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REVISTA DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN
Archivísca
Especicaciones ambientales y técnicas de
seguridad para el diseño de la infraestructura
física de un archivo central
Laura Yturbe Mori
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Resumen
En la mayoría de los archivos centrales, los documentos de archivo están siendo cus-
todiados en lugares que no cumplen con lo mínimo para dar un buen tratamiento y
custodia. Gran parte de estos son adaptados de espacios construidos para otros nes
y, a veces, cuando existe la posibilidad de edicar desde cero, no cumplen con los re-
quisitos. Este artículo indica elementos a considerar para la edicación de un archivo
central, no solo enfocándose en su funcionalidad, sino que, además, expone las medi-
das adecuadas para la conservación y seguridad de los documentos.
Palabras claves: Archivo central, edicio de archivo, especicaciones técnicas
y ambientales.
Environmental and security Technical Specications for the Design
of the Physical Infrastructure of a Central Archive
Abstract
In most of the Central Archives, the archival documents are being kept in places that
do not comply with the minimum to give good treatment and custody. Much of these
are adapted from spaces built for other purposes and, sometimes, when there is the
possibility of building from scratch, they do not meet the requirements. This article
indicates elements to be considered for the construction of a Central Archive, not only
focusing on its function, but also exposes the appropriate public measures for the
conservation and security of the documents.
1 Universidad Católica Sedes Sapientiae. Lima, Perú. Correo electrónico: 2015200521@ucss.pe
Recibido: 31/3/2021. Aprobado: 20/5/2021. En línea: 6/8/2021.
Citar como: Yturbe L. (2021). Especicaciones ambientales y técnicas de seguridad para el diseño
de la infraestructura física de un archivo central. Revista del Archivo General de la Nación, 36:
163-176. doi: https://doi.org/10.37840/ragn.v36i1.126
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Keywords: central archive, building of archive, technical and environmental
specications.
Introducción
No existe mucha conciencia sobre la importancia de los documentos de archivo, por
ello, el lugar donde se custodian y administran no posee las características necesarias.
En su gran parte los archivos centrales han sido adaptados; dicho de otro modo, se ha
adecuado la infraestructura con el n de que funcionen como uno. Esto no siempre
ha sido una buena gestión porque no existe un análisis, un diagnóstico de las nece-
sidades. Asimismo, el espacio es reducido, lo cual provoca que los documentos sean
guardados en cualquier lugar y, además, que las infraestructuras no aguanten el peso
de estos. Un hecho sucedió en el Archivo Histórico de Málaga, en donde se hallaron
los documentos en una habitación abandonada de los Baños del Carmen. No obstante,
existen casos en donde la edicación de un archivo central desde cero no ha sido un
proyecto exitoso por la falta de comunicación entre el archivero y el arquitecto. En
este artículo se expone que construir un edicio destinado exclusivamente para eje-
cutar funciones propiamente de un archivo no solo implica su funcionalidad sino que
se deben tomar medidas adecuadas para la conservación y seguridad de los mismos
documentos (Peiró, 2001). Por tal razón, se darán a conocer especicaciones técnicas
para su edicación.
Marco teórico
Archivo Central
Es el área encargada de custodiar y conservar los documentos de archivo cuyo valor
primario decrece. De igual modo, la Directiva N.° 009-2019-AGN/DDPA, “Norma
para la Administración de Archivos en la Entidad Pública” (AGN, 2019: 9), indica
que:
[…] es el archivo encargado de planicar, organizar, dirigir, normar, coor-
dinar, ejecutar, controlar los procesos, procedimientos y las actividades ar-
chivísticas a nivel institucional, así como de la conservación y uso de los do-
cumentos proveniente de los archivos de gestión; y ejecutar la transferencia
y eliminación de documentos en coordinación con el Archivo General de la
Nación o el Archivo Regional […].
Edicio de Archivo
Es el conjunto de edicios o espacios destinados al tratamiento, custodia y servicios
archivísticos. Cruz (1996: 337) arma que, desde el punto de vista arquitectónico, se
dene el archivo “como el edicio o conjunto de edicios donde se encuentran agru-
pados los depósitos y los locales de trabajo, con los anexos necesarios”.
