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REVISTA DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN
Archivísca
La adecuada gestión de archivos como mecanismo
para transparentar los actos de la Administración
Pública en el Perú
1
Heidi Soraya Cárdenas Arce
2
Resumen
La adecuada gestión de los archivos en las entidades de la administración pública es
clave para garantizar la transparencia de los actos de gobierno y por ende para la pro-
tección del derecho de acceso a la información pública reconocido en el Perú como
un derecho fundamental que se encuentra regulado en el inciso 5º del artículo 2º de la
Constitución Política del Perú.
Al respecto, existe un signicativo número de casos en los que no se entrega la in-
formación solicitada por el ciudadano, argumentando que en virtud del artículo 13º
del Texto Único Ordenado de la Ley Nº 27806 no existe obligación de las entidades
de crear o producir información con la que no se cuenta al momento de efectuarse el
pedido. Sin embargo, existe la obligación de las entidades de cumplir los procedi-
mientos técnicos archivísticos a n de contar con archivos debidamente organizados
que permitan la rápida ubicación de la información solicitada, evitando que la misma
sea deteriorada o destruida sin el correspondiente procedimiento establecido para tal
efecto. Lo contrario constituye una grave afectación a este derecho fundamental.
Palabras clave: Archivos, transparencia y acceso a la información pública; Archivo
General de la Nación; gestión documental.
1
El presente artículo forma parte de la tesis para optar el grado de doctora en Derecho y Ciencias
Políticas en la Universidad Nacional Mayor de San Marcos: «Deciencias y limitaciones normativas al
derecho de acceso a la información pública en el Perú». Disponible en: https://cybertesis.unmsm.edu.
pe/handle/20.500.12672/15612?show=full
2
Abogada por la Universidad Femenina del Sagrado Corazón – Unifé, Magister en Administración
y Doctora en Derecho por la Universidad Nacional Mayor de San Marcos. Correo electrónico:
heidisoraya22@gmail.com. Código ORCID: 0000-0002-5683-0412
Recibido: 30/03/2022. Aprobado: 23/05/2022. En línea: 22/08/2022.
Citar como: Cárdenas Arce, H. S. (2022). La adecuada gestión de archivos como mecanismo para
transparentar los actos de la Administración Pública en el Perú. Revista del Archivo General de la
Nación, 37: 161-173. doi: https://doi.org/10.37840/ragn.v37i1.142
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Heidi Soraya Cárdenas ArceRev Arch Gen Nac. 2022; 37: 161-173
Proper archive management as a guarantee of the protection
of the fundamental right to access public information
Abstract
The proper management of les in public administration entities is important to
guarantee the transparency of government acts and therefore for the protection of
the right of access to public information recognized in Peru as a fundamental right
that is regulated in paragraph 5 of article 2 of the Political Constitution of Peru.
In this regard, there are a signicant number of cases in which the information
requested by the citizen is not provided, arguing that under article 13 of Law No.
27806, there is no obligation to create or produce information. However, there is an
obligation for the entities to comply with the technical archival procedures in order to
have duly organized les that allow the rapid location of the requested information,
preventing it from being damaged or destroyed without the corresponding procedure
established for this purpose, otherwise it constitutes a serious violation of this
fundamental right.
Keywords: Archives, Transparency and access to public information; Archivo
General de la Nación; documental management.
Del Sistema Nacional de Archivos en el Perú
En el Perú, mediante la Ley Nº 25323, publicada el 11 de junio de 1991 en el Diario
Ocial El Peruano, se creó el Sistema Nacional de Archivos con la nalidad de in-
tegrar estructural, normativa y funcionalmente los archivos de las entidades públicas
existentes en el ámbito nacional y garantizar la defensa, conservación, organización y
servicio del Patrimonio Documental de la Nación.
Dicha norma señala en su artículo 4º que el Archivo General de la Nación, es el ór-
gano rector del Sistema Nacional de Archivos
3
que goza de autonomía técnica y ad-
ministrativa y tiene entre sus funciones principalmente proponer la política nacional
en materia archivística así como supervisar y evaluar su cumplimiento, normar y ra-
cionalizar la producción administrativa y eliminación de documentos en la Adminis-
tración Pública a nivel nacional y velar por el cumplimiento de las normas legales y
reglamentarias sobre archivos y documentos, imponiendo sanciones de acuerdo a ley
en los casos de violación y denunciándolos ante las autoridades competentes.
