de
incorporar estrategias para imposibilitar la reconstrucción de los activos de información
aprobados para su eliminación, denidos por la norma para la eliminación de documentos
de archivo del sector público como «Procedimiento archivístico que consiste en la
destrucción física de series documentales, autorizado expresamente por el Archivo General
de la Nación y Archivos Regionales» (AGN, 2018b, p. 5), que conlleve a «La imposibilidad
de recomposición, tanto de la información como de los soportes» (AGN, 2018b, p. 7).
Documentos de archivo y rendición de cuentas
Custodiar los activos de información que son evidencia de los derechos ciudadanos,
mientras no hayan «Cumplido el n administrativo, scal, contable o legal que los
originó» (AGN, 2018b, p. 3), es un compromiso de cada entidad, que no se circunscribe
ni al tiempo, ni a la dimensión, ni al soporte en el cual se encuentren. Por tal razón,
es imposible separar la ciencia archivística de la gestión de documentos en entornos
electrónicos. De hecho, cada uno de los procesos y procedimientos archivísticos se
encuentra tácitamente presente en los dispositivos relacionados con el gobierno digital
y, en particular, en la gestión documental.
Esto se evidencia al cotejar una serie de dispositivos legales con los que el gobierno
digital debe estar alineado, como son la Ley del Procedimiento Administrativo General
o las correspondientes a los sistemas de la Contraloría General de la República del Perú.
Respecto a la Ley del Procedimiento Administrativo General, la ciencia archivística
se encuentra presente desde el «Capítulo I: De los actos administrativos», pues estos,
al estar destinados «A producir efectos jurídicos sobre los intereses, obligaciones o
derechos de los administrados dentro de una situación concreta» (MINJUS, 2021, art.
1, p. 89), requieren contar con evidencia durante el plazo que sea necesario conforme
a la función que rija dichos actos. Las evidencias, a su vez, únicamente se encuentran
en los expedientes que se conforman de acuerdo con las pautas que la misma norma
establece en el artículo 161, correspondiente a la regla del expediente único comentado
en un acápite anterior, cuya satisfacción se alcanza si se ejecuta cada actividad desde
el ingreso de la solicitud del administrado, como se consigna en el artículo 163 sobre
la presentación externa de expedientes, así como en el artículo 164, donde se aborda
la intangibilidad del expediente.
Para este n, la misma ley considera en el artículo 165 el empleo de formularios de
libre reproducción y distribución gratuita, mediante los cuales los administrados, o
algún servidor a su pedido, completando datos o marcando alternativas planteadas,
proporcionan la información usual que se estima suciente, sin necesidad de otro
documento de presentación (MINJUS, 2021, p. 208), al igual que en el artículo 166
donde, para facilitar la interacción del ciudadano a través de los modelos de escritos
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Revista del Archivo General de la Nación 2024; 39(2); 49-74 María Eugenia del Carmen Viloria Orn
recurrentes, «Las entidades ponen a disposición de los administrados modelos de los
escritos de empleo más recurrente en sus servicios» (MINJUS, 2021, p. 208), siendo
estas dos últimas herramientas tipos documentales.
Por su parte, al ser la Contraloría General de la República del Perú el órgano
Responsable de llevar a cabo el control gubernamental en la entidad, para la
correcta y transparente gestión de sus recursos y bienes, cautelando la legalidad
y eciencia de sus actos y operaciones, así como, el logro de sus resultados,
mediante la realización de servicios de control (simultáneo y posterior) y
servicios relacionados, conforme a las disposiciones de la Ley (...) (CG, 2020,
núm. 6.2, p. 5),
debe acceder a toda la documentación que sustente cada acto administrativo y de
administración que sea necesaria para tal n y, para ello
(...) puede requerir, conocer y examinar toda la información y documentación
sobre las operaciones de las entidades sujetas a control, aunque sea secreta y
siempre que sea necesaria para su función (...) (CG, 2020, núm. 6.2.8, p. 9)
para considerar el tratamiento debido a aquella información contemplada en las
excepciones que presenta la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública,
teniendo presente que en dicha entidad el Órgano de Control Institucional (OCI) «(...)
puede acceder a datos personales que se encuentran en posesión de las entidades»
(CG, 2020, núm. 6.2.8, p. 9) y, en consecuencia,
(...) está obligado a guardar la debida condencialidad sobre los mismos,
debiendo considerar que al momento de publicar los informes resultantes de los
servicios de control gubernamental, o entregar información en el marco de la Ley
N.° 27806, Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública, cuyo Texto
Único Ordenado fue aprobado con Decreto Supremo N.° 021-2019-JUS, debe
disociar aquellos datos que afecten la intimidad de los datos personales de forma
desproporcionada (CG, 2020, núm. 6.2.8, p. 9).
Respecto a esta última precisión sobre la accesibilidad, es decir, la consulta a
documentos secretos, reservados o condenciales, dicho dato lo brinda el resultado
del procedimiento archivístico de valoración documental, que se concreta, en el Perú,
con el PCDA.