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Especicaciones ambientales y técnicas de seguridad para el diseño de la infraestructura física de un archivo central
Especicaciones técnicas y ambientales
En el caso de la construcción, son los documentos en los cuales se especican las exi-
gencias y características necesarias para el inmueble requerido. El edicio de archivo
necesita elementos especícos técnicos en cuanto a la construcción física y a aspectos
ambientales para los distintos espacios, los cuales serán presentados posteriormente.
Materiales y métodos
La realización del presente artículo es el resultado de las siguientes etapas: primero,
se revisó todo tipo de bibliografía (revistas, libros, noticias, normas internacionales de
estandarización, entre otros); después, se clasicó y analizó la información obtenida
con el n de identicar los elementos necesarios a considerar para la construcción de
un archivo central; nalmente, se explica el producto de la segunda fase generando un
espacio de discusión y conclusiones.
Resultados
En el momento de empezar la construcción del archivo central, ya sea adaptación
de un lugar o edicar desde cero, Sainz (2007) expresa la obligatoriedad de que el
arquitecto conozca las normativas básicas del territorio, las que tengan que ver con
la edicación, y guías de referencia para el diseño del archivo. De igual modo, es
imprescindible que el archivero sepa del tema para que exista un diálogo continuo
entre ambos profesionales. Como bien indica Cruz (1996: 336), “no conviene olvidar
que el arquitecto es el único maestro de su obra, posee una formación técnica que le
es propia, y el archivero [...] no puede pretender imponer sus concepciones arquitec-
tónicas”. Tiene que existir un ambiente amigable para cumplir con mayor efectividad
el proyecto.
Por otro lado, previamente a la redacción del programa funcional del arquitecto, el
archivero debe entregar un programa de necesidades indicando la función del edicio,
metros lineales de almacenamiento, los tipos de soportes que custodian, medidas de
los muebles, instalaciones a requerir, etc. Asimismo, colocar los condicionantes que el
arquitecto debe considerar al momento de diseñar. A esto, Tornel (1989) informa que
el programa debe cumplir 4 puntos: facilitar de forma general lo que es un Archivo y
su importancia; exponer de forma precisa que los espacios deben tener tratamientos
diferenciados; dar a conocer los posibles agentes externos que afectan a la conserva-
ción y sus posibles consecuencias para que se tomen medidas preventivas, y; plantear
una forma de distribución de los espacios.
No obstante, se debe resaltar que el archivero debe reexionar exactamente sobre qué
espacio va a requerir. Él debe realizar un estudio considerando “[…] las necesidades
propias de su servicio y cuanticarlas con exactitud, sin limitarse a copiar lo realizado
en otro lugar” (Peiró, 2001: 262), y vericar con minuciosidad el anteproyecto pre-
sentado por el mismo arquitecto, para indicarle sus dudas y posibles cambios. Pero,
siempre en armonía.
Un aspecto que se debe meditar con profundidad es el presupuesto. Sainz (2007: 317)
explica que “los archivos públicos nunca han sido dotados con presupuestos amplios
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por su dependencia institucional de ministerios o consejerías encargadas de los asun-
tos culturales, siempre en desventaja presupuestaria frente a otros departamentos”.
Esta situación es frecuente, sin embargo, no puede ser impedimento para la realiza-
ción de un buen servicio al ciudadano. Se debe adecuar a la realidad y solicitar con
mesura los elementos que en verdad se requieren.
Asimismo, se debe pensar en el crecimiento del volumen documental para un interva-
lo de treinta años, lo cual se puede estimar por los documentos de archivo transferidos
durante los últimos diez años. A su vez, considerar el crecimiento de la población en
el lugar geográco del archivo como el volumen anual de la eliminación.
La ubicación
De acuerdo con Sainz (2011), al elegir la ubicación del archivo central, se deben
considerar los siguientes criterios: accesibilidad, el edicio debe estar próximo a co-
municaciones de transporte y a la entidad; resistencia, el terreno debe tener fuertes
cimientos para que soporte el peso del edicio, muebles, documentos, etc.; seguridad,
el edicio debe estar lejos de núcleos peligrosos, y; capacidad de crecimiento, se debe
pensar siempre en una futura ampliación y mejora.
A su vez, la ISO 11799 (2015), “Document storage requirements for archive and
library materials”, expone los lugares que no pueden ser sitio para el archivo. Uno de
ellos son los susceptibles a hundimiento o inundación; cerca de un lugar que atraiga
roedores, insectos u otras plagas; tampoco próximo a un área que emita gases nocivos,
humo, polvo, etc.