3
Según Heredia, el término ‘archivo’ se dene como «no sólo la reunión o conjunto de papeles, docu-
mentos, libros y registros de una ocina, corporación o casa particular cuando están metódicamente
ordenados, sino el lugar en que se conservan y custodian para que sirvan de consulta». Según Cortés, en
su Manual de Archivos Municipales, el archivo es el «conjunto de documentos acumulados en un pro-
ceso natural por una persona o institución, pública o privada, en el transcurso de la gestión de asuntos de
cualquier índole, los producidos y los recibidos, de cualquier fecha, los cuales se conservan y custodian
para servir de referencia, como testimonio e información, por las personas responsables de tales asuntos
y sus sucesores».
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La adecuada gestión de archivos como mecanismo para transparentar los actos de la Administración Pública en el Perú
La normativa archivística gira en torno a los procesos técnicos archivísticos que son el
núcleo del quehacer en materia archivística y cuya normativa ha sido actualizada por
el Archivo General de la Nación. Estos procesos técnicos al ejecutarse correctamente
aseguran una adecuada gestión de la información y reducen al máximo el riesgo de
pérdida o extravío de información, pero son poco conocidos por los altos funcionarios
de la Administración Pública a pesar de ser de obligatorio cumplimiento según se
repasa a continuación:
Administración de archivos: Mediante Resolución Jefatural Nº 179-2019-AGN/
SG, se aprobó la Directiva Nº 0009-2019-AGN/DDPA «Normas para la Adminis-
tración de Archivos en la Entidad Pública». Este es un proceso técnico archivístico
que versa en torno a la elaboración de un marco normativo al interior de la entidad
de aplicación y obligatorio cumplimiento en todos los órganos y unidades orgánicas
al interior de la misma que permita reconocer el ámbito de competencia, mejora-
miento, implementación y administración del sistema de archivos en cada entidad
pública. Su nalidad es establecer las directrices que deberán aplicarse para la es-
tructura de un sistema de archivos idóneo y adecuado a las normas de obligatorio
cumplimiento del Sistema Nacional de Archivos (Archivo General de la Nación,
2019, 20 de setiembre).
Organización de documentos: Mediante Resolución Jefatural Nº 180-2019-AGN/
SG, se aprobó la Directiva Nº 010-2019-AGN/DDPA «Normas para la Organización
de Documentos Archivísticos en la Entidad Pública» a n de establecer las pautas y
recomendaciones para la correcta organización de documentos archivísticos en las
entidades públicas, de acuerdo a las normas de obligatorio cumplimiento del Sistema
Nacional de Archivos. Este es un proceso técnico archivístico que consiste en desa-
rrollar actividades para la organización de documentos archivísticos en las entidades
públicas teniendo en cuenta dos principios archivísticos: el principio de procedencia y
el principio de orden original, así como las características del documento archivístico
y las etapas de organización contempladas en la directiva anteriormente mencionada
(Archivo General de la Nación, 2019, 20 de setiembre).
Descripción archivística: Mediante Resolución Jefatural Nº 213-2019-AGN/J, se
aprobó la Directiva Nº 0011-2019-AGN/DDPA «Norma para la Descripción Archi-
vística en la Entidad Pública» a través de la cual se regula y brindan pautas y reco-
mendaciones para que la descripción archivística permita el acceso, recuperación y
control adecuado de los documentos archivísticos y la información contenida en ellos,
de acuerdo con las normas emitidas por el Archivo General de la Nación para el obli-
gatorio cumplimiento en la entidad.
Este es un proceso técnico archivístico que consiste en representar en forma objetiva
y estructurada la información contenida en cada pieza documental o sus agrupaciones
documentales para su localización, accesibilidad, recuperación y control. Se realiza
de lo general a lo particular, en forma estructurada, en cuatro niveles: fondo, sección,
serie y pieza documental, y a cada nivel de descripción le corresponde un determinado
instrumento descripción que puede ser la guía para el caso del fondo, el inventario
para el caso de sección y series documentales y el catálogo para el caso de piezas
documentales (Archivo General de la Nación, 2019, 8 de noviembre).
