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REVISTA DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN
Archivísca
Los archivos en la legislación
sobre el gobierno digital
Aída Luz Mendoza Navarro
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Resumen
El texto analiza el reglamento de la Ley de Gobierno Digital y destaca la labor que el
Archivo General de la Nación asume en cuanto a la normativa referida a la atención
de documentos de archivo digitales, de acuerdo con su competencia estipulada por
ley. Al respecto, se reere al capítulo IV del reglamento —sobre archivística digital—,
donde aparentemente se centra la labor normativa del AGN, pero precisa que más allá
de este capítulo, todo el dispositivo legal en cuestión incide en los archivos digitales.
Esto es debido a que los procedimientos administrativos, para efectos de la ley y su re-
glamento, se realizan a través de documentos de archivo que se gestionarán en soporte
distinto al papel —digitales—, mediante la implementación de los sistemas de gestión
documental a nivel nacional, y le corresponde al AGN asumir su tratamiento técnico-
archivístico. Finalmente, el artículo trata brevemente de los datos que tanto la ley
como su reglamento contemplan, teniendo presente que las exigencias en el valor y
calidad de estos se corresponden con el valor y la calidad de los documentos digitales
de archivo por ser una de las principales fuentes para su gestión, uso y disponibilidad.
Palabras clave: archivos, documento archivístico digital, norma, ley, reglamento.
Archives in Digital Government Legislation
Abstract
The text analyzes the regulation of the Digital Government Law and highlights the
work that the Archivo General de la Nación assumes in terms of the regulations
1 Universidad Católica Sedes Sapientiae. Lima, Perú. Correo electrónico: aidaluzmn@gmail.com
Recibido: 24/3/2021. Aprobado: 28/5/2021. En línea: 6/8/2021.
Citar como: Mendoza A. (2021). Los archivos en la legislación sobre el gobierno digital. Revista del
Archivo General de la Nación, 36: 133-151. doi: https://doi.org/10.37840/ragn.v36i1.124
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regarding the care of digital archival documents, in accordance with its competence
stipulated by law. In this regard, it refers to Chapter IV of the regulation —on digital
archiving—, where the normative work of the AGN is apparently focused, but species
that beyond this chapter, the entire legal provision in question has an impact on digital
archives. This is because the administrative procedures, for the purposes of the law
and its regulations, are carried out through archival documents that will be managed
on media other than paper —digital—, through the implementation of document
management systems at the national level, and it is up to the AGN to assume their
technical-archival treatment. Finally, the article briey discusses the data that both the
law and its regulations contemplate, bearing in mind that the requirements in the value
and quality of these correspond to the value and quality of digital records as one of the
main sources for their management, use and availability.
Keywords: archives, digital records, standard, law, regulation.
Introducción
La Transformación Digital (TD) se va desarrollando en los países de diferentes mane-
ras, no en exclusiva en lo que a los cambios tecnológicos corresponde, sino que estos
van acompañados de otras condiciones que los facilitan para lograr lo que se pretende
como innovación. Una de ellas es el elemento jurídico. En ese contexto, nuestro país
asume el reto, en esta oportunidad, a través del marco legal que le permitirá impulsar
e implementar importantes cambios en la digitalización de la Administración Pública.
Si bien falta mucho para una efectiva TD, el elemento normativo es fundamental
porque se contará con la base legal para ir avanzando en su implementación en la
medida que esta transformación lo exige. El aspecto legal es una parte importante,
pero no todo lo que demanda poner al país en un lugar relevante de digitalización de
los servicios públicos. Lo que hay que resaltar es que se inició el camino hacia ese
objetivo, aunque habrá que trabajar mucho para lograr cada uno de los propósitos que
se plantean en las normas sobre el tema; sin embargo, para avanzar hay que empren-
der el desafío. En lo que corresponde a los archivos, que es el foco de atención del
presente trabajo, podemos armar que las entidades archivísticas, los profesionales de
los archivos y todos los interesados en la aplicación de los preceptos normativos del
Gobierno Digital en relación a los documentos de los archivos estamos comprome-
tidos en apoyar esta transformación, porque de por medio están los documentos que
son los testimonios para aanzar una gestión pública transparente y porque nalmente
muchos de esos documentos formarán parte del Patrimonio Documental de la Nación.
En las siguientes líneas haremos un breve comentario de la Ley de Gobierno Digital,
para luego analizar su reglamento, que es el tema que nos interesa desarrollar en lo
que a los documentos electrónicos y digitales atañe, aunque nos referiremos también
a otras disposiciones contenidas en el reglamento por estar vinculadas al motivo que
nos hemos propuesto, que es el análisis desde el ámbito jurídico-archivístico de las
disposiciones reglamentarias para la implementación de un gobierno digital al servi-
cio de los ciudadanos.
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Los archivos en la legislación sobre el gobierno digital
Antecedentes
En los últimos años, tal como ha sucedido en la gran mayoría de países, las activida-
des dirigidas a la atención de la denominada TD han estado encaminadas a poner al
servicio de los ciudadanos una diversidad de información en línea; sin embargo, por
lo menos en nuestro país, la atención de los archivos en medios digitales no se vio
priorizada en el nivel que la necesidad y el desarrollo tecnológico exigía. Después del
Decreto Legislativo 681 de 1991, su modicatoria y reglamento, hasta la Ley 27269
de Firmas y Certicados Digitales y su reglamento fue muy poco lo que se avanzó
en materia legislativa e implementación de sistemas digitales en el servicio público.
En el año 2017 se aprobó por la Secretaría de Gestión Pública (SGP) de la Presi-
dencia de Consejo de Ministros (PCM) el Modelo de Gestión Documental (MGD)
(PCM, 2017) que, de acuerdo con sus alcances normativos, técnicos y operativos,
solo comprende la primera etapa del ciclo vital de los documentos en medios elec-
trónicos. Este modelo dejó muchas interrogantes por la omisión en cuanto a las es-
pecicaciones técnicas sobre los procesos técnicos archivísticos, en tanto la norma
menciona la aplicación de los procesos archivísticos del Sistema Nacional de Archi-
vos (SNA) y los cita puntualmente (numeral 8.3.3. Archivo del MGD); lamentable-
mente, en el momento de aprobarse, se reere a las Normas Generales de Archivos
y directivas de procedimientos archivísticos de 1985 y 1986. Como es obvio, estas
normas eran de aplicación para documentos en soporte de papel en exclusiva, y na-
turalmente no tenían los elementos técnicos sucientes para su implementación en el
referido MGD. Más adelante, en el año 2019 y principios del año 2020 se expidieron
un buen número de normas para los archivos públicos comprendidos en el SNA; sin
embargo, estas normas repitieron casi en su totalidad las disposiciones normativas de
los años 85 y 86, y no abordan las especicaciones normativas que los documentos
en medio electrónico requieren para un Sistema de Gestión de Documentos que el
MGD demanda.
En ese estado de cosas se crea la Secretaría de Gobierno Digital (SGD) el 13 de sep-
tiembre de 2018 a través del Decreto Legislativo 1412, publicado en el Diario Ocial
El Peruano, como dependencia de la PCM (en adelante la Ley). El 19 de febrero de
2021 se aprueba su reglamento mediante el Decreto Supremo 029-2021-PCM publi-
cado en el Diario Ocial El Peruano, en cuyo contenido se incluyen diversas dis-
posiciones sobre la participación del AGN para que cumpla con emitir la normativa
técnica necesaria para viabilizar la gestión de documentos digitales de archivo en las
entidades públicas.