Criterios constructivos
Font y Girabal (2009) los subdivide en: a) resistencia y altura de los forjados, se debe
prever una sobrecarga de peso (1.500 kg/m2), la luz entre los forjados debe tener
como mínimo 3 m., etc.; b) fachadas, las ventanas tienen que estar con doble cristal
aislante; por otra parte, en la planta baja las ventanas deben estar protegidas con rejas,
y evitar ventanas con orientación al sur; c) cubiertas, se deben poner aislantes térmi-
cos y acústicos; igualmente, deben ser de fácil mantenimiento y adecuadas a las con-
diciones climáticas especícas para cada espacio; d) divisiones interiores, las paredes
de obra reducidas al mínimo y con sistemas constructivos que faciliten el desmonta-
je; e) carpintería interna, las puertas del archivo tanto internas como externas deben
abrirse con llave maestra y ser resistentes al impacto; f) aislamientos, la construcción
debe estar aislada térmica y acústicamente, y ser hidrófuga e ignífuga; g) pavimentos,
deben ser resistentes a la abrasión, de fácil mantenimiento y no inamables, en las
áreas de sala de consulta y ocinas de administración se requiere material noble como
madera, parquet, etc., y en los depósitos se recomienda terrazo abrillantado que es
resistente al fuego y fácil de limpiar.
De igual forma, el Archivo General de México (2013) realiza las siguientes recomen-
daciones con respecto a los materiales constructivos:
Cimientos y estructura: las paredes, los techos y los suelos deben tener aislantes con
alta capacidad térmica e higroscópica. En las estanterías se debe evitar la madera,
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Especicaciones ambientales y técnicas de seguridad para el diseño de la infraestructura física de un archivo central
puesto que no soportaría el peso de los documentos de archivo, son susceptibles a
plagas e inamables.
Ventanas: los depósitos como las áreas de consulta no deben tenerlas para evitar
la entrada de polvo y luz. En el caso que se considere ello, se debe colocar ltro
UV y doble vidrio para reducir las radiaciones nocivas y, si es posible vidrios
reejantes.
Accesos: las entradas deben ser resistentes al fuego y las puertas deben ser metálicas y
con cerraduras antipánico. Ninguna puerta del depósito debe dar hacia el exterior del
edicio, ni abrirse de afuera hacia dentro; y, además, los vanos de las puertas deben
permitir un libre acceso de las puertas.
Pisos: deben ser con colores claros, resistentes, no resbalosos y con material que
amortigüe el sonido. También, deben ser lisos y sin escalones, en caso de que el dise-
ño justique cambio de altura se debe instalar una rampa con 9
o
de pendiente. Puede
ser de material pétreo pulido.
Techos y cubiertas: no deben tener decoraciones que acumulen el polvo. En los de-
pósitos, todas las estructuras deben ser impermeables y su cubierta resistente a la
corrosión. Por otro lado, los techos deben ser altos y tener como mínimo 50 cm. entre
las estanterías y los rociadores de seguridad. También, no pueden ser completamente
planos, se necesita una pendiente de 12
o
.
Acabados: se deben elegir recubrimientos, materiales y pinturas que minimicen la
emisión de sustancias dañinas. Las supercies expuestas deben ser de componentes
con baja combustibilidad.
Del mismo modo, es necesario tomar en cuenta esas características con el n de que el
Archivo Central tenga un buen tiempo de vida útil. Una referencia se puede observar
en la Tabla 1.
Tabla 1: Tiempo estimado de vida útil de los elementos de archivo
Elemento Vida útil
Del cuerpo del edicio Como mínimo 100 años
Estructura portante Tanto como el edicio
Elementos básicos de la fachada Tanto como el edicio
Elementos más débiles de la fachada De 25 a 50 años
Instalaciones De 10 a 25 años
Telas impermeables de las cubiertas De 10 a 15 años
Pintura y barnices De 5 a 10 años
Fuente: Font y Girabal, 2009: 5.
Con respecto si el edicio de archivo debe ser horizontal o vertical, se preere el
primero puesto que da menos problemas técnicos; mientras que el segundo generaría
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mayor dicultad de desplazamiento. Sin embargo, en el vertical se ahorraría espacio
y precio de compra de m
2
.