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Valoración documental: Mediante Resolución Jefatural Nº 214-2019-AGN/J, se
aprobó la Directiva Nº 0012-2019-AGN/DDPA «Norma para la Valoración Docu-
mental en la Entidad Pública» cuya nalidad es disponer de una norma que oriente
y regule la valoración documental para la elaboración del Programa de Control de
Documentos Archivísticos en las entidades públicas. Este es un procedimiento archi-
vístico que consiste en identicar y establecer el valor (temporal o permanente) y el
periodo de retención de toda serie documental y permite seleccionar aquellos docu-
mentos archivísticos que por su importancia ameriten conservarse adecuadamente en
cada archivo, pero solo se valoran documentos archivísticos organizados (clasica-
dos, ordenados y signados).
Para la valoración documental se deben considerar los siguientes factores: marco le-
gal y normativa interna que permita determinar el periodo de retención, el contexto
de producción que da origen a la serie documental dado que la serie es generada en
razón de un proceso, procedimiento o función establecida, la importancia de la unidad
de organización productora de documentos como es el caso de las unidades de organi-
zación de la alta dirección, la frecuencia de consultas de cada serie, las características
de los documentos, la opinión técnica del Archivo Central, el crecimiento o volumen
de la serie en el Archivo de Gestión y Archivo Central y la migración o sustitución de
soportes (Archivo General de la Nación, 2019, 6 de noviembre).
Conservación de documentos: Mediante Resolución Jefatural Nº 304-2019-AGN/J,
se aprobó la Directiva Nº 01-2019-AGN/DC «Norma para la Conservación de Docu-
mentos Archivísticos en la Entidad Pública», cuya nalidad es establecer las normas
y recomendaciones para disponer de acciones preventivas y correctivas para la con-
servación del documento archivístico de cada entidad pública.
Este es un proceso técnico archivístico que consiste en ejecutar acciones preventivas
y correctivas para mantener la integridad física del soporte y texto de los documentos
de cada entidad a través de la implementación de medidas de preservación y restaura-
ción. Las acciones a tener en cuenta son las condiciones de los locales de archivo y sus
instalaciones, la aplicación de la normativa para la adecuada conservación y el estado
de protección y conservación de los documentos que se encuentran en el archivo. Este
proceso permite alargar la vida de los documentos en cualquier soporte, a través del
control de las condiciones medioambientales (temperatura, humedad, luminosidad,
contaminación), control biológico (microorganismos, insectos, animales menores),
control físico mecánico (edicio, mobiliario, unidades de conservación) y control de
riesgos por siniestro (incendio, inundación, sismos y vandalismo) (Archivo General
de la Nación, 2019, 31 de diciembre).
Servicio archivístico: Mediante Resolución Nº 10-2020-AGN/J se aprobó la Di-
rectiva Nº 01-2020-AGN/DDPA «Norma para Servicios Archivísticos en la Entidad
Pública», cuya nalidad es establecer las normas y pautas generales que permitan
el acceso, préstamo, consulta y reproducción del documento archivístico y así una
eciente atención al ciudadano. Este es un proceso técnico archivístico que consiste
en poner a disposición de los usuarios los documentos de la institución con nes de
información y consulta, de forma transparente, oportuna y efectiva teniendo presente
las restricciones por condencialidad, restricción de información de datos persona-
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La adecuada gestión de archivos como mecanismo para transparentar los actos de la Administración Pública en el Perú
les y el grado de deterioro del documento solicitado (Archivo General de la Nación,
2020, 21 de enero).
La ejecución de estos procesos técnicos conlleva a generar los siguientes instrumen-
tos de gestión que coadyuvan a que el trabajo archivístico se desarrolle de forma
eciente:
• Plan Anual de Trabajo Archivístico de la entidad
• Manual de Procedimientos de Archivos
• Programa de Control de Documentos
• Cuadro de Clasicación de Documentos
• Guía de organización de documentos
• Cronograma anual de transferencia de documentos
• Cronograma anual de eliminación de documentos
• Inventarios, guías y catálogos de documentos
• Tabla general de retención de documentos
• Registro de transferencia de documentos
• Registro de eliminación de documentos
• Registro de atención de servicio archivístico
• Manual de Prevención y Desastres
Por ejemplo, es importante que las entidades cuenten con su Programa de Control de
Documentos Archivísticos – PCDA, instrumento de gestión documental que establece
las series documentales generadas por las unidades de organización de una entidad e
identica si dichas series documentales tienen valor permanente o temporal, así como
el periodo de retención en los archivos de gestión y el archivo central. Esta herra-
mienta nos permite garantizar la adecuada custodia y conservación de los documentos
archivísticos. Sin embargo, solo 38 entidades cuentan con esta herramienta
4
.