Es importante entender que la función de control de la CG se realiza a lo largo de la
ejecución de los actos administrativos o de administración a través de los servicios de
control previo, simultáneo y posterior (CG, 2020, núm. 6.1.8, p. 4), lo que signica
que la documentación consultada debe estar debidamente organizada y accesible a lo
largo del ciclo de vida de los documentos, puesto que la OCI de cada entidad ordena:
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Tipos documentales y el procedimiento administravo general para la gesón documental en el gobierno digital
Mantener ordenados, custodiados y a disposición de la Contraloría durante diez
(10) años los informes resultantes de los servicios de control gubernamental,
documentación de control o papeles de trabajo, denuncias recibidas, y en general,
toda documentación relativa a las funciones del OCI, luego de los cuales quedan
sujetos a las normas de archivo vigentes para el sector público (CG, 2020, núm.
6.2.7, lit. q, p. 8).
Esto signica fundamentalmente dos cosas:
1. Que el procedimiento de valoración documental se requiere para el establecimiento
de los plazos de retención dentro del sistema de gestión documental.
2. Que el proceso de organización documental debe estar comprendido en el sistema
de gestión documental, en su etapa de gestión, desde el inicio del trámite, mucho
antes de la emisión del índice digital, fundamentalmente para la atención de los
controles previos y simultáneos.
De estas dos apreciaciones se entiende que la gestión documental es indispensable para
la transparencia y el acceso a la información de manera conable y para la rendición
de cuentas, por cuanto no puede desentenderse de los procesos y procedimientos
archivísticos, independientemente del soporte y la tecnología que utilice.
En virtud de la necesidad de transparentar la gestión pública, la CG, mediante la
Resolución de Contraloría N.° 122-2021-CG, aprueba la Directiva N.° 006-2021-
CG/INTEG, Rendición de Cuentas y Transferencia de Gestión en las Entidades del
Gobierno Nacional, en la que se establecen
Las disposiciones para los procesos de Rendición de Cuentas y de Transferencia
de Gestión, a n de que se realicen de manera efectiva, eciente y oportuna,
transparentando los resultados en el cumplimiento de los objetivos institucionales
de la gestión en el uso de los recursos públicos o bienes del Estado y de los
servicios públicos brindados, con el propósito de fomentar la continuidad en su
prestación, en benecio de la ciudadanía (CG, 2021, art. 1, p. 3).
Para lo cual, precisa que la Comisión de Transferencia tiene a su cargo vericar el
contenido de la información que sustenta el informe «Transferencia de Gestión de la
entidad» (CG, 2021, núm. 6.2, lit. c, p. 5).
Esta vericación, en cuanto a la evidencia documental de la gestión saliente, se realiza
a través del aplicativo informático titulado «Rendición de Cuentas de Titulares y
Transferencia de Gestión», desarrollado por la CG, para el que se aprobó, mediante
la Directiva N.° 0016-2022-CG/PREVI, Rendición de Cuentas de Titulares y
Transferencia de Gestión, el instructivo para el informe de transferencia de gestión:
puntos 3.6 y 6 - Anexos (2 y 3) correspondientes al Sistema Nacional de Archivos.
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Revista del Archivo General de la Nación 2024; 39(2); 49-74 María Eugenia del Carmen Viloria Orn
En este aplicativo, las entidades informan a través del anexo 3.1 correspondiente
al formato titulado «Documentos que se custodian, que integran el Sistema de
Archivos de la entidad para el gobierno nacional, regional y local», ya sea por período
anual o por término de gestión (CG, 2021, núm. 7.1, p. 9), la situación de su fondo
documental, especicando secciones existentes, series documentales con sus fechas
extremas y volumen documental de cada una de estas, conformadas, cada una de
ellas con múltiples tipos documentales que responden a una combinación de agentes,
procedencias y funciones particulares, cuyo resultado es una pieza documental simple,
única y de identicación inequívoca (CG, 2022, anexo 3, p. 7).
Finalmente, para evaluar el resultado de la aplicación de las normas del Sistema Nacional
de Archivos en cada una de las entidades públicas y realizar el control social, todo
ciudadano puede ingresar a https://apps1.contraloria.gob.pe/RCTG/Areas/Ciudadano/
Seguimiento/frm_CC Procesos.aspx y conocer no solamente lo referido a la gestión
documental en virtud de la información solicitada en el anexo 3 para la Rendición
de Cuentas y Transferencia de Gestión en las Entidades del Gobierno Nacional, sino
también la realidad general al momento de la transferencia de gestión de las entidades
públicas, lo que permite alcanzar el objetivo nal del gobierno digital, a saber:
Mejorar la prestación de servicios centrados en los ciudadanos, la gestión
interna de las entidades de la Administración Pública y la relación entre estas en
la prestación interadministrativa de servicios públicos de manera segura para
fortalecer la conanza y satisfacer las necesidades de los ciudadanos y personas
en general en el entorno digital, orientado a la transformación digital del Estado
(PCM, 2021, núm. 2.2, p. 9).
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