Los edicios de un archivo central, tanto los construidos desde cero como en su adap-
tación, van a concurrir en los siguientes factores. Uno de ellos es que se debe separar
en tres áreas diferenciadas según el nivel de acceso para el público.
Atribuciones espaciales
Pública: se denomina de esta forma porque son los espacios que serán accesibles por
personas ajenas al archivo. Comprende diversos espacios: i) recepción, un vestíbulo
con señalización para que el usuario ubique los espacios para los servicios que re-
quiere; ii) conjunto sala de lectura, inventarios y biblioteca, espacios dedicados a los
investigadores, por eso el lugar debe estar en las mejores condiciones, seguridad y
tecnología; iii) grupo sala de exposiciones, conferencias y servicio educativo, lugares
dedicados a las actividades para el desarrollo de la enseñanza, difusión.
Reservada: se denomina de esta manera a los espacios destinados al tratamiento archi-
vístico; en donde no entra el público. A su vez, acá se ubican las zonas de instalacio-
nes, mantenimiento general y otras dependencias, por ejemplo, almacén de materiales
de ocina. Se puede subdividir en dos principalmente:
i) Depósito. El espacio más importante porque es donde se custodiarán los documen-
tos de archivo. Por ello, es necesario que esté en un completo aislamiento térmico,
acústico, higrométrico y luminoso. Y, además, se debe adaptar a los distintos tipos de
soportes de documentos de archivo que posee la organización.
ii) Zona de trabajo. Se reere a los locales en donde se realizará el ujo del bloque
del trabajo. Será necesario contar con la zona de recepción de documentos, muelle de
carga y descarga, un espacio reservado para la desinfección y desinsectación, sala de
clasicación y eliminación. Asimismo, los talleres de reprografía, restauración y de
encuadernación.
Privada: espacio dedicado a temas administrativos. Usualmente, está ubicado cerca de
los depósitos para evitar desplazamientos largos.
No existe un consenso sobre cómo se deben distribuir y organizar los espacios, pero
siempre se hace necesaria la comunicación continua entre archivero y arquitecto para
lograr el mejor n: servir al usuario. En las guras 1 y 2 se aprecian dos formas en que
se han diseñado y distribuido las zonas.
Mobiliarios
Son aquellos que se involucran en la instalación de los documentos de archivo en
el depósito. Un elemento importante son las estanterías, las cuales deben poseer las
siguientes características: incombustibilidad, inocuidad para los documentos, solidez
y manejo cómodo (Cruz, 1996). En esa misma línea, se reitera evitar el uso de estan-
terías de madera. Las estanterías se pueden dividir en: a) Fijas, convencionales que
se colocan paralelamente, cuya separación debe ser de un mínimo de 0.70 metros. b)
Móviles, compactas que ahorran espacio, se manejan a través de un motor eléctrico
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o un mecanismo manual; estas pesan más, por eso se necesita planicar con anticipa-
ción su uso para construir un inmueble que soporte.
No existe un acuerdo sobre las medidas exactas. Cruz (1996: 348) informa que “las di-
mensiones […] son habitualmente: 1,90 metros de altura […] para acceder a mano por
una persona de estatura normal, con baldas o estantes de 1 x 0,40 x 0,50 (longitud, pro-
fundidad y distancia entre baldas)”. De igual forma, se puede apreciar en la gura 3.
Por otro lado, otro elemento a considerar son las cajas archiveras. Se preere el uso
del cartón sin ácido y resistente. Las dimensiones normalizadas son 38 x 28 x 12 cm,
no obstante, aquello va a depender de la necesidad del archivero porque existen dis-
tintos tamaños de documentos.
De igual forma, existen documentos que no pueden guardarse en una caja archivera,
se necesita un mobiliario especial, como en el caso de planotecas. Aparte de los fac-
tores mencionados, se tienen que tomar en cuenta los agentes que pueden incurrir en
una adecuada conservación y custodia.