4
El Banco Central de Reserva del Perú, Central de Compras Públicas - PERÚ COMPRAS, Comisión
Nacional para el Desarrollo y Vida Sin Drogas – DEVIDA, Despacho Presidencial – DP, Fondo de
Cooperación para el Desarrollo Social – FONCODES, Gobierno Regional de Ayacucho – GORE
AYACUCHO, Gobierno Regional de Huánuco – GORE HUANUCO, Instituto Geológico Minero y
Metalúrgico – INGEMMET, Jurado Nacional de Elecciones, Ministerio de Educación, Seguro Social
de Salud, Sistema Metropolitano de la Solidaridad - Sede central (SISOL), Sistema Metropolitano
de la Solidaridad – San Juan de Lurigancho, Superintendencia de Banca, Seguros y Administradoras
Privadas de Fondos de Pensiones – SBS, Superintendencia Nacional de Bienes Estatales – SBN, Zona
Registral Nro. IX – Sede Lima, Contraloría General de la República del Perú, Programa Nacional de
Becas y Crédito Educativo, Municipalidad de Santiago de Surco, Ministerio de Economía y Finanzas,
Municipalidad de Lince, Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado, Superintendencia
Nacional de Migraciones, Ocina Nacional de Procesos Electorales, Organismo Supervisor de la
Inversión en Infraestructura de Transporte de Uso Público, Superintendencia de Transporte Terrestre de
Personas, Carga y Mercancías - SUTRAN, Centro Nacional de Planeamiento Estratégico – CEPLAN y
Programa Nacional de Alimentación Escolar Qali Warma.
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Sobre la gestión de los archivos y su impacto en la protección del
derecho de acceso a la información pública
Los procesos técnicos archivísticos forman parte del proceso de gestión documen-
tal que abarca todas las funciones, actividades y procesos que en una organización
se aplican a los documentos a lo largo de su vida para garantizar su producción, su
autenticidad, su integridad, su conservación, su abilidad y su disponibilidad, para
su mayor uso y mejor servicio (Herrera, 2011). Por ello, es relevante asegurar su
adecuada organización, conservación y puesta a disposición con ecacia, responsab-
ilidad y transparencia acorde con la Política Nacional de Gobierno Electrónico y la
Política Nacional de Modernización de la Gestión Pública, las cuales se encuentran
orientadas a un Estado al servicio del ciudadano, eciente, inclusivo y abierto. En
ese orden de ideas, es importante la incorporación de tecnologías de la información a
los archivos a n de contar con sistemas de gestión de archivos que hagan posible la
rápida ubicación y accesibilidad de la información.
En este contexto, cobra vital importancia el rol que cumplen los archivos para el
correcto funcionamiento y la adecuada gestión de las entidades de la Administración
Pública al ser fuentes de información y contribuir a transparentar los actos de gobier-
no. Los archivos custodian la memoria de la institución en los documentos, los cuales
son fuente primordial para brindar servicios al ciudadano a través del ejercicio del
derecho fundamental y constitucional de acceso a la información pública.
Así pues, se puede decir que el incumplimiento de los procesos técnicos archivísticos
contemplados en la norma genera desorganización, hacinamiento y pérdida de infor-
mación. La Defensoría del Pueblo, en su Informe Defensorial 96 del año 2004, iden-
ticó que el incumplimiento del plazo legal previsto para la entrega de la información
requerida se ha debido, principalmente, a «la inexistencia de archivos profesionaliza-
dos que permitan la ubicación rápida de la información solicitada» (Defensoría del
Pueblo, 2004: 87). Asimismo, en el Informe Defensorial 14 del año 2010 también se
mencionó que la «falta de adecuación de los sistemas de archivos de las entidades
públicas trae como consecuencia la demora en la atención de las solicitudes de acceso
a la información pública». Por eso, la Defensoría del Pueblo resaltó la importancia
de que las entidades de la administración pública cuenten con archivos organizados y
profesionalizados (Defensoría del Pueblo, 2010: 273).