En este punto debemos precisar que por primera vez se incluye la participación del
AGN, en tanto su ausencia cada que se tocaba el tema de documentos digitales de
archivo era realmente preocupante. En múltiples actividades dirigidas a tomar deci-
siones sobre la gestión de documentos digitales y todos los temas vinculantes, nunca
notamos presencia del primer organismo archivístico de nuestro país, por lo que de-
bemos destacar como positivo y felicitar al AGN que se haya hecho presente en esta
oportunidad, desde el inicio de las actividades que llevaron a concretar la expedición
del Reglamento de la Ley. Esto resulta muy importante para avanzar en el tema y
lograr una implementación de la norma dentro de las exigencias técnicas archivísticas
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que se requieren con el propósito de apoyar, desde la Archivística, el logro de las
mejores condiciones para la gestión documental por medios digitales y preservar los
documentos de valor permanente que más adelante integrarán el Patrimonio Docu-
mental de la Nación.
La Ley de Gobierno Digital
El Art. 1 de la Ley de Gobierno Digital (la Ley), a la letra se señala:
La presente Ley tiene por objeto establecer el marco de gobernanza del go-
bierno digital para la adecuada gestión de la identidad digital, servicios di-
gitales, arquitectura digital, interoperabilidad, seguridad digital y datos, así
como el régimen jurídico aplicable al uso transversal de tecnologías digitales
en la digitalización de procesos y prestación de servicios digitales por parte
de las entidades de la Administración Pública en los tres niveles de gobierno.
Detengámonos en la digitalización de procesos y prestación de servicios digitales para
indicar que los documentos digitales, precisamente, son los elementos fundamentales
de la digitalización y correspondientes servicios de información para los usuarios.
Al respecto, los especialistas de la Archivística en las últimas décadas han realizado
importantes investigaciones con la nalidad de proteger la autenticidad y la conserva-
ción de los documentos digitales durante todo su ciclo vital. De allí que el Reglamento
incide en diferentes momentos con disposiciones dirigidas a los documentos digitales
y alude a la normativa que será trabajada por el AGN como conductor del SNA. De
acuerdo con el numeral 9.11 de la Ley, la SGD promoverá la digitalización de los pro-
cesos y servicios a partir del uso e implementación de tecnologías digitales.
Luego según el numeral 18.8 se dispone como garantía de la prestación de servicios
digitales: “La conservación de las comunicaciones y documentos generados a través
de canales digitales en las mismas o mejores condiciones que aquellas utilizadas por
los medios tradicionales”. Esto es la prestación de servicios de información a través de
documentos en soporte de papel, para seguidamente en el art. 19 legislar sobre la con-
servación de los documentos electrónicos que llevan rma digital, estableciendo que,
para conservarlos y garantizar la perdurabilidad en el tiempo de la rma incorporada,
se emplearán sellos de tiempo y mecanismos de acuerdo con estándares internacio-
nalmente aceptados que permitan vericar el estado del certicado digital asociado.
Agrega que cuando estos documentos electrónicos, y sus respectivos formatos que
aseguran la característica de perdurabilidad de la rma digital, deban ser conservados
de modo permanente, se archivarán observando las disposiciones legales sobre la ma-
teria. La conservación de la rma digital en documentos digitales de valor permanente
es muy polémica en tanto diversas investigaciones advierten sobre su caducidad en un
determinado tiempo, por lo que no suma como garantía de preservación de la auten-
ticidad del documento a largo plazo. Por esta razón se tiende a la aplicación del sello
digital de tiempo, que se dene como:
Sello digital de tiempo. También conocido como sellado de tiempo. Es un có-
digo binario adjuntado por una autoridad a un documento que indica la fecha
y hora en la cual ocurrió cierto evento sobre el documento, tal como la pro-
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Los archivos en la legislación sobre el gobierno digital
ducción, la recepción, la lectura, la modicación o la eliminación del mismo
(Voutssas y Barnard, 2014: 194).
De manera general, podemos armar que la Ley en su contexto incide directamente
en los archivos en medios electrónicos, por lo que su Reglamento, que a continuación
abordaremos, nos traslada a las disposiciones que deberán ser atendidas directamente
por el AGN por ser el organismo competente en materia de archivos cualquiera sea el
soporte de los documentos generados en el curso de las actividades de las entidades
públicas.
El Reglamento de la Ley de Gobierno Digital: una tarea para el
Archivo General de la Nación
El Reglamento de la Ley se publica en el Diario Ocial El Peruano tres años más
tarde de aprobada. El numeral 1.1 regula las actividades de gobernanza y gestión de
las tecnologías digitales en las entidades de la Administración Pública en lo que al
gobierno digital corresponde, a saber, la identidad digital, la interoperabilidad, los
servicios digitales, los datos, la seguridad y la arquitectura digitales, el marco jurídico
aplicable al uso transversal de las tecnologías digitales en la digitalización de procesos
y prestación de servicios digitales para los tres niveles de gobierno, contemplando los
deberes y derechos fundamentales previstos en la Constitución Política. En el siguien-
te numeral se establecen las condiciones, requisitos y uso de las tecnologías y medios
electrónicos en el procedimiento administrativo, y los criterios, las condiciones, los
mecanismos y los plazos de implementación de la casilla única electrónica, conforme
con los numerales 20.4 del artículo 20 y 30.4 del artículo 30 del Texto Único Orde-
nado de la Ley N.º 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General, aprobado
mediante Decreto Supremo N.º 004-2019-JUS (TUO).
2
Archivísticamente, la casilla única electrónica es un elemento importante por conside-
rar como parte del sistema de gestión documental desde el momento de ingreso de los
documentos a trámite; por lo tanto, demanda su atención por parte del AGN en cuanto
a su integración, digitalización del papel a digital, etc., entre otros temas concernien-
tes a la primera fase del ciclo vital. Debemos tener en cuenta que el ciclo vital de los
documentos digitales empieza desde el diseño del sistema y, por supuesto, la entrada
de documentos externa como la producción interna es parte del ciclo vital en alusión.
El numeral 12.3 rearma una disposición que está incluida en el TUO de la Ley 27444
que señala el derecho de los ciudadanos digitales a b) no aportar datos ni presentar
documentos que poseen las entidades públicas. Si destacamos la facilidad de localiza-
ción que permiten los documentos digitales en el sistema, con sobrada razón se deberá
ubicar de inmediato cualquier documento del ciudadano en el sistema de la entidad a
la que se dirige.
El artículo 24 sobre principios del Marco de Servicios Digitales del Estado Peruano
es particularmente importante desde la ciencia archivística en tanto el inciso f, por
el principio de conservación de la información garantiza que las comunicaciones y
2 El Peruano, 25/1/2019, TUO de la Ley 27444 de Procedimiento Administrativo General.
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documentos generados en entornos digitales se conservan en las mismas o mejores
condiciones que aquellos generados por los medios tradicionales, de acuerdo con la
normatividad de la materia. Como lo hemos advertido líneas arriba, se reere a los
documentos en soporte de papel tradicionalmente seguros en cuanto a su autenticidad,
abilidad e identidad; por lo tanto, los documentos digitales deben garantizar estas
características, pero la norma inclusive va más allá, porque destaca que se conservan
en las mismas o mejores condiciones que los documentos en soporte de papel.