Medios ambientales
Factores climáticos: dentro de estos se puede ubicar la luz, cuyo daño es acumulati-
vo. Este se puede dividir en solar y articial. Primero, los rayos ultravioletas pueden
acelerar el proceso de oxidación del documento de archivo, si es expuesto más de
lo recomendado. No obstante, se debe indicar que este elemento puede actuar como
germicida. En cuanto a la luz articial, su distribución, intensidad y duración tiene
que ser controlada. La luz varía según el tipo de distribución. De igual modo, está el
factor de la humedad, si existe en una forma excesiva va provocar la formación de
mohos y hongos. Asimismo, se debe tomar en cuenta la temperatura, si es muy alta
proliferan los microorganismos; y, en el caso de ser muy baja causará que la humedad
se condense. Con respecto a los parámetros, los expertos siempre dan un rango para
la adecuada conservación de los diversos tipos documentales e indican que sea lo más
estable posible, como se observa en las tablas 2 y 3. A su vez, en la tabla 4 se visuali-
zan las diferencias de temperatura y humedad en cada espacio del archivo.
Tabla 2: Condiciones en cada tipo de soporte
Soporte Temperatura (ºC) Humedad relativa (%)
Fotografía blanco y negro 15-20 30-35
Fotografía color 10-18 25-35
Film blanco y negro 12-20 30-40
Film color 10-20 25-35
Magnético 14-18 40-50
Óptico 16-20 35-45
Microformas 18-20 30-40
Fuente: Cruz, 1996: 351.
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Tabla 3: Requisitos de almacenamiento
Condiciones ambientales
para los diferentes soportes
Temperatura
ambiente (ºC)
Oscilación Humedad
relativa (%)
Oscilación
Papel De 16 a 20
(óptimo 18)
+-1 De 30 a 50 +-5
Pergamino De 2 a 18 1ºh De 50 a 60 3%h
Vinilo Menos de 21 50
Foto B/N De 16 a 20
(óptimo 18)
+-2 De 30 a 35
Foto Color De 2 a 4 De 30 a 45
Película B/N De 16 a 20
(óptimo 18)
+-2 De 30 a 40
Película Color De 2 a 4 +-2 De 25 a 35
Sop. Magnéticos: datos,
audio, vídeo ópticos
De 17 a 20
De 16 a 20 ?*
De 20 a 30
De 35 a 45
Micro formas De 18 a 20 +-2 De 30 a 40
Micro formas Seguridad 10 De 30 a 40
Nitratos 10 De 30 a 40
Fuente: Font y Girabal, 2009: 11.
Tabla 4: Condiciones óptimas en cada espacio de archivo
Sala de consulta
Temperatura 17-27 ºC (según RD 486/1997)
Humedad 45-65%
Ventilación natural
Depósitos
documentales
ordinarios
Temperatura 15-21 ºC
Humedad 45-65%
Control climático mediante aislamiento térmico y buena
circulación de aire. Niveles adecuados que eviten la pro-
liferación de hongos. Filtros en las entradas de aire de la
climatización y las tomas de aire exterior. En las entradas y
salidas de aire de los depósitos se aconsejan ltros de alta
seguridad (HEPA)
Despachos y
salas de trabajo
Temperatura 17-27 ºC (según RD 486/1997)
Humedad 45-65%
Ventilación natural. Renovación de aire: 30 m3 persona/
hora (mínimo según RD 486/1997)
Depósitos
para soportes
especiales
Temperatura 10-18 ºC
Humedad 40-50%
Fuente: Font y Girabal, 2009: 10.
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Especicaciones ambientales y técnicas de seguridad para el diseño de la infraestructura física de un archivo central
Polvo y contaminación: es un elemento que se encuentra presente, pero se puede
evitar con agentes de limpieza que no deben ser dañinos para los documentos de ar-
chivo. A su vez, la contaminación atmosférica es otro factor; en donde los gases más
comunes son el anhídrido sulfuroso, el carbónico, los compuestos clorados, férricos y
plúmbicos. Se puede mermar el impacto con el aire acondicionado.
Fuego: este es elemento ocasiona daños irreparables al documento. Este siniestro pue-
de surgir por malos cables eléctricos o por el uso de la madera tanto en los anaqueles
como las puertas.
Factores biológicos: dentro de ello, se ubican los insectos; los más perniciosos son
los que se alimentan de madera (xilófagos), por ejemplo el pececillo de plata, que
preere las colas y el almidón; la carcoma, que preere papel de calidad, y la termita,
que devora todo tipo de celulosa (madera, papel, cartón y tejido).