En el año 2012, la Defensoría del Pueblo publicó un diagnóstico sobre el cumplimien-
to de las obligaciones en materia de acceso a la información pública en seis gobiernos
regionales: Ayacucho, Ancash, Apurímac, Lambayeque, San Martín y Tacna, en el
que se determinó que en dichos gobiernos regionales no se contaba con directivas
archivísticas ni procedimientos que regulen sus archivos, lo que genera deciencias
en la adecuada organización y conservación de la información que incide negati-
vamente en la atención de solicitudes de acceso a la información (Defensoría del
Pueblo, 2012).
Por su parte, en el Informe Defensorial 17 del año 2013 también se menciona que
los procesos técnicos archivísticos que efectúan las entidades de la administración
pública son aspectos que deben ser regulados de la manera más idónea por parte del
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La adecuada gestión de archivos como mecanismo para transparentar los actos de la Administración Pública en el Perú
ente rector a n de generar una adecuada atención de las solicitudes de acceso a la
información (Defensoría del Pueblo, 2013: 74).
En el periodo comprendido entre el 2010 y el 2016, la Presidencia del Consejo
de Ministros en sus informes anuales
5
sobre acceso a la información pública, ha
señalado reiteradamente que «el no encontrar la información» constituye uno de
los factores por los cuales no se cumple con atender las solicitudes de acceso a la
información pública. Esto también ha sido mencionado en el último informe anual
sobre solicitudes de acceso a la información pública del período 2018, emitido por
la Autoridad Nacional de Transparencia y Acceso a la Información.
Aquí se evidencia que la inadecuada gestión de archivos genera un impacto signi-
cativo en la protección del derecho de acceso a la información pública toda vez que
si la información no puede ser encontrada puede ser por dos razones:
i) porque existe hacinamiento y desorganización, es decir, no se cumplen los pro-
cesos técnicos archivísticos de organización y descripción que permiten contar con
inventarios guías y catálogos que facilitan una rápida ubicación de los documentos,
así como tampoco se ha ejecutado su cronograma anual de eliminación de docu-
mentos que permita contar con la autorización del ente rector para disponer de los
documentos de valor temporal declarados innecesarios.
ii) porque ha sido destruida o extraviada sin haber observado el procedimiento de
eliminación de documentos contemplado en la norma o debido a la ocurrencia de
alguna contingencia que ocasionó la pérdida de la información.
Sobre este último punto, en los últimos años se dieron a conocer en los medios de
comunicación masivos noticias sobre pérdida de información debido a siniestros
ocurridos en algunos archivos de la Administración pública o empresas privadas
que custodiaban documentos pertenecientes a la administración pública, como los
siguientes:
• En el año 2009, los medios de comunicación daban cuenta de la sospechosa des-
aparición de 822 cajas con cerca de 41 mil expedientes del Archivo Central del
Ministerio de Salud (Minsa) en el Cercado de Lima, durante el feriado largo del
Año Nuevo, entre el 31 de diciembre y el 4 de enero. Este hecho ocurrió cuan-
do se investigaba la construcción de hospitales en la gestión de Hernán Garrido
Lecca y las supuestas gestiones de Rómulo León Alegría y Fortunato Canaán con
estas licitaciones (Diario Peru21, 2009).
• En diciembre del año 2009, se registró un incendio a un almacén de la Empresa
Ransa, donde se quemaron archivos y documentos públicos, de diferentes insti-
tuciones, los cuales eran administrados por Ransa Archivo (Andina Perú, 2009).
• En agosto de 2011, se denunció la pérdida de cinco mil carpetas de crédito en el
Banco de Materiales (Banmat) pero luego de las investigaciones se concluyó que
5
Antes de la creación de esta autoridad la Presidencia del Consejo de Ministros a través de la Secretaría
de Gestión Pública era la entidad responsable de la coordinación, consolidación y supervisión de los
consolidados anuales de la atención de las solicitudes de acceso a la información de las entidades.
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se trataba de la pérdida de 18 392 carpetas de crédito y de 1017 expedientes de la
cartera inmobiliaria y de créditos.