Como podemos apreciar, el entusiasmo del legislador (el Reglamento desarrolla el nu-
meral 18.8 de la Ley en el capítulo IV) es muy alto; sin embargo, la realidad nos sitúa
en la necesidad de buscar las mejores técnicas de archivo, de seguridad, tecnológicas
y administrativas para proteger los documentos digitales por su fragilidad y posibles
daños que pueden ser irreparables. Precisamente en el inciso g, del referido art. 24
se señala otro principio muy importante para un sistema de gestión documental, la
seguridad desde el diseño. El principio destaca que los servicios digitales se diseñan
y desarrollan preservando la disponibilidad, integridad, condencialidad de la infor-
mación que gestiona y, cuando corresponda, la autenticidad y no repudio de la infor-
mación proporcionada. Para el caso de un sistema de gestión documental por medios
electrónicos destacamos esencialmente la autenticidad en el inciso en comentario. En
el momento del diseño del sistema no solo corresponde todo lo mencionado, algo más
y de la mayor importancia es contar desde el diseño con el cuadro de clasicación
funcional de documentos, habiendo identicado las series documentales; la descrip-
ción archivística y el esquema de metadatos necesario, y haber realizado la valoración
documental, estableciendo los plazos de retención para cada serie documental, consi-
derando el momento de la transferencia a un repositorio histórico o la eliminación de
aquellos documentos que dejaron de ser necesarios, y muchos otros requisitos de la
Archivística y la gestión documental propiamente dichas.
En cuanto al artículo 25 sobre Proveedores Públicos de Servicios Digitales nos intere-
sa el inciso i que ordena garantizar que solo el ciudadano o su representante legal esté
facultado a acceder a los documentos que formen parte del expediente electrónico,
con lo que se protege el derecho del ciudadano titular del procedimiento administra-
tivo. Las restricciones de acceso también son uno de los elementos que el sistema de
gestión documental debe comprender; entonces, las medidas de seguridad deberán
activarse toda vez que algún agente no autorizado pretenda acceder a un documento
sin tener la calidad de usuario autorizado.
En el capítulo II del título III del reglamento se desarrollan las disposiciones sobre
la Plataforma Digital Única del Estado Peruano para orientación al ciudadano (plata-
forma gob.pe). En este tema nos interesa el inciso e del numeral 31.1 que establece
la presentación de solicitudes, escritos u otro tipo de documento en soporte digital a
través de la Plataforma Única de Recepción Documental del Estado Peruano, por-
que pasamos de la presentación de documento en papel a digital como prioridad.
Si bien contamos con la Ley de Firmas y Certicados Digitales desde el año 2000
(Ley 27269) y su reglamento de 2008, hasta el momento la administración pública
no exigió que los trámites se realicen de manera digital, por lo que se avanzó poco.
Ahora la norma tiene mayor contundencia; sin embargo, la realidad en infraestructura
y otras muchas condiciones adversas no han cambiado y dudamos que cambien en el
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Los archivos en la legislación sobre el gobierno digital
corto plazo. Pero se ha iniciado el proceso hacia la TD en la administración pública
y, aunque su implementación llevará varios años, esperamos que se logre avanzar en
benecio de los ciudadanos agilizando los servicios públicos.
En el título IV se prescribe sobre las condiciones, requisitos y uso de las tecnologías
y medios electrónicos en el procedimiento administrativo y en el capítulo I, artícu-
lo 35.1 se dene documento electrónico como sigue:
El documento electrónico es la unidad básica estructurada de información,
es susceptible de ser clasicada, transmitida, procesada o conservada uti-
lizando medios electrónicos, sistemas de información o similares. Contiene
información de cualquier naturaleza, es registrado en un soporte electróni-
co o digital, en formato abierto y de aceptación general, a n de facilitar
su recuperación y conservación en el largo plazo. Asimismo, tiene asociado
datos que permiten su individualización, identicación, gestión y puesta al
servicio del ciudadano.
3
La denición, en nuestra opinión, es general, incluye los documentos analógicos elec-
trónicos, pero encaja en la correspondiente a documento digital. Observemos la si-
guiente denición de documento de archivo electrónico:
Un documento de archivo analógico o digital consistente en un mensaje ela-
borado con base en impulsos electrónicos y que puede ser almacenado en un
dispositivo al efecto, transmitido a través de un canal o red y reconstruido a
lenguaje natural o forma original por medio de un equipo electrónico, el cual
es indispensable para poder hacer inteligible el documento de nuevo (Vouts-
sas y Barnard, 2014: 83).
En el glosario en referencia tenemos también una denición similar que comprende
también al documento digital cuando este es binario y a su vez incluye a todos los
documentos de archivo analógicos a cuyo mensaje podemos acceder por medio de im-
pulsos electrónicos. Queda claro que la denición de documento electrónico incluye
al documento digital, pero precisando que este último es el binario.
En el numeral 35.2 se dispone que el documento electrónico tiene el mismo valor le-
gal que los documentos en soporte papel, y remite al numeral 30.3 del artículo 30 del
TUO de la Ley N.º 27444. Debemos anotar que desde el año 2008 el Reglamento de la
Ley de Firmas y Certicados Digitales utiliza la denominación documento electrónico
y en los años que siguieron las sucesivas normas de diversos niveles jerárquicos con-
servaron la misma denominación, prevaleciendo el término electrónico; sin embargo,
con la creación del gobierno digital, comprobamos que en las normas emitidas en los
últimos años se menciona indistintamente documento electrónico o digital.
Siguiendo con el comentario del reglamento, encontramos que el numeral 35.3 se
ja un ciclo de vida para el documento electrónico que se inicia con la planicación,
luego sigue la producción (creación, emisión, recepción, despacho), conservación,
puesta a disposición y/o eliminación, y hace referencia a la legislación en materia de
3 El Peruano, 19/2/2021, p. 16. Reglamento del Decreto Legislativo 1412.
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gobierno digital y las normas del SNA, para nalmente señalar que se puede imprimir
el documento electrónico.
Hay varios temas por comentar en esta disposición. El texto normativo se reere al
documento digital en un sistema de gestión documental por medio electrónico al que
nos hemos referido línea arriba, que incluye el diseño del sistema, la aplicación de
los procesos técnico-archivísticos, la denición de un esquema de metadatos, etc.
Constatamos que se reproduce en la norma de manera escueta el MGD, la primera
fase del ciclo de vida desde la producción del documento que en su momento fue in-
dicada —todo lo que se encuentra en paréntesis en el párrafo precedente del presente
artículo—, que es el momento del trámite; la conservación comprende todo el proceso
de gestión, les sigue la disposición y/o eliminación, y además la transferencia a un
repositorio virtual histórico. Todo esto conforma el ciclo vital del documento, dentro
del cual se comprenden otras especicaciones o requisitos funcionales archivísticos
que el MGD no contempla y que será necesario que el AGN complete. Entonces, es
de advertirse que el Modelo carece de las disposiciones técnicas correspondientes a
los procesos archivísticos y todos los elementos que cada proceso exige para cumplir
con los requisitos funcionales adecuados en un modelo de gestión de documentos
digitales de archivo.