Por otro lado, hay microorganismos como los hongos y bacterias que ocasionan man-
chas de pigmentación que eliminan la escritura. Con el n de contrarrestar esta situa-
ción, se hacen necesarias una serie de medidas que ayudan a la estabilidad, para ello
se debe planicar desde el diseño del inmueble de archivo. Puesto que no solo implica
su funcionalidad, sino que se deben tomar medidas adecuadas para la conservación y
seguridad de los mismos documentos y acondicionarlo para sus nes.
Medidas para la estabilidad ambiental
Instalación: el inmueble debe contar con instalaciones necesarias para su buen fun-
cionamiento, tanto eléctricas como hidráulicas. En el primero, todas las instalaciones
deben estar concentradas en una planta central con acceso restringido. Los materiales
para los cables deben ser ignífugos y LSF. Por otro lado, en cuanto a las instalaciones
hidráulicas, estas no deben estar abiertas o sin sellar en el depósito.
Iluminación: dentro de la luz articial, se puede subdividir en uorescente, incan-
descente y bra óptica. En el primer caso, es conveniente usar difusores y ltros UV;
en el segundo, es necesario contar con ltros que absorban el calor; y en el último,
el objeto que irradia la luz debe encontrase alejado de lo que se quiere iluminar. A su
vez, para elegir, se tiene que pensar en la altura, ancho y espacio de los pasillos. En
cuanto a los interruptores, deben estar separados en cada sección y ser de fácil acceso.
A su vez, debe existir un panel central que indique que los circuitos están funcionando
correctamente. Asimismo, en el depósito, las lámparas deben distribuirse en forma
perpendicular a las estanterías. Con respecto a la instalación eléctrica, se coloca “luz
de 60W cada dos metros en los pasillos entre estantería, y de 75W cada 4 o 5 metros
en los pasillos centrales” (Cruz, 1996: 355).
Ventilación: el edicio debe contar con sistemas de climatización, renovación y ltra-
do del aire. De igual modo, si no es posible usar máquinas, se debe facilitar que el aire
se ventile y se ltre naturalmente. También, que las entradas y el ducto del aire acon-
dicionado, y las ventanas, deben tener ltros o mallas para evitar la entrada de plagas.
Cabe resaltar que el aire acondicionado con el deshumidicador ayuda a contrarrestar
la proliferación de hongos y mohos.
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Climatización: el sistema de aire acondicionado del depósito debe ser independiente
de los ductos de las otras áreas. A su vez, se necesita un sistema de deshumidicación
eciente acorde a las áreas y dimensiones.
Medidas de seguridad
Protección contra intrusos: el archivo debe tomar todas las medidas de seguridad. Se
debe colocar un sistema que detecte movimientos en las horas de no ocina y que
esté conectado con la policía. De igual forma, las ventanas deben ser diseñadas de tal
forma que eviten la entrada de personas ajenas.
Políticas de preservación: Helen Forde, en Preservation policies – who needs them?
(Martín, 2009), expresa: i) “Almacenar los materiales de archivo en contenedores y
en condiciones adecuadas. ii) Proveerse de los medios de acceso con la perspectiva
de minimizar los riesgos de daños. iii) Dotarse de los equipamientos adecuados para
proteger los originales mientras se utilicen. iv) Mantener los estándares homologa-
dos de preservación en todo el archivo. v) Formar y desarrollar un equipo adecuado
en técnicas de preservación. vi) Proveerse de soportes de sustitución para los casos
de materiales degradados, en malas condiciones o de uso intensivo. vii) Emprender
los trabajos de tratamiento de los documentos dañados como una cuestión priorita-
ria. viii) Retirar los documentos del acceso público si corren riesgo de degradarse”.
Para esto, es necesario un personal capacitado y profesionales especializados en los
temas expuestos.
Detección de incendios: los sensores deben estar unidos al centro de bomberos las
veinticuatro horas. Asimismo, el sistema eléctrico debe ser independiente de los que
sirven para la iluminación o el aire. Estos deben ser sonoros e iluminar la ubicación de
fuego para su pronta extinción. Por otro lado, con respecto a los tipos de extintores, se
tiene que considerar el precio, los efectos ecológicos y que no sean dañinos tanto para
el personal como para los documentos. Se pueden dividir en automáticos y portátiles.