William Pabón Ruiz (ex jefe de la Ocina de Lima Sur del Banco de Materiales)
habría retirado ilícitamente de la citada ocina carpetas de créditos otorgadas por
la entidad. Dichos documentos, sin contar con ninguna guía de remisión, habrían
salido de dicha sede el 3 de junio de 2011 con destino a la sucursal de Villa El Sal-
vador; sin embargo, terminaron en el relleno sanitario de las pampas en San Juan
de Lurigancho. Dicho funcionario fue denunciado ante la Fiscalía Anticorrupción
por los delitos de peculado, abuso de autoridad y cohecho pasivo impropio. El Se-
gundo Juzgado Unipersonal del Distrito Judicial de Lima Sur condenó a William
Pabón Ruiz a 8 años de privativa de libertad. Además, jó en S/ 50 mil nuevos
soles el monto de la reparación civil (Castillo, 2012).
• El incendio ocurrido en marzo del 2012 en el almacén del Ministerio de Edu-
cación, donde, además de material educativo, se perdieron legajos y archivos
(Diario El Comercio, 2012).
En esa línea, el artículo 21 del TUO de la Ley de Transparencia y Acceso a la Informa-
ción Pública ha dispuesto que «[…] En ningún caso la entidad de la Administración
Pública podrá destruir la información que posea […]».
Concordante con ello, el artículo 6 del Reglamento de la Ley de Transparencia y
Acceso a la Información Pública señala que «[…] el funcionario o servidor que haya
creado, obtenido, tenga posesión o control de la información solicitada, es responsa-
ble de […] mantener permanentemente actualizado un archivo sistematizado de la
información de acceso público que obre en su poder […]».
En consecuencia, es indudable la obligación que tienen las entidades de brindar in-
formación que deben tener en sus archivos. Al respecto, la sentencia del Exp. 07440-
2005-PHD/TC hace mención a un caso en el que la ONP no otorgó la información
requerida, aun cuando ella se encuentre efectivamente en los archivos de Orcinea,
bajo el argumento de que esta ya no obra en poder de la demandada. Entonces, el
Tribunal Constitucional señaló que en caso de que la información solicitada hubiese
sido entregada por la demandada a un tercero, es razonable entender que una copia
de dicha información obre en sus archivos, pues se trata de información que, por su
propia naturaleza y las funciones que cumple, tiene el deber de conservar y por ende,
de entregar (Levaggi, 2009).
Para el caso en concreto
6
, el Tribunal Constitucional señaló que si la ONP no tiene la
información, debió tenerla pues para haber emitido la Resolución 0000051120-2004/
DC/DL19990, que reconoce el derecho del demandante, tuvo que contar con los datos
necesarios para que un derecho fundamental sea plenamente respetado.
El Tribunal ha desestimado el argumento de la inexistencia de la información
para denegar la solicitud de acceso a la información pública teniendo en cuenta
que el penúltimo párrafo del artículo 13 de la ley de transparencia señala que en
6
En este caso, el demandante interpuso demanda de hábeas data contra la ONP ya que se le negó acceso a
información acerca del estado del cobro de las aportaciones efectuadas por sus anteriores empleadoras.
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La adecuada gestión de archivos como mecanismo para transparentar los actos de la Administración Pública en el Perú
el caso de que una entidad de la administración pública no localice información
que está obligada a poseer o custodiar, deberá acreditar que ha agotado la acciones
necesarias para obtenerla a n de brindar una respuesta la solicitante tal como lo
ha establecido en el en el fundamento 12 de la sentencia recaída en el Exp. 07675-
2013-PHD/TC:
[…] En consideración de este Tribunal, esta fundamentación resulta
insuciente a efectos de denegar el requerimiento de información. El
artículo 13 del TUO de la Ley 27806, señala que ante la inexistencia de
datos, la entidad debe comunicar por escrito tal hecho; sin embargo,
esto no implica apelar a la “no existencia” de dicha información para
eludir responsabilidad. En el mismo sentido, el máximo intérprete de
la Constitución ha señalado que no basta con agotar la búsqueda de
la información, sino que la entidad debe reconstruirla ante su destruc-
ción o extravío a n de garantizar este derecho fundamental […].