El artículo 36 regula sobre el código de vericación digital (CVD). El numeral 36.1 lo
dene como la secuencia alfanumérica para vericar la autenticidad de una represen-
tación impresa, haciendo el cotejo con el documento electrónico localizado en la sede
digital de la entidad, por lo que se implementa con el n de acceso de vericación.
Este CVD, de acuerdo con el numeral 36.2, se puede visualizar en la versión impresa
de los documentos electrónicos gestionados por una entidad; además se señala que se
aplica sin perjuicio de lo dispuesto en la tercera disposición complementaria nal del
Decreto Supremo N.º 026-2016-PCM, que aprueba medidas para el fortalecimiento
de la infraestructura ocial de rma electrónica y la implementación progresiva de la
rma digital en el sector público y privado. Este CVD es usual en las administraciones
públicas para la comprobación de la integridad del documento mediante el acceso a
la sede electrónica, lo que conlleva a considerar la copia como auténtica al incluir la
impresión del CDV.
En el capítulo II el reglamento se regula lo concerniente al expediente electrónico, que
el numeral 39.1 dene como:
[…] el conjunto organizado de documentos electrónicos que respetando su
integridad documental están vinculados lógicamente y forman parte de un
procedimiento administrativo o servicio prestado en exclusividad en una de-
terminada entidad de la Administración Pública, conforme a lo establecido en
el artículo 31 del TUO de la Ley N.º 27444. Asimismo, todas las actuaciones
del procedimiento se registran y conservan íntegramente y en orden sucesivo
en el expediente electrónico.
4
Archivísticamente, el expediente para Antonia Heredia es el “documento compuesto,
testimonio y prueba de una o varias acciones sujetas a un procedimiento adminis-
4 El Peruano, 19/2/2021, p. 16. Reglamento del Decreto Legislativo 1412.
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Los archivos en la legislación sobre el gobierno digital
trativo” (Heredia, 2011: 106). De la denición podemos colegir que el expediente
electrónico como unidad documental compuesta está formado por diversos tipos de
documentos que lo integran de manera cronológica siguiendo el procedimiento admi-
nistrativo que corresponde. Su ciclo vital se inicia con el primer documento producido
y continúa su curso al sumarse los documentos que se van agregando durante el trámi-
te, para nalmente concluir de acuerdo con lo normado en el procedimiento adminis-
trativo. Se gestiona archivísticamente dentro del sistema de gestión documental como
señala el numeral 39.2 del reglamento, en el que se reconoce que se trata de un docu-
mento archivístico digital que cumplirá las disposiciones técnico normativas emitidas
por la PCM, a través de la SGD, entendemos en lo que corresponda, porque su trata-
miento archivístico se realizará según las normas del SNA emitidas por el AGN como
nalmente indica el artículo en comentario. Por lo tanto, el tratamiento archivístico
del expediente electrónico es competencia y tarea que le corresponde al SNA-AGN.
El reglamento también aborda la digitalización del documento por conversión del
soporte papel a digital, que es un tema que la Archivística ha visto con especial aten-
ción por una serie de razones, entre las que podemos mencionar muy brevemente la
calidad de la imagen digital, las condiciones para lograr la autenticidad de la imagen,
el valor legal y la eliminación del documento en soporte papel luego de digitalizados
los documentos de valor temporal mas no los documentos de valor histórico, como
establece el D. Leg. 681. En ese sentido, el AGN también deberá establecer la norma-
tiva de carácter archivístico para atender técnicamente el numeral 39.3 del reglamento
en lo que respecta a incorporar las imágenes digitales al expediente electrónico. El
numeral en referencia nos remite al artículo 48 del reglamento y luego ordena que la
SGD en coordinación con el AGN apruebe las normas sobre la gestión de expedientes
conformados por documentos en soporte de papel y documentos electrónicos. Siendo
un tema archivístico, el AGN cuenta con la competencia suciente para regular la
aplicación del citado numeral del reglamento.
En cuanto a la estructura del expediente electrónico el numeral 40.1 indica los si-
guientes componentes: a) Número o código único de identicación; b) Índice digital;
c) Documentos electrónicos; d) Firma del índice digital; e) Metadatos del expediente
electrónico; f) Categorización.
Cada componente es de suma importancia para la gestión documental, entre ellos
destacamos el índice digital para el expediente, que debe rmarse para garantizar
la integridad del expediente electrónico, su recuperación y consulta. Por otro lado,
los metadatos en un sistema de gestión documental electrónico son imprescindibles
porque facilitan su accesibilidad, su recuperación ecaz y hacen posible presentarlos
en su contexto auténtico (autenticidad). Pueden ser descriptivos o de recuperación,
administrativos o de gestión, tecnológicos, de preservación etc.
Luego el numeral 40.2 dispone que los estándares técnicos de la estructura del ex-
pediente electrónico son establecidos por la PCM, a través de la SGD, pero conside-
rando las normas sobre los procesos de gestión documental, que son los procesos de
archivo que la ciencia archivística prevé, lo que corresponde, entonces, al AGN.
El artículo 42 sobre índice digital abunda en precisiones sobre el mismo. En este
apartado debemos destacar el código que lo identica y la fecha en que se genera,
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además de los atributos para registrar la fecha de apertura y cierre del expediente.
Seguidamente señala los elementos que contiene: a) Código único del documento; b)
Fecha de producción o fecha de incorporación; c) Orden del documento dentro del
expediente; d) Resumen hash del documento; e) Foliado. Este último es propiamente
el índice rmado por la entidad correspondiente.
De acuerdo con el numeral 43.1 la generación del índice digital se asocia al expedien-
te electrónico para recuperarlo y permite la identicación del orden y página de inicio
y n del documento electrónico. Se debe rmar digitalmente el índice digital al cierre
del expediente electrónico, a n de garantizar su integridad y autenticidad.
El numeral 44.1 advierte que los metadatos son los datos que describen el contexto, el
contenido y la estructura del expediente electrónico y su gestión a lo largo del tiempo,
además de ser útiles como evidencia ante algún requerimiento de información de la
justicia, tribunales o autoridades en sus procesos de supervisión, scalización e in-
vestigación.
En el numeral 44.2 se establece que la PCM-SGD dene el perl mínimo de los meta-
datos que contiene el expediente electrónico. Sin embargo, determinar los metadatos
exigidos archivísticamente es una tarea del AGN, además cada entidad podrá incluir
otros metadatos de acuerdo con los documentos que produce según la naturaleza de
sus funciones.
En el numeral 45.1 se trata la obtención de copia de todo o parte del expediente elec-
trónico que lleva el CVD, estas podrán ser entregadas en soporte digital (se entien-
de en un dispositivo electrónico) o se transmiten a la casilla única electrónica, pero
también la norma se pone en el caso que se pida su emisión en soporte papel, además
agrega “siempre que sea posible”, para lo cual se aplica lo establecido en los artículos
53 y 90 del TUO de la Ley N.º 27444 (los artículos mencionados se reeren al cobro
por derechos de tramitación). Las copias entregadas, se especica, tienen la misma
validez que las copias certicadas o fedateadas en soporte de papel, debiendo rmarse
digitalmente en el marco de la Infraestructura Ocial de Firma Electrónica (IOFE) por
la entidad emisora de la copia o por un fedatario institucional.