En el primer caso, puede ser extinción por agua, que es de bajo costo pero puede ser
muy perjudicial para los mismos documentos, o extinción con gas, cuyo uso se reco-
mienda en lugares cerrados, herméticos que no sean abiertos al público porque puede
ser dañino para el ser humano. En referencia al segundo caso, se indica que se debe
aplicar aun teniendo un sistema automático y tener un personal capacitado en su uso.
Casos de emergencia: el inmueble debe ser construido con fuertes cimientos que so-
porten los terremotos, las inundaciones, etc. A su vez, tener luces de emergencia que
se activen cuando el sistema indique la presencia de un apagón. Además, debe existir
señalización en todo el inmueble para que el personal conozca la ruta de salida en caso
de emergencia y se deben ubicar fácilmente los extintores portátiles.
Discusión y conclusiones
Tras describir y analizar las diferentes fuentes bibliográcas, se identicó la necesidad
de una estrecha comunicación entre el arquitecto y el archivero. Este último sabrá
qué aspectos técnicos son necesarios para la salvaguarda de documentos, lo cual se
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Especicaciones ambientales y técnicas de seguridad para el diseño de la infraestructura física de un archivo central
consigue mediante un programa de necesidades y un diálogo continuo, pero siempre
reconociendo que no se puede imponer al otro profesional.
De igual forma, todo empieza con elegir la ubicación para el archivo central, el cual
no puede estar cerca de núcleos peligrosos, debe tener la capacidad para futuras am-
pliaciones, los cimientos resistentes, etc., además de tomar criterios de construcción
que aseguren el funcionamiento del inmueble. A su vez, se debe dividir en tres áreas
diferenciadas según el nivel de acceso al público: pública, privada, y reservada. Cabe
resaltar que no todos los elementos mencionados en estos apartados son imprescindi-
bles para el funcionamiento de un archivo: área de trabajo, depósito y área de consulta
para ser funcional.
Por otro lado, se considera entre los mobiliarios principalmente dos elementos: ca-
jas archiveras y estanterías. En el primer punto, existen entidades que no cumplen
con ese requisito por factor económico y ahorro de espacio, como la Superinten-
dencia de Banca, Seguros y AFP (SBS), que usa tapa-contratapa. Y en el segundo,
priman las estáticas.
Asimismo, se deben tomar medidas adecuadas para la conservación y seguridad de los
documentos de archivo. Aunque a veces lo económico se superpone a la necesidad del
archivo, esto no es excusa para descuidar el tratamiento y custodia, ya que hay casos
en que, a pesar de la limitación del dinero, se ingenian formas de proteger contra la
humedad, por ejemplo, usando tecnopor. A su vez, sin importar el factor económico,
los elementos a considerar para la construcción del archivo se pueden sintetizar en:
ubicación, materiales de construcción, atribuciones espaciales, condiciones medioam-
bientales y condiciones de seguridad.
Por último, para las entidades que desean asegurar un archivo funcional con medidas
de seguridad y conservación, se pueden consultar las siguientes normas que aseguran
una calidad o considerarlas para buenas prácticas: BS 5454:2000, “Recommendations
for the storage and exhibition of archival documents”; ISO 9706:1994 “Information
and documentation – Paper for documents – Requirements for permanence”; ISO
11108:1996, “Information and documentation – Archival paper – Requirements for
permanence and durability”; ISO 11798:1999, “Information and documentation –
Permanence and durability of writing, printing and copying on paper”; ISO 14416:2003,
“Information and documentation – Requirements for binding of books, periodicals,
serials and other paper documents for archive and library use – Methods and materials”;
ISO 11799: 2015, “Information and documentation – Document storage requirements
for archive and library materials”; UNE-EN 15659:2020, “Secure storage units –
Classication and methods of test for resistance to re – Light re storage units”; UNE
54110:2000, “Información y documentación. Requisitos en el almacenamiento de
documentos para materiales de archivos y bibliotecas”.
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Fig 1: Organización del archivo
Fuente: Cruz, et al., 2011: 335.
Fig. 2: Organigrama funcional
Fuente: Font y Girabal, 2009: 13.
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Especicaciones ambientales y técnicas de seguridad para el diseño de la infraestructura física de un archivo central
Fig. 3: Medidas generales de estanterías
en depósitos y sus espacios anexos
Fuente: Cruz, et al., 2011: 352.
Referencias
Fuentes secundarias
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