Asimismo, el Fundamento 8 la sentencia recaída en el Expediente Nº 01410-2011-
PHD/TC, señala:
[…] Es necesario agotar las diligencias necesarias a efectos de locali-
zar la documentación requerida. En su defecto y de quedar comproba-
do el extravío de la misma, disponer la reconstrucción del expediente
administrativo correspondiente, para luego de ello cumplir con su en-
trega en copias a los interesados. Sobre el particular, el artículo 27º
del Reglamento de la Ley de Transparencia señala en caso se extravíe
información en poder de las entidades, se deberán agotar las acciones
necesarias para recuperar dicha información; asimismo, que en dicho
supuesto, corresponde a la entidad comunicar al solicitante dicha si-
tuación, así como los avances o resultados de las acciones orientadas
a recuperar la información o la imposibilidad de brindarla por no ha-
berse recuperado, sin perjuicio de las responsabilidades administrati-
vas, civiles y penales […].
En esta misma línea, el Tribunal de Transparencia y Acceso a la Información ha ve-
nido emitiendo pronunciamientos en torno a que no basta agotar la búsqueda de la
información, sino que la entidad debe reconstruirla ante su destrucción o extravío a
n de garantizar este derecho fundamental. Tal es el caso de una apelación frente a
la denegatoria de la solicitud de un ciudadano por parte de la Municipalidad Distrital
de El Agustino alegando que la misma no obra en sus archivos. La apelación fue de-
clarada fundada por considerar que la entidad no ha cuestionado el carácter público
de la información requerida así como tampoco ha señalado que dicha información no
se haya encontrado bajo su posesión sino que ha precisado que la información «no se
encuentra en sus archivos» por lo que, a decir del Tribunal de Transparencia, no basta
con agotar la búsqueda de la información sino que la entidad debe reconstruirla a n
de garantizar este derecho fundamental y comunicar al solicitante dicha situación, sin
perjuicio de las acciones administrativas, civiles y penales que correspondan
7
.
7
Caso Alejandro Silvino Acosta Martínez, extraído de Exp. 00147-2019-JUS/TTAIP. Disponible en:
https://www.minjus.gob.pe/resoluciones-ttaip/
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En otro caso, el Tribunal de Transparencia y Acceso a la Información pública en el
Exp. Nº 00001-2017-JUS/TTAIP declaró fundado un recurso de apelación presentado
por haberse denegado una solicitud de acceso a la información por la que se reque-
ría el costo total de la reconstrucción del Puente Bella Unión. Dicha apelación fue
formulada contra la Municipalidad Metropolitana de Lima y además de haber sido
declarado fundado el recurso de apelación, se ordenó la reconstrucción del expediente
por considerar que el máximo intérprete de la Constitución ha señalado que en caso
de que una entidad pública no localice una información que está obligada a poseer o
custodiar deberá acreditar que ha agotado las acciones necesarias para obtenerla a n
de brindar una respuesta al solicitante tal como lo ha establecido en el fundamento 12
de su sentencia recaída en el Expediente Nº 07675-2013-PHD/TC que indicó que no
basta con apelar a la «inexistencia de datos» para eludir responsabilidad, sino que se
debe agotar la búsqueda de la información y reconstruirla ante su destrucción o extra-
vío a n de garantizar este derecho fundamental.
Estos son algunos casos de vulneración al derecho de acceso a la información pública,
puesto que la entidad se encuentra obligada a entregar información que debería encon-
trarse debidamente custodiada y organizada, salvo que la misma haya sido declarada
innecesaria con una resolución emitida por el Archivo General de la Nación.
Existe vulneración al derecho de acceso a la información pública cuando la informa-
ción ha sido producida por la entidad pero esta no la pone a disposición porque «no
se ubica» o «no se encuentra» debido a la inadecuada administración de los archivos
que manejan las entidades.
En consecuencia, cuando se habla de administración y gestión pública se piensa en
«información» y se vincula este término con conceptos como democracia y buen go-
bierno. Empero, vemos archivos en situación precaria y descuidados, lo que es con-
tradictorio toda vez que, si no se adoptan acciones para la adecuada administración y
conservación de los documentos, no se tendrá información accesible y a disposición
de los usuarios que lo requieran. Las entidades deben contar con sistemas de gestión
de documentos que hagan posible la recuperación y búsqueda rápida de la misma a
través de la creación de potentes bases de datos que permitan optimizar las guías, in-
ventarios y catálogos que se elaboran en los archivos; asimismo, es importante que las
entidades desarrollen y ejecuten sus procesos técnicos archivísticos de forma respon-
sable a n de que, por ejemplo, el proceso de selección y eliminación de documentos
se dé a través de una evaluación consciente de valoración documental a n de reducir
toda posibilidad de pérdida de información.