De acuerdo con el numeral 45.2, cuando el expediente electrónico se encuentra con-
formado por uno o varios documentos en soporte de papel que no fueron digitalizados,
las copias de dichos documentos atienden lo establecido en los artículos 52 y 138 del
TUO de la Ley N.º 27444 que se reeren al valor legal de las copias de documento
público y privado y la autenticación de la copia por fedatario institucional, respecti-
vamente.
En lo que a la recepción documental se reere, desde la Archivística se debe contem-
plar que, al ser la primera fase del ciclo vital de los documentos, el AGN debe abor-
darlo de acuerdo con los elementos técnico-archivísticos necesarios. Así tenemos que
en el reglamento el numeral 47.1 regula el tema señalando primero que la recepción
de cualquier documento en original —sin interesar el soporte que lo contenga— que
no se encuentre en la relación de documentos originales que pueden ser reemplazados
por similares según el artículo 49 del TUO de la Ley N.º 27444, vía plataformas de
recepción documental, mesas de parte digital o sus equivalentes, pueden ser atendidos
según las siguientes alternativas:
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Los archivos en la legislación sobre el gobierno digital
a) Recibir un documento escaneado presentado por el ciudadano o persona
en general que tenga las rmas manuscritas necesarias, debiendo la entidad
rmarlo digitalmente con certicado de agente automatizado y un sello de
tiempo, en el marco de la IOFE.
b) Recibir un documento electrónico presentado por el ciudadano o persona
en general que utilice alguna de las modalidades de rma electrónica esta-
blecidas en el Reglamento de la Ley N.º 27269, Ley de Firmas y Certicados
Digitales, aprobado mediante Decreto 052-2008/PCM.
c) Proveer un formulario web a ser completado por el ciudadano o persona en
general, a partir del cual la entidad genera un documento electrónico debien-
do rmarlo digitalmente, con un certicado de agente automatizado y un sello
de tiempo, en el marco de la IOFE.
5
Como podemos apreciar, en todos los casos se aplica alguna forma de rma; se supone
que en esas condiciones el documento se integra al sistema de gestión documental.
El numeral 47.3 establece que si la entidad requiere la copia de un documento original
o documentos similares de los originales que se encuentran en soporte papel, por parte
del ciudadano, este lo puede presentar escaneado; el siguiente numeral 47.4 sobre la
presentación de documentos en original o copia vía canal digital, señalados en los
numerales 47.1 y 47.3 se sujetan al principio de presunción de veracidad conforme a
lo dispuesto en el numeral 1.7 del artículo IV del título preliminar y a los numerales
51.1 del artículo 51, 1 y 4 del artículo 67 del TUO de la Ley N.º 27444, lo que signi-
ca que estarán sujetos a la vericación posterior; mientras que en el numeral 47.6 se
señala que las plataformas de recepción documental, mesas de parte digital o similares
registran, como mínimo, los siguientes metadatos para la recepción: fecha y hora,
asunto, tipo y número de documento de identicación, domicilio, dirección de correo
electrónico, número de teléfono celular, entidad destinataria y/o dependencia destina-
taria. Para ello la SGD emite normas sobre la categorización, indexación y metadatos
para la interoperabilidad entre las referidas plataformas o sistemas en el marco del
artículo 8 del Decreto Legislativo N.º 1310. Este decreto legislativo aprueba medidas
adicionales de simplicación administrativa. Será conveniente para efectos de normar
de manera integral el sistema de gestión documental que el AGN sea partícipe de la
normativa indicada.
La digitalización de documentos en soporte papel presentados en la recepción docu-
mental se encuentra normada en el artículo 48, y en el numeral 48.1 se establece el
procedimiento indicando en el inc. a) que para la conversión de un documento ori-
ginal en soporte de papel a digital con valor legal se aplica la línea de digitalización
y producción de microformas certicada, observando las disposiciones legales sobre
la materia (D. Leg. 681 y normas complementarias). Cuando se trata de documento
con valor administrativo (inciso b), el fedatario institucional autentica el documento
escaneado en soporte digital, hace el cotejo con el original y aplica su rma digital ge-
nerada en el marco de la IOFE. Según el numeral 48.2 si se digitalizan las copias de un
documento en soporte de papel, presentadas en la recepción documental, se utilizan
5 El Peruano, 19/2/2021, p. 17. Reglamento del Decreto Legislativo 1412.
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equipos de captura de imágenes para su escaneo. En el siguiente numeral 48.3 se pre-
ceptúa que, para efectos de lo dispuesto en el literal b) del numeral 48.1, cada entidad
deberá aprobar o actualizar una norma interna en la cual se consideren los requisitos,
atribuciones y demás disposiciones relacionadas con el desempeño de las funciones
del fedatario institucional en la autenticación de documentos escaneados en soporte
digital, atendiendo lo establecido en el artículo 138 del TUO de la Ley N.º 27444. Con
esta disposición se amplían sus alcances, debido a que la norma solo se refería a docu-
mentos en soporte de papel. Debemos advertir que el reglamento en ningún momento
menciona la agregación de documentos en el expediente o su captura para integrarse
al MGD. También está ausente en la Ley y Reglamento la adaptación de los procesos
administrativos para entrar a la digitalización, que deberá trabajar juntamente con la
Secretaría de Gestión Pública; tampoco la Ley ni el Reglamento comprenden ninguna
disposición sobre la certicación ocial del MGD.
Gestión archivística digital
Para efectos de la normativa que el AGN deberá aprobar, resulta interesante el capí-
tulo IV sobre gestión archivística digital del artículo 49 porque, aparentemente, sería
lo que al primer organismo nacional le correspondería normar; sin embargo, por todo
lo que antecede en los comentarios del presente documento, podemos constatar que
la competencia del AGN va mucho más allá. La gestión administrativa se traduce
en documentos. Cada acto administrativo o acto de administración se formaliza en
documentos de archivo, de manera que la producción de los documentos, su gestión,
su tratamiento y servicio es transversal dentro de la entidad y entre las que componen
el Estado peruano, además de los ciudadanos que son los usuarios del servicio de
información.
El AGN es el organismo representativo de la archivística nacional, de conformidad
con el artículo 6° del DS 008-JUS, Reglamento de la Ley 25323 del SNA que le
atribuye la siguiente función: “Normar, organizar, uniformar y coordinar el funcio-
namiento de los archivos públicos del SNA” (el subrayado es nuestro). La norma no
distingue si se trata de documentos en soporte de papel o electrónico, lo importante es
destacar que se reere a los documentos de archivo que forman parte del SNA, los que
pueden estar en cualquier tipo de soporte. Es de su responsabilidad la atención de los
documentos generados por las entidades de la Administración Pública como resultado
de sus competencias, funciones y actividades; por lo tanto, queda claro que compren-
de ambos tipos de soporte —trátese de documento de archivo en papel, digital o los
formatos que la ciencia nos depare en un futuro—. El capítulo IV del Reglamento,
si bien incide de manera puntual en el repositorio digital de la entidad o nacional, no
satisface la necesidad normativa archivística, por lo que el AGN deberá atender todas
las disposiciones que en el Reglamento inciden en el tratamiento de los documentos
digitales.
En el capítulo en referencia encontramos que el artículo 49 se reere al “documento
archivístico digital” y en su numeral 49.1, a manera de concepto, señala que es el
documento electrónico (se toma el término electrónico en sentido amplio y genérico)
que contiene información en soporte o medio digital (se reduce los márgenes de alcan-
145145
Los archivos en la legislación sobre el gobierno digital
ce a documento binario) y es conservado de manera segura como evidencia y/o activo
de información, respetando su integridad documental. Es producido por una persona
natural, persona jurídica o una entidad pública, en el ejercicio de sus actividades, pro-
cesos, funciones y/o competencias.
La denición del referido artículo coincide con los muchos conceptos de documento
de archivo que existen en la literatura archivística. Antonia Heredia, una autoridad en
la materia y estudiosa de la terminología archivística, sobre documento de archivo
comenta:
Cualquier documento de archivo tiene contenido (acción, tema) y estructu-
ra (tipo documental) y además reconoce un contexto (productor, cualquier
otro agente, funciones/actividades). En el contexto archivístico, documento de
archivo y unidad documental se utilizan de forma equivalente. Cualquier do-
cumento de archivo es un registro de información, pero no todos los registros
informativos que son múltiples y variados son documentos de archivo […]. El
documento de archivo es el objeto de trabajo de los archiveros y, junto con el
Archivo, de la Archivística y también objeto de la gestión documental (Here-
dia, 2011: 91).
De acuerdo con la autora, las condiciones o características del documento permiten
su reconocimiento como documento de archivo. Debemos agregar que el archivero
es el profesional que está en la capacidad realizar ese reconocimiento porque es el
profesional que entiende su contexto, contenido, estructura, etc.
Sobre documento digital hay muchas deniciones en la literatura, sin embargo, el
Reglamento no lo dene en ningún momento, tal como señalamos líneas arriba. La
denición corresponde a documento electrónico de manera amplia y general. En el
glosario que trae deniciones del proyecto InterPares y otros, trabajados en español
por Juan Voutssas-M y Alicia Barnard se dene documento de archivo digital, a saber:
Un documento de archivo es un documento producido (elaborado o recibido,
y guardado —separado, apartado— para acción posterior y referencia) por
una persona física o jurídica en el curso de una actividad práctica como ins-
trumento o subproducto de tal actividad. Cuando el documento de archivo es
guardado y utilizado en forma digital entonces es un documento de archivo
digital, independientemente de la forma original en la que haya sido elabora-
do o recibido (2014: 81).
La denición inicia por precisar lo que es un documento de archivo, similar a otras
muchas deniciones, y luego indica que, si ese documento es conservado y utilizado
en forma digital, se asume que estamos hablando de un documento de archivo digital.
Parece muy simple, sin embargo, lo que hay que destacar es que un documento de ar-
chivo se mantiene en su esencia en cuanto al contenido, su contexto de producción, el
procedimiento administrativo que le dio origen, etc., pero lo que cambia es el soporte
en el que se mantiene.
En el numeral del artículo 49.2 se indican las características de un documento archi-
vístico digital, estas son: a) Autenticidad; b) Fiabilidad; c) Integridad; d) Disponibili-
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dad; y e) Usabilidad. Hasta aquí repite lo que en otras normas de la misma naturaleza
se señala en más o menos los términos indicados.
Los términos incorporados en el Reglamento denen las principales exigencias jurí-
dicas del documento digital. La autenticidad, abilidad y exactitud (este término no
lo considera el Reglamento) conforman la conanza que requiere un documento de
archivo, porque se conrma que este es lo que pretende ser y que se encuentra íntegro
al no haber sufrido ninguna alteración; por lo tanto, son documentos auténticos que
conservan su identidad durante el paso del tiempo. (Voutssas y Barnard, 2014: 24)
Luego tenemos disponibilidad y usabilidad, que en nuestra opinión se pueden indi-
car como acceso al documento de archivo digital, lo que signica la autorización, su
localización y recuperación para su uso o consulta de acuerdo con las restricciones
legales que se hayan establecido, cuidando la privacidad y condencialidad (Voutssas
y Barnard, 2014: 4).
Las diferentes posiciones sobre documento electrónico o digital son muy controver-
siales, llegar a acuerdos sobre ello es muy difícil, por lo que cada legislación opta por
uno u otro sentido, aunque nalmente en algunos casos son coincidentes tanto en el
ámbito archivístico como jurídico e informático. Si revisamos los diversos trabajos
doctrinarios sobre el tema encontramos similitud, particularmente en los términos au-
tenticidad, integridad y abilidad, sobre ellos pueden existir otras variantes pero que
se pueden subsumir en estos.
En el siguiente numeral, 49.3, se establecen los metadatos mínimos para el documento
archivístico digital: código único del documento, nombre del documento, tipo y serie
documental, fecha y hora, volumen (tamaño y formato) y nombre del productor. Sien-
do los metadatos fundamentales para diversos nes del documento digital, considera-
mos que el AGN pondrá especial atención en los metadatos, sobre todo de preserva-
ción, por ser elementos fundamentales asociados a los documentos digitales, debiendo
ser conservados durante todo su ciclo vital; además de permitir su acceso, facilitar su
recuperación ecaz y para probar su autenticidad. La remisión a ISO 23081 en torno
a los metadatos en la gestión documental resulta necesaria. Sin embargo, en este tema
siempre las especicaciones técnicas que cada entidad tome de acuerdo con los tipos
y asuntos documentales que manejan determinarán los metadatos que sean convenien-
tes de utilizar para una variedad de funciones como el acceso, información descrip-
tiva, la conservación, etc., del documento digital, porque los metadatos identican al
documento y sus componentes.
El artículo 50 establece las disposiciones para el Repositorio Archivístico Digital
(RADI) Institucional, y en el numeral 50.1 se señala que este debe contar con: a)
Principios y políticas; b) Procedimientos del documento archivístico digital, como
mínimo, para la captura, almacenamiento, preservación y acceso; c) Metadatos; d)
Infraestructura tecnológica y de seguridad digital; y e) Plan de capacidad. Cada enti-
dad pública deberá asumir estas disposiciones y trabajar internamente cada uno de los
aspectos que se señalan en dichos literales. Por otro lado, al AGN le corresponde apro-
bar la normativa que oriente el trabajo de cada institución y mantener una estrecha
comunicación con el Archivo Central (AC), que es el nexo funcional de coordinación
para aplicar la normativa emitida por AGN a tenor del numeral 50.2 del Reglamento,
como veremos más adelante. Como es notorio, la institución rectora de los archivos
147147
Los archivos en la legislación sobre el gobierno digital
peruanos tiene un arduo trabajo por realizar. Esperemos que pueda contar con los re-
cursos presupuestales que necesita y el personal especializado y suciente para llevar
adelante la enorme tarea, porque como lo hemos expresado, no solo se trata de asumir
la orientación técnico-normativa del capítulo IV del Reglamento sino del dispositivo
en su integridad, porque todo lo que contiene es gestión de documentos digitales en
la administración pública.