Como mencionábamos inicialmente en el presente artículo, la administración pública
cuenta con una normativa especíca al respecto que garantiza que los documentos que
contienen información cumplan un ciclo y sean custodiados de manera adecuada para
que al nalizar su periodo de retención (pérdida de valor administrativo, tributario,
scal, etc.) puedan —a través de un procedimiento ya establecido por el ente rector—
ser declarados innecesarios y se eliminen, previa valoración documental sustentada
técnicamente. Por ello, es fundamental el rol que desempeña el Archivo General de
la Nación como ente rector encargado de supervisar y evaluar el cumplimiento de las
normas en esta materia.
171171
La adecuada gestión de archivos como mecanismo para transparentar los actos de la Administración Pública en el Perú
En suma, es importante la adecuada e idónea administración de los archivos como
centros de conservación de documentos (como lo hace por ejemplo la legislación del
Ecuador
8
y México
9
) teniendo en cuenta que los archivos son fuente de información y
representan la memoria de una institución. A n de reducir toda posibilidad de pérdida
de información, se debe contar con archivos debidamente organizados y que en su
manejo se apliquen sistemas de gestión de documentos que hagan posible su recupe-
ración y búsqueda rápida, así como se desarrollen y ejecuten sus procesos técnicos
archivísticos de forma responsable y eciente.
Conclusiones
La adecuada gestión de los archivos en las entidades de la administración pública es
clave para garantizar la transparencia de los actos de gobierno toda vez que el cum-
plimiento de los procedimientos técnicos archivísticos permite contar con archivos
debidamente organizados que permitan la rápida ubicación de la información solicita-
da evitando que la misma sea deteriorada o destruida sin el correspondiente procedi-
miento establecido para tal efecto. Por ende, su adecuada organización y conservación
contribuye a la rápida ubicación de la información solicitada y a reducir toda posibili-
dad de pérdida de información lo que incide en garantizar la protección del derecho de
acceso a la información pública reconocido en el Perú como un derecho fundamental
que se encuentra regulado en el inciso 5º del artículo 2º de la Constitución Política
del Perú.
En esa línea, los archivos cumplen un rol importante para el funcionamiento y la
adecuada gestión de las entidades de la Administración Pública porque son fuente de
información y la memoria de las instituciones, siendo primordial el rol que cumple el
Archivo General de la Nación como ente rector para supervisar y evaluar el cumpli-
miento de la política nacional archivística y velar por el cumplimiento de las normas
en materia archivística.
8
La Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la Información de Ecuador señala en su artículo 10º
que es responsabilidad de las instituciones públicas y personas jurídicas de derecho público crear y
mantener registros públicos de manera profesional para que el derecho a la información se pueda ejercer
a plenitud, por lo que en ningún caso se justicará la ausencia de normas técnicas en el manejo y archivo
de la información y documentación para impedir u obstaculizar el ejercicio de acceso a la información
pública, peor aún su destrucción. Quienes administren, manejen, archiven o conserven información
pública, serán personalmente responsables, solidariamente con la autoridad de la dependencia a la
que pertenece dicha información y/o documentación, por las consecuencias civiles, administrativas o
penales a que pudiera haber lugar, por sus acciones u omisiones, en la ocultación, alteración, pérdida
y/o desmembración de documentación e información pública. Los documentos originales deberán
permanecer en las dependencias a las que pertenezcan hasta que sean transferidas a los archivos
generales o Archivo Nacional. El tiempo de conservación de los documentos públicos lo determinará la
Ley del Sistema de Archivo Nacional y las disposiciones que regulen la conservación de la información
pública condencial.
9
En México, la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública dispone que las
entidades son responsables del adecuado funcionamiento de sus archivos y de elaborar y poner a
disposición de los ciudadanos una guía de sus sistemas de catalogación y clasicación, así como de la
organización del archivo.
172172
Heidi Soraya Cárdenas ArceRev Arch Gen Nac. 2022; 37: 161-173
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