El numeral 50.2 sobre el RADI señala que este será administrado y regulado por el
AC de la entidad pública y puntualiza que las acciones relacionadas a la infraestructu-
ra tecnológica y seguridad digital del referido repositorio pueden (posibilidad) estar a
cargo de la unidad de organización de tecnologías de la información, de otra unidad de
organización de la entidad o un tercero, pero también enfatiza que siendo así estos no
serán responsables de la gestión del contenido de dicho repositorio. Por lo tanto, el AC
será la unidad orgánica competente para la atención del RADI, con lo cual se refuerza
su posición institucional tan venida a menos en muchas organizaciones. De acuerdo
con este mismo numeral, el AC es el responsable del sistema de gestión de documentos
digitales. Igualmente, como en el caso del AGN, cada entidad deberá proporcionar las
condiciones que le permitan la implementación de la Ley y su Reglamento bajo la con-
ducción del AC y deberá contar con el personal calicado para llevar adelante la tarea.
Además, hay que resaltar que el numeral 50.3 enfatiza la obligatoriedad de contar con
el RADI para garantizar la conservación y acceso durante todo el ciclo de vida de los
documentos digitales. Y en el numeral 50.4 el Reglamento se sitúa en el caso de aque-
llas dependencias que cuenten en la actualidad con un sistema de información o servicio
digital, mencionando que serán responsables de la custodia y acceso de los documentos
digitales hasta su transferencia al RADI de la entidad al cual tiene que integrarse.
Por el artículo 51.1 el Repositorio Archivístico Digital Nacional (RADN) será admi-
nistrado por el AGN, a efectos de conservar y resguardar los documentos archivísticos
digitales con valor permanente provenientes de los RADI. En este tema, una de las
tareas del AGN será expedir la normativa para la transferencia de los documentos
digitales al RADN y también para autorizar la eliminación de aquellos documentos
digitales que resulten innecesarios. La transferencia supone trabajar una norma, esta-
bleciendo la responsabilidad compartida entre el productor y el conservador [archivo
histórico receptor] (Duranti, 2005, p, 92) Además, se deberán contemplar los recursos
de hardware y software necesarios y la documentación de estos recursos. Toda la
transferencia deberá estar debidamente documentada para poder identicar, por ejem-
plo, los datos de tiempo, como la fecha de realización del proceso, las personas que
intervinieron en cada etapa del proceso, prever las facilidades para el acceso y uso de
los archivos, etc.
Tratándose de la eliminación de los documentos innecesarios, igualmente, la norma-
tiva considerará las modalidades de ese procedimiento, en las que se incluye la impo-
sibilidad de acceder a documentos que se encuentran dentro de la condencialidad u
otras restricciones de acceso, debido que, en ciertos casos, el borrado del servidor no
es suciente. Una medida extrema puede ser la total destrucción.
Otro aspecto a prever es generar la documentación sobre la eliminación que deberá ser
conservada indenidamente. En lo que se reere a los detalles de la documentación y
cuándo debe ser ponderada, depende de si la institución necesita tener evidencia so-
148148
Aída Luz Mendoza NavarroRev Arch Gen Nac. 2021; 36: 133-151
bre los documentos que serán eliminados. Siempre será una seguridad contar con los
documentos en el supuesto caso de algún cuestionamiento posterior a su destrucción.
Podría también tercerizarse el proceso de destrucción, pero habrá que ser rigurosos
en las especicaciones técnicas y jurídicas cuando se contrata el servicio, porque hay
que garantizar en todo momento la seguridad y condencialidad de la destrucción.
Queda bajo la responsabilidad del AGN, a tenor del numeral 51.2, la implementación
del RADN de manera progresiva y de acuerdo con sus recursos y capacidades asigna-
das. Quizás es la disposición que más preocupa a todas las entidades involucradas en
la aplicación del Reglamento y la Ley, debido a que se deja a las entidades públicas y
al AGN la complicada tarea de implementar lo legislado con su propio presupuesto;
allí surge la mayor dicultad que podría ocasionar la inecacia de las disposiciones
que buscan avanzar con el gobierno digital y la implementación de los sistemas de
gestión documental por medios digitales hasta su conservación a largo plazo en los
repositorios digitales institucionales y el nacional.
De acuerdo con el numeral 51.3, el AC transere sus documentos archivísticos digi-
tales al RADN sobre la base de los protocolos, lineamientos y disposiciones estable-
cidos por el AGN en coordinación con la PCM a través de la SGD. Al respecto, los
resultados de investigación de InterPARES sobre la cadena de preservación, la auten-
ticidad, valoración de documentos digitales y otros temas serán una información de
consulta obligada al momento de desarrollar la normativa sobre el tema. De la misma
manera, el AGN podrá analizar las distintas experiencias internacionales y los diferen-
tes resultados de investigaciones cuyos productos son valiosa fuente de información
como referencias para adecuarlas a la realidad nacional.
Según el numeral 52.1, la producción de documentos archivísticos digitales, la aplica-
ción de los procesos técnicos archivísticos y el registro del patrimonio digital produ-
cido en el ejercicio de las funciones de cada entidad pública son atendidos por las nor-
mas y políticas emitidas por el AGN, que según el numeral 52.2 son elaboradas por el
Archivo en coordinación con la PCM, a través de la SGD. Se reere a las normas para
procesos archivísticos en soporte digital, para lo cual se le otorga un plazo de AGN
ciento ochenta (180) días hábiles contados a partir de la publicación del Reglamento;
además se puntualiza que estas normas serán aplicables a los documentos electrónicos
que se hayan generado a la entrada en vigencia del Reglamento.
El acta digital
Por efectos de la pandemia provocada por la COVID-19, las actividades tanto en
la administración pública como privada pasaron a desarrollarse de manera remota.
Las reuniones normalmente realizadas en las instalaciones de la entidades pasaron
a realizarse a través de plataformas virtuales; no obstante, no se contaba con la le-
gislación especíca que le conriera valor legal a este tipo de reuniones, y aunque
la Ley que es el tronco común con el Reglamento no aborda el tema en ninguna de
sus disposiciones, en vía reglamentaria el numeral 63.1 las regula, de manera que las
reuniones de los funcionarios o las de servidores públicos con los ciudadanos, de per-
sonas en general con otros funcionarios o servidores públicos, utilizando tecnologías
digitales, —tales como las videoconferencias, audioconferencias, teleconferencias o
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Los archivos en la legislación sobre el gobierno digital
similares— pueden constar en una acta digital. Según el numeral 64.1, las reuniones
virtuales pueden ser aplicadas en las sesiones o asambleas de órganos colegiados,
audiencias como medio de prueba o actividades de scalización que realicen las enti-
dades públicas de acuerdo con los artículos 109, 177 y numeral 240.2 del artículo 240
del TUO de la Ley N.º 27444; luego establece en el numeral 64.2 que se adopten las
medidas pertinentes para contar con los equipos y las condiciones necesarias para las
referidas actividades virtuales. El acta de reunión digital según el numeral 65.1 puede
ser generada como documento electrónico rmado con alguna modalidad de rma
electrónica de acuerdo con la Ley N.º 27269, Ley de Firmas y Certicados Digitales.
El numeral 65.2 indica las modalidades de actas siguientes: a) acta de reunión rmada
por el funcionario, con la rma digital del funcionario más un sello de tiempo, gene-
rados en el marco de la IOFE. b) acta de reunión rmada por las partes, se utilizan sus
rmas digitales, generadas en el marco de la IOFE; es una rma electrónica distinta
a la rma digital, de conformidad con la cuarta disposición complementaria nal del
Decreto Supremo N.º 026-2016-PCM, que aprueba medidas para el fortalecimiento
de la infraestructura ocial de rma.
Por lo dicho, el acta como tipo documental desde la ciencia archivística se formali-
za como documento testimonial de las reuniones o sesiones que se realicen por las
entidades públicas de manera virtual, contando con las características legales que
permitan la probanza de los acuerdos y toma de decisiones para el desarrollo de las
actividades, con las garantías que especíca y permite la norma reglamentaria, mas no
la Ley de Gobierno Digital como hemos anotado, sino al amparo de la Ley de Firmas
y Certicados Digitales.
Gobernanza de datos
Si bien la gestión de datos, en nuestra opinión, no es de exclusividad o parte del tra-
tamiento archivístico, al ser un tema que en los últimos años es recurrente cuando de
información o archivos digitales se trata, se hace necesario abordarla en lo que corres-
ponda en vinculación con los documentos de archivo digitales. En el artículo 23 de
la Ley, que trata acerca de la gobernanza de datos, y en el artículo 66 del reglamento
sobre el tema se regula todo lo concerniente a los datos.
La ley en su numeral 23 se reere a los datos como la representación dimensionada
y descifrable de hechos, información o concepto, expresada en cualquier forma, para
su procesamiento, almacenamiento, comunicación e interpretación y el numeral 23.2
conere a las entidades la administración de los datos como un activo estratégico,
precisando que pueden ser recopilados, procesados, publicados, almacenados para
ponerlos al servicio, considerando las necesidades de información, riesgos y la nor-
mativa vigente en materia de gobierno digital.
Como principios mínimos del marco de gobernanza y gestión de datos, en el artí-
culo 67 del reglamento tenemos, entre otros, en el inciso b) la valoración de datos,
que reconoce los datos gubernamentales como un activo estratégico para la toma de
decisiones, atención oportuna de solicitudes de información y prestación de servicios;
y f) la calidad de datos gubernamentales, esto es que preservan características de
exactitud, actualización y completitud como esenciales para atender las necesidades
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Aída Luz Mendoza NavarroRev Arch Gen Nac. 2021; 36: 133-151
de digitalización y despliegue del gobierno digital. En este contexto, si nos traslada-
mos a los archivos y documentos podemos armar que tanto la valoración como la
calidad de los datos depende en gran medida del valor y calidad de los documentos
de archivo. Si los documentos de archivo gozan de esas condiciones —gracias a su
tratamiento archivístico, las medidas de seguridad y la infraestructura necesaria para
garantizarlas— tendremos la gestión de datos, igualmente, garantizada en términos de
valor y calidad.
La identicación de los datos en las fuentes primarias de información, que son los do-
cumentos de archivo, es el elemento de partida para la gestión de datos; además debe
garantizarse su disponibilidad y otros aspectos como los metadatos para su acceso o
localización. Los archivos, por cierto, no son las únicas fuentes proveedoras de datos,
pero consideramos que dada su naturaleza y producción en cada una de las entidades
públicas y en las condiciones de seguridad en las que la gestión documental se debe
desarrollar, constituye la fuente proveedora de datos más importante, able y perma-
nente. Y como los datos que sirven las entidades públicas se encuentran dentro de la
categoría de datos gubernamentales del numeral 70.1, se deberá atender en concordan-
cia con las normas sobre transparencia, protección de datos personales y datos abiertos.
Finalmente, el reglamento en su séptima disposición complementaria y nal dispone
que las normas para procesos archivísticos en soporte digital estarán a cargo del AGN,
en coordinación con la PCM a través de la SGD. El AGN, de acuerdo con su compe-
tencia, aprobará las normas que correspondan a los procesos técnicos archivísticos en
soporte digital. Se le otorgan ciento ochenta (180) días hábiles contados a partir de la
publicación del reglamento para su expedición, durante los cuales el AGN, posible-
mente, trabajará principios o lineamientos generales y luego se focalizará en las espe-
cicaciones técnicas para los procesos archivísticos en medios digitales. Recordemos
que también el MGD debe ser complementado con los aspectos archivísticos de los
cuales carece actualmente.
El AGN goza de la competencia legal para normar en materia de archivos y sus docu-
mentos, independientemente de que se encuentren en soporte de papel o digital, por lo
que las coordinaciones con la SGD, estimamos, serán muy puntuales, principalmente
en lo que concierne a la transferencia de normas, (esto es el análisis jurídico para evi-
tar cualquier litigio o conicto normativo que pueda ocurrir). En cuanto a la esfera de
competencia de ambas entidades, si bien se encuentran en áreas distintas, podrían en
algún momento colegir. Una práctica recomendable es entonces aplicar la transferen-
cia normativa tanto del AGN hacia la SGD como viceversa, a n de tener bien claras
las áreas técnicas de ambas entidades para facilitar la elaboración y posterior aproba-
ción de la normativa que se requiere para viabilizar y aanzar la implementación de la
digitalización en la Administración Pública.
Conclusiones
El reglamento de la Ley de Gobierno Digital desarrolla el capítulo IV considerando
la implementación de los repositorios de documentos digitales institucionales y el
nacional a cargo del AGN. Sin embargo, podemos armar que las disposiciones que
se vinculan con los archivos las encontramos en todo el reglamento debido a que la
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Los archivos en la legislación sobre el gobierno digital
administración pública genera un sinnúmero de documentos que en aplicación de la
ley se formalizarán en medio digital.
El AGN, como organismo rector de los archivos peruanos, tiene la responsabilidad de
emitir las normas para el tratamiento de los documentos digitales de archivo y espe-
cicar técnicamente los requisitos funcionales archivísticos necesarios en cada uno
de los procesos, tales como la organización documental, la descripción de archivos y
valoración documental con las especicaciones que se requieren cuando se trata de
documentos.
Es fundamental que se provea al AGN de los recursos necesarios para lograr la in-
fraestructura física y tecnológica que le permita entrar en la Transformación Digital
como entidad del Estado peruano y para la atención de sus componentes como con-
ductor del SNA, lo que incluye la necesidad apremiante e imperiosa de contar con
personal debidamente especializado en las tecnologías de la información y comunica-
ciones aplicadas a los archivos. En cuanto a personal, no solo se circunscribe a contar
con archiveros —que por supuesto que se necesitan—, sino también con profesionales
provenientes de otras áreas de conocimiento para integrar un equipo multidisciplina-
rio idóneo para el arduo trabajo que debe emprender el AGN.
Referencias
Duranti, L. (2005). La conservación a largo plazo documentos electrónicos auténticos.
Hallazgos del Proyecto InterPARES, Cartagena: Ayuntamiento Concejalía de
Cultura.
Heredia, A. (2011). Lenguaje y vocabulario archivísticos, algo más que un diccionario.
Sevilla: Junta de Andalucía.
Voutssas-M, J. y A. Barnard, coords. (2014). Glosario de Preservación Archivística
Digital Versión 4.0. México: Instituto de Investigaciones Bibliotecológicas y
de la Información. Disponible en: http://iibi.unam.mx/archivistica/glosario_
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